人事档案管理办法人事档案管理办法.doc

人事档案管理办法 第一章 总则 第一条 为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，使之更科学化、规范化、制度化。同时为了更有效的对员工人事档案进行妥善的保护和利用，维护人事档案材料的完整，使人事档案的建立、整理与管理工作有所依据，特制定本管理制度。 第二条 员工人事档案是组织、人事等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。是历史地、全面地考察和了解员工的主要依据。 第二章 管理职责 第一条 公司应专设档案柜进行统一管理。 第二条 员工解除劳动合同、辞职、自动离职、出国不归或除名、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，可由本公司暂时代为管理。 第三条 人事部工作要求和职责 1、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。 2、严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。 3、负责本公司人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作。 4、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范。 第三章 人事档案内容 第一条 纸质档案，主要由以下资料构成：履历材料（个人简历资料）、员工登记表；?自传材料（包括职位申请表）；身份证复印件；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘专业技术职务材料；奖励及处分材料；培训记录及外训协议等材料；劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；承诺书、保密协议；保险资料；年度、半年度绩效考核资料； 第二条 电子档案 1、电子信息录入：必须在员工入职当天及时对其所有相关个人信息录入《花名册》； 2、电子信息更新：员工个人信息发生变动时，及时对其电子信息进行更新。 第四章 档案的管理 第一条 人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号（即：工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，方便查找。? 1、档案编号原则：档案号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推；? 1)?人员档案号编号原则：公司编码+部门代码+员工编号（三位数），如：ZYCW003（ZH:公司编码-“昭宇”首两个字母拼音缩写）；CW：部门代码—“财务”部部门名称首字母拼音缩写）；003：员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定）? 2)?在职不在岗人员即挂靠人员档案号原则：人员属性缩写+证件名称拼音首两个字母缩写+挂靠时间顺序（三位数），如：GKAQ001（GK：人员属性-?“挂靠”首字母缩写；AQ:证件名称首字母缩写-安全员证；001:该证件挂靠时间顺序-第一个）? 3)?人才库人员即储备人员档案编号原则：人员属性缩写+职位名称拼音首两个字母缩写+储备时间顺序（三位数）如：CBAQ001(CB：人员属性-?“储备”人员首字母缩写；AQ：职位名称首两个字母缩写-安全员；001：该职位储备时间顺序-第一个)? 离职人员、调岗调部门人员维持原档案号不变，同时在档案封面备注栏详细填写异动时间、目前职位，档案放置于调岗后部门（或离职）的档案位置。? 2.?编制档案检索目录要求? 需即时更新电子版目录，并于每月3号之前更新一次纸质目录表，确保信息及时准确。? ?3.?档案袋内资料整理要求? 档案内资料统一按照：员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→住房公积金资料复印件→各执业资格证书→劳动合同→个人工作总结→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序，并于表单右上角处按顺序进行编号，编号原则根据：档案号-页码，如：JTCW003-01、JT01003-02，并在封面对应项显示页码。? 4.?档案外封面的要求? 原则：确保档案信息真实准确、完整，基础信息可直接在封面查找减少进入档案查询的不必要时间，如员工入职时间、身份证号码、合同期限、学历证书号码、资格证书是否原件、调岗时间、离职时间等，此页贴于档案封面，方便快速查找。 第五章 档案的收集与整理 第一条 整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。 第二条 日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。 ? 第三条 日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。 ? 第四条 每年6月1