会务管理常用表格会务管理常用表格.doc

会务管理常用表格 为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理，确保会议召开的质量和效率，特制定本细则。 一、会前准备 编号 事项 负责人 (部门) 审核 审批 细则及节点 HQ1 会议计划申报 发起部门 部门经理 常务副总经理 1.发起部门填写《会议计划申请表》； 2.确定会议主题、会议目标和应达成的结果、人员、时间及地点要求等 3.如有需要，可召开专门会议 4.需提前20天申请 HQ2 会议场所的选定 行政部 部门经理 常务副总经理 1.会前10个工作日确定 2.了解场地情况(外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮等) 3.费用比较 HQ3 确定会议议程 发起部门 部门经理 常务副总经理 1.发起部门填写《会议议程安排表》 2.需提前8个工作日提交行政部 HQ4 发会议通知 行政部 部门经理 常务副总经理 1.应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图 2.需提前7个工作日公布 HQ5 申报会议预算 行政部 常务副总经理 总经理 1.依据会议的长短及要求确认，费用明细包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等，填写《会议费用预算表》。 2.需提前4个工作日完成 HQ6 参会人员确认 行政部 部门经理 常务副总经理 1.会同发起部门确认人员有无变动 2.确认住宿、交通、娱乐情况 3.会前3个工作日完成 HQ7 预定 行政部 部门经理 1.根据征询结果，预定会议室、房间、餐饮、娱乐 2.会前3个工作日完成 HQ8 设备准备 行政部 部门经理 详见《设备准备清单》 HQ9 车辆安排 行政部 部门经理 1.根据人数确定车辆，要求是正规出租公司，并有备用方案。 2. 根据会议人员情况，确定路线 3. 至少配两台小车服务领导，一台小车为会务组用车 HQ10 发会务通知 行政部 常务副总经理 总经理 1. 在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，公布所有安排。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图 2.会前3天发给与会者 HQ11 欢迎牌、横幅、PPT制作 行政部 部门经理 1.根据实际情况制作 2. PPT为议程应包括会议时间，内容，汇报人。 3.会前1天完成 HQ12 会议文件准备 行政部 部门经理 常务副总经理 1.会同发起部门打印文件 2.会前2天完成 HQ13 准备会议及人员安排 行政部 部门主管 1.就会议准备情况进行通报 2.两天以上的会议，至少安排三个行政人员服务 3.会前1天完成 HQ14 食品的采买 行政部 部门主管 依据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心、瓶装水 HQ15 会场布置 行政部 部门主管 1.所有会议所需用品需在会前2小时运到会场 2.会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在会前1小时摆放并调试完毕 3.所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕 4.会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕 5.摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点。 6.台卡、文件于会前30分钟放置 7.通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料 8.茶水需在会前10分钟开始冲泡 二、会中工作 编号 事项 负责人 (部门) 检查 审批 细则及节点 HZ1 会议室 保障 行政部 专人 部门主管 1. 引导座位，签到 2. 会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务，做好摄像、录像工作，每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况 3. 协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作 4. 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作 HZ2 用餐保障 行政部 部门经理 常务副总经理 1.结合会议的进程和人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间 2.如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐 3.做好就餐座位安排，合理搭配，做好人盯人服务 4.酒水准备到位 5.晚餐时通知第二天行程 HZ3 住宿保障 行政部 部门经理 常务副总经理 1.提前获得房间钥匙，并分发给与会人员 2.晚上与总台设定较早时间，并提醒早餐 3.会议结束当天12点前，收齐房间钥匙 HZ4 娱乐保障 行政部 部门经理 常务副总经理 1.了解领导的需求，安排人员做好服务 2.准备好扑克、麻将牌等娱乐设施 3.准备室外活动 HZ5 会议纪要 发起部门 部门经理 1.发起部门派专人最好会议纪要，与会后两天发给与会者 三、会后工作 编号 事项 负责人 (部门) 检查 审批 细则及节点