[前台部培训--商务中心之秘书服务.docVIP

商务中心之秘书服务 发进来和“图文传真”电话的处理（INCOMING PAXCIMILE CALLS HANDLING）： 在酒店的电话总机系统中，每一台图文传真机都有其专用的电话线和分机号码，当外界发进“图文传真”来酒店时，均经过接线生的转接，到时总机收到的是一种非常特别的信号； 接线生收到的这类信号时，应将其接规定的图文传真机上； 深夜班接到图文传真信号及转接后，应通知大堂经理，让大堂经理作出适当的安排。 提供客询问的处理： 酒店提供的服务设施和设备：根据酒店和服务指南和管理当局所发出的通知，文件及备忘录中查找； 本地的电话公司的编印的电话号码本查找，或请电话公司的询问台帮助； 海外电话号码：可通过国际长途查询； 直驳电话的收费：电话房应该根据本地电话公司的规定，找印一份直驳电话收旨表，以作参考之用； 天气情况：每天报纸中或气象台的询问可得； 国际时间差：国际时差表； 长途直驳的国家代号，及地区代号：根据电话公司，编印的长途电话直驳指南。 图文传真的处理（FAX HANDLING）： 收到图文传真的处理（INCOMING FAX HANDLING）：当收到发进来的图文传真时，应记录下接收的时间，发进来的图文传真号码； 接收者姓名，房间号码和总共页数清楚的记录在如后之“收到图文传真备忘录上”，之后，根据酒店的收费标准态写图文传真服务收费凭单（FAX DEBIT VOUCHER ） （如后所附），并注明是收到的图文传真，当客人来取图文传真后，应请客人在备忘录上签收及填上收取时间和凭单号码，具体的操作步骤如下所述： 复核及确定客人的姓名及房间号码后，致电给房间，通知客人来取图文传真，（注：在23：00—08：00，不要打拢客人。）； 假如客人不在房间内，则应填写给客人的留言便条，其样板如后所附，其便条为一式三份，把第一张放入便条信封（如后所附）内通知礼宾部将便条封送上客房，要求行李员在备忘录上签收，第二张存放在部务中心作记录及跟催作用，第三张交给询问如，再收询问台开启房内之留言信号灯来通知客人作用，第三张交给询问台，再收询问台开启房内之留言信号灯来通知客人； 当客人领取了图文传真及在收费凭单上签认后，除了在备忘录上作记录处应马上通知询问台取消留言，及关闭房内的留言信号灯。 收到没有记录的图文传真之处理（UNCLAIMED INCOMING FAX HANLING）： 如果收到之图文传真只有接收者的姓名而没有房间号码时，商务中心应与询问处查询，假如没该客人的入住资料和到步资料，则应执行以下之程序： 留下留言便条（见上一章（给询问处，并注明“留待到达”以防客人在没有订房的前提下而入住酒店； 把图文传真装入信封，并注蛤接收者姓名，收到日期，以便于查找； 按客人姓名的顺序，放在由A—Z排列的文件架（PEGION HOLE）； 每天与询问处核对，连续七天没有记录之后，将其存档，并填写如生之“没有记录图文传真备忘录“ ； 通知询问处，取消留言。 发出图文传真之处理（OUTGOING FAX HANDLING）： 当客人要求发图文传真时，获取所要发送的地区、名称、图文传真号码及通知客人有关收费，请他在“图文传真服务收费凭单”上签名确认，对于要把收费挂入房帐的客人，一定要确实他是酒店住客； 发出其图文传真； 发完之后，把原版与传真机找印出来的报告附在一起，并交回给客人； 把收费凭单的头两联名交给前台收银处入帐，把第三联及传真机打印出来的报告影印件各自归档； 在如后所附之“图文传真营业报表”上作记录。 酒店因公事而发出的图文传真（HOUSE OUTGOING FAX）：与上一章电传的处理程序一们，见如持之备忘录。 秘书性服务（SECRETARIAL SERVIGE）： 秘书性服务简介（INTRODUCTION TO SECRETARIAL SECRETARIAL SERVICE）： 秘书性服务就像办公室里的工作一样，通常有翻译，打字及影印等工作，商务中心会在办公时间为客人提供以上服务，当客人要求临时租用秘书时，则应提前通知酒店预订，一般而言，以上服务均收当班主管直接负责，及只在商务中心内提供，客何以租用商务中心的会议室及所要求的办公室设备； 打字服务（TYPING SERVICE）： 找字服务包括中文打字和英文找字两种： 知会客人有关的收费标准及所需的完成时间，如果酒店外的客人则应要求他（她）先交按金； 确保你能看懂每一个字，若有疑问之处应马上问清客人，应该按所承诺的时间来完成； 确保打印出来的每一个字都为正确，必须要复检一遍后才交给客人； 保留文字处理机（WORD PROCESSOR）记录，以防客人有修改内容的要求； 整理“商务中心——杂项服务”凭单（BUSINESS CENTRE MISCELLANEOUS DEBIT VOU C