公文管理规范1.0.doc

御邦公文管理规范 为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规范。 目的和原则 目的 建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。 提高工作沟通的效率。 保证工作信息传递中的准确性、严肃性。 明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。 原则 简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。 明确责任，强化分工协作的原则。 传统公文手段与现代媒体相结合原则。 与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。 范围 本规范的适用范围为湖南御邦大宗农产品交易所全部所属单位。 本规范所指公文包括如下内容： 由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、会议纪要、规章制度及重要通报、通知； 各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等； 董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件； 交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版； 公文形式 请示向上级单位请求指示、批准的事项用请示 报告向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果用报告 指示对部门人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用指示 通知传达指示,要求各人员办理或者需要知道的事项,批转或转发公文,用通知答复下级用。 通报表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位的事项,用通报 决定,决议对某些问题或者重大行动作出安排,用决定经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用决议 函与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用函会议纪要传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用会议纪要发文包括拟稿,审稿,签发,缮印,校对,用印,分发等程序. 草拟 发文由草拟,重要公文由草拟草拟公文应以下要求: 要符合国家的方针政策法律法令和有关规定如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明 情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短 引用的公文要写明发文,公文编号,标题和发文时间 数字的写法正式文件中,除文件编号统计表计划表序号专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写 章节序数的写法一般应按下列顺序排列:第一层为:一,第二层为(一),第三层为1,第四为(1) 简称年月日,人名,地名,文件名称,事物名称等,一般不要简称 审核 文稿送签以前,应由核稿,重要文件须审核 审核的重点包括:是否需要行文;是否符合国家的方针政策法律法令; 是否与本单位发过的公文衔接;提出的要求和措施是否明确具体切实可行;处理程序是否完备,行文关系,公文格式是否符合规定;文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确等 审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回承办人修改,改动过大的,要重新抄正 发文审核使用《发文审批》,承办人与审核人应在《发文审批》做好记录签发 文稿审核后,由承办人连同《发文审批》, 签发后的公文不得再作任何修改.若确需修改,必须重新送签缮印,校对,用印和分发 公文签发后,由文秘专员负责打印盖章装订登记分发负责校对打印文件要美观大方,符合公文格式,采用发文稿纸印刷装订要整齐牢固,不漏页,错页,粘页印章盖在年,月,日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年月日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明此页无正文字样 公文校对以原稿为准,不得擅自改动原文 公文用印时,应做好文号登记 分发公文应按规定的分发范围分发到责任人,并做好收发登记保管和保密 公文保密等级分为:绝密,机密,秘密三种,其余为一般文件秘密绝密机密文件打印一定要用专用磁盘绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人传阅;机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档.秘密文件由阅文人妥善保管.文件机密级数,由发文部门的主管领导根据文件内容确定. 有关人员,对公文中涉及本应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露. 公文办理完毕后,要及时送交整理立卷,个人不得私自保存公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。分发。凡署名的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。 登记。有关部门、单位的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及有关部门的重要资料由采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记，并填制“文件呈批阅办表”。拟办。负责公文拟办工作。由填制文件呈阅批办后，即出拟办意见，按拟办意见统一传送。拟办工作从收到公文起，一般不得超过二小时，直接送办公室领导阅处。急件和限时办理的公文，应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。传阅卷由根据部门职责提出拟办意见，确定传阅顺序先送领导传阅