机要文书管理及保密制度.doc

机要文书管理及保密制度 一、机要文书管理制度 公司机要文书管理规定 第一条 目的 本规定是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。 第二条 规定的修改与废止 本规定的修改与废止，由经营会议提议，公司总裁决定后实施。 第三条 定义 本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。 （1）关于公司的重要政策或计划； （2）关于人事问题； （3）关于重要会议的讨论事项； （4）关于公司产品的重要事项； （5）契约、协定或根据协商而决定的事项； （6）规定、命令中特别指定的事项。 第四条 种类 机要文件及其处理按其程序可分为以下三种： （1）秘密。不能向部长、处长及业务上相关人员以外者公开。 （2）公司外秘密。不能向公司以外公开。 （3）绝密。不能向部长、处长以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。 第五条 认定 机要文件，机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的部长负责，但公司总裁可以命其变更。 第六条 印制和传达 机要文件或机要事项由该业务部部长负责印制和传达。 第七条 保管及处理 机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由总务部长保管。 机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。 第八条 送达 机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必须请收件人签字盖章。 第九条 传送 总公司及分公司之间进行文件的来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式，必要时应采用挂号信函方式。 第十条 传递 公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。 第十一条 复制件 机要文件须经制发部门的部长同意后方可复制。 机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在第八条规定的发文簿上记载复制件的去向。 第十二条 向公司外分发及传送 秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门的部长负责，请专门代理店或协作工厂进行分发和传送，但必须履行第八、第九条规定的手续。 第十三条 销毁 机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁，应确定的时间，由所管部长负责销毁。 第十四条 惩罚 凡违反本规定者，由惩罚委员会讨论处理。 第十五条 代码 公司各部门的代码如下表所列。 公司内部机构代码表 机构名称 代码 机构名称 代码 总务处 B 采购科 GS 人事科 BZ 采购配给股 GSS 第一人事股 BZA 机械股 GSB 第二人事股 BZB 材料股 GSZ 卫生保健股 BZK 宣传科 GP 文书科 BB 宣传股 GPS 庶务科 BS 广告股 GPK 庶务股 BSS 销售部 T 供应股 BSY 第一销售科 TN 管理部 K 营业所股 TN 会计科 KS 东部销售店股 TNT 计算科 KK 西部销售店股 TD 出纳科 KS 第二销售科 TD 业务科 G 营业所股 TDE 计划科 GK 销售店股 TDE 审查股 GKS 机关科 TK 调查股 GKT 第一机关股 TKA 第二机关股 TKB 金融部 A 出口科 TY\ 金融第一科 AA 第一出口股 TY A 金融第二科 AB 第二出口股 TYB 秘书科 H 营业所股 TYE 秘书室 H H 销售店股 TYH 监察科 H K 零件部 P 销售科 PH 第一销售股 PH A 第二销售股 PH B 购买科 PK 购买股 PK K 验收股 PKS 仓库科 PS 仓库股 PSS 库存调整股 PSZ 服务部 S 技术部 SG 索赔部 SGC 零件部 SGS 保密制度 公司保密制度管理规定 第一章 总则 第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 ． 第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。 第四条 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。 第五条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方