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第十三章 办公效率与时间管理 ? ? ● 时间资源有效性因素； 秘书时间管理的方法； 运用时间表进行时间管理，编制并管理本人和上司的工作日志； 制定计划表，建立承办周期制度，提高时效； 第一节 时间资源与时间管理 在信息爆炸的今天，作为一名现代秘书，在资讯空间在无限地扩展，面临竞争的压力、客户高品质的需求，你是否感觉时间紧迫，时间过的太快呢？由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中往往容易被忽略，所以没有引起足够的重视。 大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。 一、 时间是特殊资源 时间是物质运动顺序性和连续性的表现，是一种不可缺少、又无可替代的宝贵资源。没有它们参与，任何物质的运动都是不可能的。时间是效率和速度的分母，是价值的本质，是社会一切生产活动的限制因素。 美国著名的经济学家彼·德鲁克提出，管理者的有效性不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始。很显然，这是管理者的基本功，也是秘书管理工作的起点。时间决定有效性的因素，是因为有效性是管理者的素质（包括理论、文化、技术智力水平、经验、性格等），社会因素（包括政治、经济形式、家庭环境、工作条件及上、下级等）和时间之比。其公式是： 管理者素质 + 社会因素 有效性 ＝ __________________________ 时 间 二、 时间管理的概念 所谓时间管理，是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制。这种控制是应用现代科学技术的管理方法，对时间消耗进行计划、实施、检查、总结评价和反馈等程序，以达到预期的目标。具体内容为： 决定时间的耗费标准，选定目标，制定规划； 用分割与集中的方法来增加自由时间，使时间耗费日趋合理； 诊断自己时间的耗费情况，找出非工作性时间和浪费的时间，并尽量消除之； 应用现代系统论、控制论的方法定量使用时间，以提高工作时间的有效性； 对工作时间合理安排进行控制。 总之，秘书人员时间管理的目的在于发现时间的各种规律，从而科学地安排和使用时间，而避免被时间所支配。 二、 时间管理与管理者的成败 前些年，国外的管理者越来越注重研究时间管理对自身成败的关系。美国对3000名管理人员的调查中，发现多数成功都能做到： 精于安排时间，使时间的浪费减少到最低限度； 善于限定自身的工作范围，并将范围内的工作尽量做好。 美国的许多企业都已把时间管理列入企业管理人员的训练课程，哈佛管理百科全书对时间的利用列入成熟管理者的9项标准之一。这样，使训练者自由支配的时间大幅度增加，给他们增加了成功的希望。 秘书辅助管理的工作也是一门科学，需要有一定能力和知识的基础。但是，才能和知识本身并不能代表成功。成功的管理者并不过分依赖自己的才能，因为他知道有才能不等于有效，才能只有通过有条理、有系统的工作，才能有效。时间是才能转化为有效的限制因素。因此，才能转化为成功，只有通过有效的时间管理，才可达成。如图所示： ? 成功 外向管理 内向管理 才能 通过 ＋ 达到 ? ? 图 14-1 有效的时间管理 三、 时间管理要素 1、强烈的时间观念。所谓的时间观念就是管理、运用时间的自觉性。时间观念的强弱，决定了管理者能否灵活有效地利用时间，并把利用时间和提高效率紧密地结合起来，是否真正了解时间的价值。秘书作为辅助领导进行决策，必须十分珍惜时间，要有强烈的事业心和成就欲，对时间要有极强的紧迫感。从某种意义上说，时间的损耗就是生命的损耗，时间的流逝就是事业的流逝。因此，必须自觉地认识到没有时间观念就不能很好地对时间进行管理，这种认识有时比时间管理本身更为重要。因为只有具备了强烈的时间观念，才能对时间进行科学的管理，否则，对时间的管理就会是盲目的，因而也是低效的。 2、清晰的时间成本效益观念。所谓时间成本效益，是指某项工作取得的效果与完成该项工作耗用时间之比。现代管理重视成本效益，一定量的投入，必须获得尽可能多的产出。时间管理也是这样，也必须考虑成本效益，也就是说，做某项工作耗费的时间越少，时间成本效益就越高。秘书人员要不断地提醒自己：提高自己时间及工作有效性的目的是什么？合理地利用时间并不是目的，目的是提高效率和效果，时间本身的价值也是