[印章管理制度总则-2014-06-06.docVIP

北京索玛特科技有限公司印章管理制度 总则 目的 公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。（公司对此制度享有解释权） 范围 公司及分支机构全体员工。 职责 人力资源部负责本制度制定、修改、废止、解释之起草工作； 总经理负责本制度制定、修改、废止、解释之核准工作。 程序 公司印章的刻制 公司印章的刻制均须报公司董事长/总经理审批。 法人章、行政章、财务章、合同章，由行政人力资源部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行。 公司各部门的专用章（人力资源部章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。 未经公司董事长/总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。 公司印章的启用 新印章要做好印签备档，并统一在行政人力资源部留样保存，以便备查。 新印章启用前应由行政人力资源部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。 印章的种类 公司向主管机关登记的公司行政章：公章、税务章、法人个人名章。 公司的各类专项业务章，如发票专用章、合同章、部门专用章、出入库专用章 其它个人章：部门负责人个人名章（在一般情况下与签字具有同等的法律效力）等。 印章的使用范围 公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 公司行政章的使用范围主要为： 公司对外签发的文件。 公司与相关单位联合签发的文件。 由公司出具的证明及有关材料。 公司对外提供的财务报告。 公司章程、协议。 员工调动。 员工的任免聘用。 协议（合同）资金担保承诺书。 公司发布的通知文件。 公司合同专用章的使用范围主要为： 对外投资、合资、合作协议。 各类经济合同等。 公司董事长（法人）个人名章：主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。 财务专用章：主要用于货币结算等相关业务。 公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。 公司印章的管理职责 公司董事长、总经理：负责行政章的使用审批工作。 财务部经理：负责授权范围内的印章使用审批工作。 各部门负责人：负责本部门专用章的审批工作。 公司印章的管理、使用及保管 印章的管理： 公司行政章、合同专用章由产品部专人负责管理。 专项业务章、法人个人名章、财务章等由财务部专人负责管理。 各部门须将印章管理员名单报行政人力资源部备案。 印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。 为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。 印章的使用程序： 印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，填写《公章使用登记表》，须先经部门主管审核、行政人力资源部审核，经公司领导批准，后方可盖章，同时需将用印文件的复印件提交行政人力资源部备案。 不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，财务部有权拒印。 印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。 公司法人个人名章或部门总监私章由法人或总监本人签字或被授权人签字后方可使用。 财务专用章、支票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及董事长/总经理签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。 以公司名义签订的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，总经理批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。） 私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由财务部严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。 任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。 因工作特殊确需开具空白文件时，须经总经理同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。 对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经行政人力资源部经理审批后，方可盖章。 每年年终公章管理人负责将公章使用情况登记表复印件送行政人力资源部存档。 带有公章的任何资料原件，确认没有可用价值时，可以撕毁；但是不等随意丢、放，否则将根据文件追查责任人，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。 印章的保管： 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部