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文书档案管理制度 （一）文书管理制度 第1章 总则 第1条 为使公司公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。 公司各部门与外界来往文书的收发由行政部门统一负责。 行政部门指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、 校对、监印等事宜。 公文的种类 公司的通用公文种类 请示 向上级部门请求请示、批准的事项。 报告 向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。 决定 对公司重要事项或重大活动做出安排。 决议 经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。 批复 上级答复下级的请示事项 通告 在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。 通知 传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。 通报 表彰先进，批评错误，传达重要情况。 函 对同级或不相属单位相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。 会议纪要 记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。 文书的保密等级划分 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。 秘密。指次重要并且涉及内容不能向无关人员透露的文书。 机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 普通。指非机密文书，如果附有其他调查问卷这类的重要东西，则另当别论。 文书的收发 到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处理。 一般文书予以启封，分送各部门。 私人信件直接送收信人。 分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“ 发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记。 文书制作规范 公文格式 公文内容 发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于是文头与界栏线上。 收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。 标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。 正文：公文的主体部分。 发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。 公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷日期为准，重要公文以签发日期为准。 公文印章：加印在发日期中间。 密级：保密文件注明密级。 附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。 用纸格式 本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。 印装格式 公文均采用横书或横排。 单面印刷可在上端装订双面印刷在左面装订。 装订可用钉装、胶粘办法。 文书的署名 公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。 对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。 第10条 文书的盖章 在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名或所在部门印章。 如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章。但在这种情况下，文书存档必须加盖署名者印章。 以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。 第11条 文书制作注意事项 文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。 起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。 必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。 对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，并且必须署名。 文书的整理与保存 文书的整理与保存 全部完结的文书，在结办后3天内，交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。 公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交. 分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接归主管保存;另一类是一般的文书,留存各部门保管. 文书的保存年限 永久保存文书包括:章程、股东大会扩董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。 保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析表以及永久保存以外的重要文书。 保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。 保存1年的文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责