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[采购合同签订要求
日期 修改状态 页码 更改说明 修改人 0 新拟制
编写 王晓菊 部门 市场部 日期 2000年10月18日 审核 部门 日期 年 月 日 批准 部门 日期 年 月 日
1.0目的
确保签订的物资采购合同满足公司规定的要求。
2.0范围
本标准适用于生产批量物资、研发关键物料选型的采购合同的签订。
3.0职责
3.1采购员
(1)负责向供应商询价,填写《物料报价汇总表》,对报价资料的准确性、保密性和及时性负责;
(2)负责与合格供应商洽谈,对洽谈确认的价格、数量、交货期及其合同的准确性负责;
(3)负责填写《合同签订申请表》及编写采购合同。
3.2采购组项目经理
负责组织《物料报价汇总表》的会签审核;
(2)负责审核《合同签订申请表》及采购合同。
3.3市场部经理
(1)参与《物料报价汇总表》的会签审核;
(2)负责审批《合同签订申请表》及采购合同。
3.4副总经理1
(1)负责审核《物料报价汇总表》;
(2)负责批准《合同签订申请表》及采购合同。
3.5开发部
参与《物料报价汇总表》的会签审核。
3.6生产部
参与《物料报价汇总表》的会签审核。
3.7市场部文秘负责采购合同帐务的结算和合同原件的保管、供应商执行情况的统计及供应商档案的管理。
4.0程序
4.1批量物资的询价、报价
4.1.1采购员按照《采购计划任务书》,向公司认定的合格供应商询价。若合格供应商不能满足询价的需要,可向新的供应商询价,同时遵照《合格分供方评审程序》对新的供应商进行评定。
4.1.2采购员询价的原则:询价至少有两家有效报价,万元以上至少有三家有效报价。对于独家报价,采购员须在《物料报价汇总表》中予以原因说明。各家的报价原则上不应相差30%,如所询报价超过此比例,视报价无效,不列入《物料报价汇总表》中,并重新询价。
4.1.3批量物资的采购执行上,采购员收到供应商的报价单后,按照各供应商分别汇总在《物资报价汇总表》上。型号、规格、数量按询价单要求填写。
4.1.4采购员在《物资报价汇总表》选择至少两家进行洽谈工作,洽谈的结果在《物资报价汇总表》中有所体现。
4.1.5《物资报价汇总表》附上各供应厂商的报价单,提交采购组项目经理。
4.1.6采购员组织生产部、开发部、市场部经理对《物资报价汇总表》进行会签审核。
4.1.7《物资报价汇总表》实施一票否决,在会审过程中如有一项意见相异,无须报副总经理1审核,采购员对异议做处理或重新启动报价流程,直至所有意见相同后报副总经理1审核。
4.2采购合同的审批
4.2.1采购员依据洽谈结果参照《电子产品购销合同模板》制作合同文本,附上《合同签定申请表》,呈采购组项目经理、市场部经理、副总经理1审批。
4.2.2对询价单中未能报价或一时询不到的材料,采购员应及时填写《代用品审批表》,经开发部确认、总工程师批准后,对更换代用的材料进行二次询价。《代用品审批表》应备档1份文控中心。
4.3采购合同的编写
4.3.1采购合同的编号规则为:
4.3.2采购合同中必要的条款主要有:物资的名称、型号、规格、数量、交货时间、交货方式(地点),单价、金额、质量要求;供应商的单位名称、地址、开户银行、帐号、税务登记号等项目,采购负责人在审核时重点审查以上项目。
4.3.3批准后的一式四份合同原件,经盖章后将两份原件交市场部文秘统一保管,采购员保留合同复印件。市场部文秘将合同复印件交技术管理部和财务部备份。
5.0附录与记录
5.1物料报价汇总表 (文件编号:QR6.2-01-01)
5.2合同签定申请表 (文件编号:QR6.2-00-06)
5.3电子产品购销合同模板 附录1
附录1 电子产品购销合同
供方: 签订地点: 1
需方: 签订时间: 年 月 日
一、产品名称、规格、数量、金额、交货期及数量:
产 品
名 称 规 格
型 号 品
牌 计量
单位 数
量 单
价 总
价 交提货时
间及数量
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