检测实验室的标准文献管理工作..docVIP

检测实验室的标准文献管理工作. 【摘 要】本文阐述了标准文献对检测实验室的重要性，通过建立数据库对标准的采购、建档、标识、检索、借阅、时效性等进行科学管理，确保标准的有效性。 　　【关键词】标准文献 管理有效性 检测实验室 　　 　　目前，一些检验机构往往偏重于检测数据的准确可靠，忽略采用标准的有效性、合法性，因而采用过期失效、作废标准的现象时有发生。标准是检测实验室所检测产品的技术依据和准则，若依据不清，则检测过程控制得再好也是徒劳，检测结论也没有意义，且会引发检测争议）。所以，保证所采用的标准现行有效，是检测实验室标准化工作的首要内容。检测实验室要按照GB/T27025-2008《检测和校准实验室能力的通用要求》，及时更换作废、无效的标准，做到“所有与实验室工作有关的指导书、标准、手册和参考资料应保持现行有效并易于取阅”。只有这样，才能保证质量检测工作合法、科学、权威。 　　 　　一、标准文献管理 　　 　　标准文献的管理是标准化工作的重要组成部分。标准文献管理工作的独特之处在于其提供信息的作用，及时地将所发布、出版的标准以及对其所进行的修改、补充、代替、作废标准的信息准确无误地提供给使用者，这是我们每个标准信息工作者应负的职责。然而，在日常工作中时常会出现误用作废标准。这种情况，可能与标准文献管理部门不能为使用者提供准确的标准信息有关，也可能是标准使用者对标准信息不够重视所导致的。标准管理工作者如何做好本职工作，以及如何及时、有效、准确地提供标准信息，在日常检测试验标准化管理工作中显得十分重要。 　　《标准化法》将我国标准分为四级，即国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。下面我就这些标准的收集、发放、控制、保管等谈一些自己的看法。 　　1. 标准来源的控制 　　福建省电子产品监督检验所是中国合格评定国家认可委员会（CNAS）授权的认可实验室，下有四个检测中心，即电子产品检测中心；软件评测中心；理化检测中心；信息系统检测中心和两个项目服务中心，是一个综合性检验单位。所需的标准数量多、范围广，涉及许多行业，各中心所需购买的标准，要填写标准申购单，经中心主任及分管所领导批准后交给标准管理员进行统一采购。购买回来的标准入库后应首先盖上受控章及发放编号，然后才可以发放给各中心。这样有利于控制成本和对标准进行统一管理。同时在标准数据库中记录发放人及借阅人，一旦标准变更，标准管理人员可以及时告知借阅者，并做好回收和更换工作。但是，对于非统一采购的标准，如通过开会、出差、培训得到的或由外协单位提供的外来标准很难进行受控管理。一方面，人们不愿意将自己手中掌握的标准交给资料室，认为交给资料室后，私人的标准受到单位的控制管理，似乎限制了自己使用资料的自由，即使标准过了使用有效期，也不愿意将作废的旧标准移交给资料室。另一方面，标准管理员很难了解、掌握到单位中哪些人拥有非统一采购的外来标准。因此，在本所管理体系文件中规定，没盖标准受控章的标准在检测中一律不得作为检测依据来使用，出具的检验报告中所引用的标准必须从标准数据库中调用，以保证检验依据的有效性和准确性。否则将很难避免现行标准与作废标准的误用、混用。此外标准管理人员可以建立《外来标准登记本》，责成有关人员进行注册登记。对非统一采购的外来标准进行受控管理，确保在各中心标准文献管理范畴内，不能有未被管理到的“自留地”，全方位地保证作废标准不失控。 　　2.标准的标识和建档 　　我所拥有各类标准一万多册，覆盖全所各检测中心及项目服务中心全部业务范围，为了便于管理，更好地控制标准资料的有效性，建立了专用标准数据库，并由标准化人员具体负责。数据库的信息包括：标准组织代码（如GB、SJ、JB、GJB、GY等）、标准代号、标准名称、发放号、发布日期、存放位置（上架编号、借阅人等）、有效性（作废、更新、替换（等）信息）、与其他标准的关系（等效、等同哪些标准）、采购时间等。在将其信息录入数据库之后，标准文献排序上架，就是把已经整理好的标准文献按一定次序排列在书架上，使每一册标准文献都有一个确定的位置，使标准管理人员能迅速、准确的取书、归架和清点，便于保管。应对标准进行准确标识，提高对标准信息的识别、处理和加工的能力，达到标准标识唯一性的要求。通过标准数据库中提供的各种信息进行检索，可迅速有效地查全查准所需的标准。在标准文献的动态管理中，标准管理者还可以通过使用电脑的数据库，方便地对标准信息进行修改和编排，缩短更新周期，准确及时地指导检测工作。 　　3.标准的检索和统计 　　由于电脑具有运算速度快、精确度高，信息存储量大等优点，且它的运算是根据程序自动运行的，可以减少人为误差，非常适合于存储大量零散的数据，并可以很方便地对其进行检索和