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學生社團資料製作講習 講師:文藻外語大學 學生事務處 陳僅麗 103.04.22 社團資料面面觀 社團資料的目的 社團運作的依據 傳達資訊的工具 社團活動的證明 利於社團 傳承經驗的利器 知古鑑來的線索 為自己留下可供參考的資料 為自己的努力與成果留下紀錄 利於自己 培養自已蒐集資料及製作檔案的能力 社團資料的分類 行政資料(法規制度、人事組織、社團歷史、行政運作等) 活動資料 財務資料(經費與財產) 資訊資料(網頁、E化資料) 社團資料製作與保存的正確概念 社團資料製作的原則 完整性:凡走過必留下痕跡，資料完整且詳實記錄。 真實性:文件合法且不造假。 易讀性:資料呈現應具邏輯性及系統性，容易查閱及理解。 特色性:呈現社團的特色與創新。 製作社團資料的正確態度 評鑑不是製作社團資料的第一目的。 做出來資料要能說故事(活動照片的例子)。 知道為何而做，不是別的社團有，我們就一定要有。 用社團資料累積經驗，精益求精，邁向卓越。 學生社團資料製作重點摘要 陳僅麗103.04.22製 社資項目 資料重點 備註 組織運作 組織章程 組織章程 最新、最完整的章程(社團宗旨、社員大會的召開與權責、幹部架構、社員的權利義務、會費的收退方式、選舉罷免等 年度計畫 社團發展計畫 短中長程計畫(目標、實施策略、具體項目、經費需求、資源管道) 年度計畫、期末執行檢討(執行成效、檢討、建議及經費使用) 社團行事曆 歷年度計畫及執行檢討。 計畫需循序漸進，合邏輯。 年度計畫不僅是活動計畫，可包含活動以外的計畫(例如修訂法規、建立制度、購置社產等，皆可列入)。 符合社團宗旨，主題化、特色化 管理運作 社團歷史 社團簡介、成立經過。 歷年大事記 優良事蹟 社團申請紀錄遺失可用其他簡介或說明代替。 大事記可包含活動面及行重面(社團重要變革，例如改名、更換社團指導老師等、獲得重要獎項)。 人事資料 歷年人事資料(指導老師、幹部及社員名單)，注意個資保戶，需封存。 與畢業學長姐的互動狀況 符合個資法規定(個資使用同意書、社資借用紀錄、個資保護) 幹部執掌 組織章程內的幹部執掌是否詳盡。 工作細節傳承資料(幹部工作心得、工作摘要及步驟、培訓資料) 選舉傳承 社團改選方式是否符合章程。 社團改選紀錄(會議紀錄、投票狀況及照片) 幹部交接、傳承培訓活動或會議。 改選的方式可從會議記錄、照片中看出，可對照組織章程是否依規定辦理。 定期會議 社員大會/核心幹部會議等(不包含活動會議) 會議資料完整(簽到單、議程、會議紀錄、紀錄手稿、開會通知單) 會議記錄詳實豐富。 會議記錄之簽名(社長/記錄/指導老師) 大型或重要會議可放入會議照片。 會議出席狀況 隨手記手稿係指會議中在書面資料中隨意註記說明的文字，不是會議後刻意手寫的資料，更不是造假的手寫會議紀錄。 會議簽到是否有造假(可利用筆跡來看，例如從兩個不同的會議簽到來看)。 會議記錄不是有就好，應有紀錄與傳承功能。  社資項目 資料重點 備註 活動績效 計畫 已簽核通過之活動申請書影本及活動計畫書(若為承辦學校業務，可附上學校簽呈及活動計畫表等資料) 籌備及行前會議紀錄。 宣傳資料(報名表、宣傳單、邀請卡、海報(照片或樣張即可) 合約書相關資料 活動計畫書包含計畫內容與經費預算。 有參考價值的文件可包含活動通知單/公告內容/菜單/邀請卡/謝卡/佈置圖/位置圖/獎狀格式/感謝狀格式等) 執行 活動手冊(節目冊)、海報、名牌、指示牌、媒體新聞等。 參加人員、表演人員、工作人員簽到單。 活動內容(例如活動流程表、演講簡報、講者簡介、課程紀錄等) 活動照片(包含會議/前置作業/活動內容)，需附上說明。 如為電子簽到，應呈現每個人的簽到時間。 活動成品或道具可以照片呈現，放在社資內將造成資料翻閱不便。 活動照片多寡應視活動規模而定。 檢討 活動成果報告表 檢討會議記錄(包含經費檢討，活動建議及未來是否續辦之建議)。 心得報告及反思報告。 問卷統計分析 經費差異分析/活動執行成效。 1.心得或反思報告可由不同角色之人員撰寫(例如主辦人、組員、主持人、參與人、表演人) 2.問卷題目的設計，不能僅是行政滿意度的調查，還要針對活動成效。 2.服務活動結束是否有反思及慶賀的步驟。 其他 競賽成績 聯合活動或校際活動 支援活動 特色活動 服務學習 教育主題 活動 教育主題活動 教育主題活動(社團活動結合帶動中小學社團發展、社區服務、人權教育、品德教育、法治教育、生命教育與憂鬱自殺防治、性別平等教育、保護智慧財產權、中輟生輔導、資訊、體育、愛心、國際或環保志工等教育政策議題)  社資項目 資料重點 備註 服務學習 服務活動 符合服務