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陕西华尊立达房地产开发有限公司 行政管理制度 中国·西安 2013年10月  目 录 第一章 会议管理制度 1 第二章 公文管理制度 6 第三章 证件管理制度 11 第四章 保密管理制度 14 第五章 信息管理制度 16 第六章 档案管理制度 18 第七章 办公用品管理制度 24 第八章 车辆管理制度 27 第九章 卫生管理制度 34 第十章 附则 38 附件： 38  会议管理制度 总 则 目的 为提高会议效率，会议质量，特制定本制度。 原则 强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实的四项原则。 适用范围 本制度适用于公司所有正式员工。 会议内容和形式 周例会 周例会于每周一下午2：00召开，如有变动由办公室负责通知。 周例会出席人员为公司中高层，根据情况增加列席人员。会议由办公室主任主持，办公室主任因故不能出席时，授权公司其他领导主持。 周例会会议内容主要包括汇报各部门及上周工作情况；制定本周的工作计划；并就一些重大事项做出决定。 周例会由办公室秘书做好会议记录，在会议上形成决议的由办公室根据会议记录拟定《周例会纪要》，报总经理签发。 周例会的材料、记录、纪要等均为公司涉密文件，由办公室妥善保管，并于每年年底前归档。查阅会议材料、记录等须由办公室主任批准。 部门例会 部门例会每周召开一次，原则上，各部门于每周一下午4：00召开。特殊情况下，各部门例会具体召开时间可由各部门自行安排，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等不得与公司会议冲突。 部门例会由部门负责人主持，部门内部全体人员参加，部门负责人因公出差无法主持时，由部门指定人员主持。 部门会议内容主要包括总结汇报本部门及各岗位上周工作情况；制定本周的工作计划，提出本周工作具体安排和有关要求；传达公司有关精神，并就本部门的一些重大事项做出决定。 部门会议由部门负责人安排专人进行会议记录，会议记录资料留存，由办公室每月进行一次不定期检查，并报人力资源部作为考核依据。 现场工作会议 由总经理召集中高层相关管理者与施工单位参与的现场工作会议。 现场工作会议不定期召开。 现场工作会议主要解决项目施工现场急需解决的问题，以及与施工单位协调、协商的问题。 由总经理助理负责会议记录，并形成会议纪要，报总经理签发后执行。 经营分析会 经营分析会分为年度经营分析会、半年度经营分析会、季度经营分析会。 年度经营分析会 由办公室组织，于每年1月份召开，总经理主持。参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结上年工作；对本年工作做出计划；对各部门的工作做出评价；确定公司的发展战略；并就公司的一些特大事项做出决定。 半年度经营分析会 由办公室组织，于每年7月份召开，总经理主持。参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结半年工作；对下半年工作做出计划；对各部门及所属公司的工作做出评价；并就公司的一些特大事项做出决定。 季度经营分析会 由办公室组织，于每季最后一个月的最后一个星期的星期五下午召开，总经理主持。参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结上季度工作；对下季度工作做出计划；对各部门及所属公司的工作做出评价；并就公司的一些特大事项做出决定。 若集团召开年度经营分析会，邀请各分公司参加的，各分公司应邀参加集团年度分析会，本公司年度经营分析会取消；反之则自行组织召开并邀请集团公司相关领导参加。 专项会议?? 公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。? 专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。 专项会议由专项工作牵头部门负责组织和记录，办公室配合。 专项会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作牵头部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。 临时会议 公司及部门其他的临时会议，另行安排。 会议程序和执行标准 会议通知 常规会议，无变更情况，不再另行通知。 其他会议，按“谁主办，谁通知”原则进行会议通知。 会议通知期一般应提前一天通知与会人员和会务服务部门。 会议通知形式一般为电话通知。但需特别说明的会议，应以会议书面通知单形式通知。 会议其他准备工作 根据需要，会议主办部门应提前准备好会议资料（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、与会人应提交的资料等）；落实布置会场，准备会议所需各种设施、用品等。 公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。 各部门召开部门例会需用会议室的，应向办公室提出，由办公室统筹安排。 会议组织 会议组织遵照“谁，谁组织”的原则 会议主持人须遵守以下规定： 主持人应不迟于会前5