[Excel培训之1基础技巧.ppt

Excel 基础技巧与常用公式 目 录 数据的录入技巧 数据的复制和移动 格式化的工作薄 有效性的应用 常用公式 一、数据的录入技巧 1.1 数据的填充 Excel在数据录入方面，有特别的操作方式，即数据的填充，使用此输入技巧，可以快速的在工作表中录入有规律的数据序列。 e操作步骤： 1、 在A1输入数字“1” 2、选中A1单元格，将鼠标焦点置于A1的右下角，观察鼠标焦点变化为“+”时，点住鼠标左键，并按住键盘上的Ctrl键，往下拖拉。 3、 放于鼠标左键之后，再放开键盘按键。 E思考： 如果我想填充出：A13B35、A14B36、A15B37 等的序列，如何操作？ 1.2 日期的填充 日期填充方法与数据的填充操作方式一样，做日期填充时，往往需要一些特殊的填充序列，例如“按工作日填充”、“按月填充”等。 此类填充，只需使用鼠标右键拖拉，可在快捷菜单栏中进行选择。 A提示： 在Excel单元格中，输入带格式的内容（包括日期、货币、百分比等）之后，如果需要删除内容，需选择“编辑”—“清除”—“全部”才不会在单元格中残留格式信息。 1.3 文本的填充 文本填充序列，可以在如下的位置查看：“工具”---“选择”---“自定义序列”，在列表中列出的文本组合都可以在数据表中使用。 U练习： 定义一个“Jenny,Fairy,Joan,Edith”的名 称 组合 操作步骤： 1、选择“工具”—“选择”—“自定义序列” 2、在“自定义序列”框中选中“新序列” 3、在“输入序列”框中输入“Jenny”,输入回车 4、重复第3步，分别输入“Fairy,Joan,Edith” 5、完成后点击“添加” 6、在Excel工作表A1中输入 “Jenny,Fairy,Joan,Edith”中任意一个，如“Jenny”，选择A1，将鼠标焦点置于单元格右下角，点击鼠标左键拖拉。 二、数据的复制和移动 在Excel中数据的复制和移动，最快捷的方式是：选中需要复制或者移动的数据区域，将鼠标左键拖拉，即可移动数据。如果在拖拉的同时按住Ctrl键，即可复制数据。 N小技巧： 如果需要在不同的工作表之间，直接以拖拉的方式移动或者复制数据，可以按住Alt键来实现。在工作中，常常需要在两个不同的工作薄之间对比，或者复制数据，此时，可以尝试使用菜单栏“窗口”—“重排窗口”，来将两个或者更多个工作薄排列在同一个工作窗口中，以同时查看不同工作薄上的数据。 三、格式化的工作薄 1.1 工作组的使用 工作组的操作，是指对工作表的群体操作，组合了工作组之后，在工作组表中的任意一张工作表上做操作，将会对组内所有的表都起同样的郊果。 e操作步骤： 1、点击Sheet1的标签，按住Shift按扭，点Sheet3的标签， 此时三张工作表的标签均会被加亮; 2、绘制表格; 3、完成表格绘制之后，在该工作组之外的任意一张工作表标签上单击鼠标左键，解除工作组组合。 1.2 常用的表头设计 在制表时常常需要制作图所示的斜线表头： e操作步骤： 1、选中需要制作斜线表头的单元格 2、选择菜单栏“格式”—“单元格”—“边框”，选择“左斜线” 3、切换到“对齐”类别，将“水平对齐”选择“靠左（缩进）”，“垂直对齐“选择“居中”，点击“确定” 4、在制作斜线表头单元格中，双击鼠标左键，显示输入焦点 5、使用空格键，将输入焦点定位到单元格靠右的位置，输入“日期” 6、使用Alt+回车，使输入焦点定位到单元格中的下一行 7、输入“姓名”，单击回车 A提示： 在此操作过程中，重要的有两点：一是使用Alt+回车，在单元格中强行断行；二是对齐方式的调整，保证了文字在水平方向的位置，使用空格可控制，而在垂直方向的位置，使用强行断行的方式可控制。 四、有效性的应用 1.1手工录入内容的限定 例如：在如下图所示的“员工登记表”中，“年龄”部分，要求填写的年龄范围在“20-60”之间，，并有明确提示填写的内容范围。 e操作步骤： （1）选择“D3”单元格 （2）选择“数据”—“有效性”，出现“数据有效性”对话框，如图所示： （3）在“允许”下拉框中，选择“整数” （4）在“整数”下拉框中，选择“介于” （5）分别填写“最小值”为20，“最大值”为“60” （6）选择“输入信息”类别，在“标题”文本框中填写“提示”，在“输入信息”文本框中填写“输入的年龄范围在20-60之间！” （7）选择“出错警告”类别，在“标题”文本框中填写“警告”，在“错误信息”文本框中填写“