三、日常业务处理.ppt

日常业务处理 填制凭证、审核凭证、记账、帐簿查询 主要内容 在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账 日常账务处理的操作流程： 填制凭证→审核凭证→记账→凭证与账簿查询 (必须按照以上顺序进行) 一、填制凭证 　填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。 1.增加凭证 记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的各项内容。  （1）凭证头内容 ①凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。　　②凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统也同时自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页时，系统将自动在凭证号后面标上分单号，如：收-0001号0002/0003表示收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号的方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。　　③制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。　　④附单据数。即所输入凭证的原始单据张数。 （2）凭证正文内容 ①摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。　　②科目。必须输入末级科目。输入时，可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码等。　　③辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，然后进行修改。　　④金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字以负数形式输入。 [例]增加一张普通凭证 1月2日，市场部购买了600元的办公用品，以现金支付。（附单据一张）　　（付款凭证）摘要：购办公用品　　借：营业费用　（5501）600　　　　贷：现金　　　　　（1001）600　操作路径：总账→凭证→填制凭证 [例]增加一张有辅助核算信息的凭证 1月10日，市场部收到北京育培中学转来一张转账支票，金额40 000元，用以偿还前欠货款。　　（收款凭证）摘要：收到货款 借：银行存款—工行存款（100201）40 000　　　　贷：应收账款（1131）40 000　　 操作路径：总账→凭证→填制凭证 　操作提示： （1）采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。（2）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。（3）正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。（4）科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。（5）金额不能为“零”，红字以“－”号表示。（6）可按“＝”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。（7）不能确定的辅助核算信息可不输入。 　2.修改凭证 在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。 　3.删除凭证 （1）作废/恢复凭证（2）整理凭证 4.查询凭证 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。 [例]查询未记账的付款凭证 操作路径：凭证→查询凭证 二、审核凭证 审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。 注意：只有具有审核权的人才能进行审核操作。　　 会计制度规定，审核与制单不能为同一人。　　 凭证审核需先重新注册更换操作员。[例]更换操作员。 以“刘伟”的身份重新注册Tong 2005。 操作路径：文件→重新注册 [例]审核凭证。　　操作路径：凭证→审核凭证 操作提示：　　审核人必须具有审核权。　　作废凭证不能被审核，也不能