檔案收集整理基本方法开发区.pptVIP

法规性文件的收集整理方法 1、法规性文件的收集原则： ● 法规性文件主要存于建设单位的立卷的“准备阶段文件”“竣工验收文件”中。 ● 法规性文件，除用于办理房地产权证需用的“四证一书”外，均应提交原件存档。 法规性文件的收集整理方法 2、开发区建设工程法规性文件的收集范围： ● 除《规范》P17“勘察、测绘、设计文件”中所列文件外，还需补充提交以下行政部门批准性文件： 市政公用处方案设计专业审查意见表 路口开设、排水排污核准书 户内工程设计审核批复表（供水管理中心出具） 供用电方案协议 建设项目设计卫生审查意见 安全生产初步设计审查意见 法规性文件的收集整理方法 3、法规性文件的整理方法： ● 法规性文件如为复印件，应按以下要求进行整理： ① 在复印件左下方注明原件存何处作何用，如“原件存我公司档案室为办房产权证用”。建设单位经办人员签名、写日期，并加盖建设单位公章。 ② 在卷内目录的备注栏注明“复印件”字样。 ③ 复印件应保持材料的原貌，不得放大或缩小复印。 ● 法规性文件如为原件，则不需要在卷内目录的备注栏注明“原件”。 第 七 节 开发区工程档案的整理要求 开发区工程档案的整理要求 1、档案装具： ● 统一使用“3㎝”厚档案盒。 ● 档案盒封面无须填写任何内容。 ● 档案盒脊背需填写。可手填、可盖章。 “档号” — 填写盒内案卷的卷号； “案卷题名” — 填写工程名称（全称或合理简称）。 开发区工程档案的整理要求 2、移交目录： ● 应提交一式三册。 ● 一册退建设单位，两册档案馆留存。 ● 刻录移交目录电子文件（符合MDB格式）光盘（只读格式）一张。 开发区工程档案的整理要求 3、委托书： ● 领取《档案合格证》、《移交目录》经办人应与《概况表》中的移交人一致。 ● 如领取文书经办人与移交人不一致，应由建设单位出具《委托书》，明确责任。 开发区工程档案的整理要求 4、案卷目录： ● 保管期限可填写“永久”。 ● 密级可填写“内部”。 第 八 节 常见问题及特殊问题处理办法 档案整理的常见问题 1、档案审查时，常见问题出现概率： 档案整理的常见问题 2、我馆对档案存在问题的处理方式 ● 对出现上述常见问题两个以上的，出具《审查意见》。 一般情况下，会详细列出各卷出现的问题。经办人在领取到《审查意见》时，应逐一对照整改，最好换人复查，以免漏项，导致二次整改。 特殊情况，如共性问题太多，无法一一体现时，需要经办人认真自查、整改。 特殊问题的处理办法 3、特殊事项较为重大的，应按如下方法处理： ● 建设单位写专题说明文件，说明事由，并承诺相关责任由建设单位承担。 ● 专题说明一式三份，存于《移交目录》扉页。 特殊问题的处理办法 4、其他特殊事项，可按如下方法处理： ● 填写《移交书》的“移交说明”，说明事由，并承诺相关责任由建设单位承担。“移交说明”栏需建设单位加盖公章确认责任。 ● 撰写《工程档案专业验收报告》，说明“工程档案存在问题及解决措施”。 第 九 节 业务交流问答 业务交流问答 １、工程为原址部分重建，部分扩建，相关用地文件均无留底，如何处理？ ● 相关用地文件可以在区城建档案馆报建组复印，并用于建设完毕后，办理产权用。 ● 将从区城建档案馆中复印出来的文件，再次复印后，存于工程竣工档案中，不需要特别说明。用地文件，在工程档案的收集要求中，就是收录复印件。 业务交流问答 2、工程未经主管部门工程招投标信息网进行招标公告，只有建设单位进行内部招标时发给区建设局的一份函，此文是否需要归档，是否可以作为“中标通知书”组卷？ ●工程招投标信息网的招投标项目有规定范围。非规定范围内的建设项目，不需要挂网招标。 ●此文非“中标通知书”，可以不用收录。 业务交流问答 3地形图号在哪里可以查到？ ●地形图号在开发区规划局可以查到 ●开发区、萝岗区档案用表中，暂不填写地形图号。 业务交流问答 4、智能工程包含自动报警系统，通风与空调包含防排烟系统，同为消防文件单项组卷，在排放顺序上如何明确？ ●智能工程（火灾自动报警系统工程）与通风与空调工程（防排烟系统工程）应分别单独组卷。 ●“智能工程（火灾自动报警系统工程）排在“通风与空调工程（防排烟系统工程）”之前 业务交流问答 5、排污核准证原件已用于办理排水许可证，如何提交？ ●如原件已用于办理其他手续，可提交复印件，并按复印件要求进行整理。 ●如建设过程未产生本文，可以不用提交，文件标题不用体现在卷内目录上。