公司会议筹工作制度.doc

文 件 名 公司会议筹备工作制度 检索编码 CM030651 页码 7－1 第一章 确定与会者 第一条 确定与会者的关键，不是看谁有资格参加，而是要弄清谁有必要参加。 第二条 确定与会者时，应考虑以下因素： 1.与会者是否对会议所要实现的目标负有主要或直接责任； 2.与会者是否与会后的行动直接相关； 3.与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，能否有助于议题的深化； 4.与会者是否有能力或有权力达成一项决议； 5.与会者是否多余或可无可有； 6.与会者是否能全身心投入会议； 7.与会者是否会妨碍会议总体成效、是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量或真实性； 8.必须有效地控制与会者人数。一般来说，与会者人数越多(如超过二十人)，则与会者的参与意识越弱，会议的质量也就越差，甚至有负面效应。所以，人数太多时，就应该设法分组讨论或设分会场。 第二章 选择开会时间 第三条 在会前准备时，必须考虑开会时间的选择，确保全体与会者能够按时出席、安心开会。 第四条 选择开会时间要考虑下列因素： 1.会前调查，把握全体与会者方便的时间段。 2.选择与会者中关键人物的最佳开会时间，确保关键人物集中精力开好会议。 文 件 名 公司会议筹备工作制度 检索编码 CM030651 页码 7－2 3.恰当安排会议时间，避免与企业最重要的经营活动冲突，避免会议打乱企业工作的正常运行秩序，同时保证生产经营活动中的关键人物能有充足的时间做出安排，不至于因出席会议而影响企业效益或效率。 4.力求开短会。如果议程太长，连续开会时间超过半天，就应设法分两个时间段开会。 5.应该注意把握开会的时机，时效性很强的会议要尽早安排。需要酝酿和深思熟虑的会议，可以拖后召开。 第三章 选择开会地点 第五条 开会地点最好选在员工不熟悉的地方，以激发其创造性思维，激发其热情，去积极思考和讨论问题。 第六条 会址必须考虑距离的远近以及路线、交通上的方便与否，便于与会者能按时到会。 第七条 会场内外必须保持安静，要有良好的通风和照明设施以及室温调控装置，以便与会者能够长时间保持清醒头脑，集中精力参与会议。 第八条 会场的空间必须适宜，以平均每个与会者拥有2平方米为宜。 第九条 外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便、费用开支、衣食起居的舒适，等等。 第四章 拟订议事日程 第十条 应先了解会议或会议中心，以便有所准备和有所考虑，会务人员可以拟订议事日程。 第十一条 议事日程一般由会议主席拟订。在拟订议程时必须考虑下列要点： 文 件 名 公司会议筹备工作制度 检索编码 CM030651 页码 7－3 1.重要的或紧急的议案或事项，必须优先列在整个议事日程的前项。反之，靠后讨论。 2.必须合理分配各项议案或事项的时间。特别重要的事项，要留出足够的时间，必要时标出各议案的时间分配，以便会议主席及与会者控制时间。 3.每次会议议程不必太杂、内容不必太多，以提高会议的效率。必要时可以考虑分两次会议或分阶段讨论同一个议案。 4.为了提醒与会者注意、提前做好准备，议程应提前几天交给每一位与会者。 5.如果会议很重要或很复杂，在时间充足的情况下，可以事先要求与会者做相关准备，并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议事日程上，送发全体与会者。 6.提前送发与议程有关的会议资料，以减少会议讨论的时间。 7.会议持续两个小时以上的，应考虑在会议中间安排休息时间。并注意在会议结束后，留出一定的社交时间。 第五章 会前工作 第十二条 会议召开之前需要根据工作需要和领导意图拟定会议计划并对其必要性、重要性、可行性进行论证。 第十三条 例行性和日常工作会议，要将会议活动制成安排表，将会议时间、名称、与会部门及人员、议题、主持者、地点等项填人表中，提前发给领导者和有关部门，以便早做准备和安排。 第十四条 制定会议预案 1.会议预案就是会议的筹备方案。在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。 文 件 名 公司会议筹备工作制度 检索编码 CM030651 页码 7－4 2.会议预案中应明确下列内容： (1)会议名称。即拟定会名，应根据会议的内容、主题和人数等来考虑，切忌名不副实。 (2)会议主题。即召开会议的原因、目的和指导思想。 (3)会期。即会议的起止日期，要根据会议的内容来确定。 (4)出席人数。要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。 (5)会议工作班子及其职责分工。大中型会议应成立相应的会议筹备班子，明确职责分工，做到人有专职、事有专人，既分工负责，又协同配合； (6)选择与布置会场。会场的选择与布置应根据会议的人数、内容、会场容量等情况综合考虑。 (7)会议的其他