正版电话及话卡管理制度.doc

电话及电话卡管理制度 编号：DA-2011-XZ-001 受控状态：受控 发文编号: 德行字【2011】第012号 编写： 审核： 签发： 主 送： 抄 送： 签发日期： 实施日期： 修订记录 类别：A-增加；M-修改；D-删除 修订日期 版本号 修订类别 描述 修改人 2011年6月14日 M 电话及电话卡管理制度 李玉琴 电话及电话卡管理制度 一、目的 为加强对内部电话使用的管理、勤俭办公，特制订本。 范围 适用于公司全体员工。 职责 由行政人事部负责办公电话及设备使用的管理和监督 2． 由财务部负责办公电话费用的管理 3. 各部门有责任遵守本制度的所有规定。 工作规定 1 电话礼仪 接听电话的标准用语为：“您好，德奥公司！”总的要求是规范、简洁、礼貌，话筒轻拿轻放。 员工打电话，主要是与外界沟通方便开展业务，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 电话铃声响起之后，应尽快拿起话筒。在电话铃声响起三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不快。 来电话指名找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须作好记录。 一般由专门人员接听，新员工对企业情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。 对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方对不起，声音有点小。” 通话时如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说请您稍等，然后捂住话筒，小声交谈。 通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。 打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。 无特殊情况不允许使用免提，以免影响其他同事的工作。 2 电话使用规定对来访电话要求及时反馈给当事人。严禁在电话上闲谈；不允许使用公司。当电话设备出现问题时，行政人事部负责及时解决、处理，保证工作的正常进行。部门主管保证7：00-2：00电话保持开机状态，以方便工作沟通,不得无故停机或关机，否则给予50元的罚款。 保证全天24小时电话保持开机状态，以方便工作沟通,不得无故停机或关机，否则给予100元的罚款。 电话卡使用规定领用电话卡时须到费用值。员工离职时，将电话卡退还行政人事部，若出现电话卡遗失或损坏现象，则自己的电话卡，若有遗失，自行补办。 电话及电话卡管理制度 - 1 -