档案工作管理规定(修).doc

QG/TXA0114-02-2014 档案工作管理规定 1 范围 本标准规定了公司档案工作管理组织工作、管理体制和基本任务、文件材料的形成和归档及分类、归档范围、管理等有关要求。 本标准适用于公司的档案工作管理。 2 档案的基本任务 2.1 企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分 ，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。它通过档案管理机构与各部门的相互配合，做好文件的形成、收集、积累、整理、立卷、归档工作。 2.2 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，是企业的宝贵财富，其构成是以生产、技术管理档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、人力资源管理和党、政、工、团工作等方面的档案。 2.3 档案是企业进行各项活动的重要法律依据。档案管理部门通过对归档的资料进行整理、分类、编目、入库排架、登记，用科学的管理手段确保档案的完整保存，全方位地开发档案信息资源，从而有效地延长档案的作用、寿命。 2.4 档案管理部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料，及时开展文件材料的形成、收集、积累、整理、立卷、归档各环节工作业务，并加强指导监督，通过组织档案管理网络活动，积极开展档案教育宣传工作，使档案工作由被动为主动，不断开创新局面。其主要任务是坚持档案管理以利用为中心的原则，认真负责文件材料的形成、收集、积累、整理、工作，尽心尽责的做好工作。 3 文件材料的形成 3.1 本规定所称的档案是指直接论述和反映本单位各项工作活动的、具有保存备查价值的文件材料。它是指：（1）档案是本单位产生的或与本单位有直接关系的文件材料；（2）档案要与在工作中刚产生还需使用的现行文件材料有所区别；（3）档案是具有保存利用价值并通过归档手续的文件材料；（4）档案载体包括文字材料、图纸、录音带、录像带、光盘、计算机软盘、照片（底片）、证书（奖杯）等。 3.2 文件材料的运转应遵循计划、生产（施工）、技术、经营等生产活动和文书处理的程序，应自始自终地反映整个活动的主要面貌。 QG/TXA0114-02-2014 3.3 各职能部门在各项专业管理工作中形成的文件材料，按其职能（业务）范围，指定有关人员负责积累、整理后交公司档案室。 3.3.1 以公司名义的党、政、工、团等上（下）行文等文件材料，由各专业管理积累，送交档案室分类、保管；各部门自行形成的上（下）行文等文件材料，由各部门积累后汇总送交档案室分类保管。 3.3.2 生产过程中各专业管理工作如标准化、质量、能源等专项工作中形成的文件、报表等资料由专业管理汇总后交至档案室存档。 3.3.3 经营合同、评审单、合同执行情况等经营档案的形成和汇总存档：原材料采购文件由采购管理汇总送交；设备采购和安装、对外合作和交往、专项管理过程中形成的合同（协议）由合同管理汇总送交保存。 3.3.4 会计档案的管理具体按照财务管理要求。财务管理对当年形成的各类帐册、凭证等会计档案进行整理、组卷、规范装订、编号，先自行保管使用。保存三年后移交档案室统一保管。当年岗位核算和物管专业档案由核算员和物管员进行整理、装订，自行保管，年度终了后移交档案室。 3.3.5 科技档案包括基本建设档案、科研开发与研究档案、项目设计档案等，日常管理中必须实行集中统一的“三同步”管理，即：下达计划任务与提出、检查科研文件材料情况同步保存；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研成果材料同步保存；评审奖励科技成果以及科技人员考核与档案部门出具归档情况证明材料同步保存。 3.4 生产（施工）活动中形成的项目建设文件材料（包括照片、光盘、计算机软盘等，下同），由项目所属的实施单位指定有关人员负责积累，移交档案室。 3.5 所有归档资料由移交人填写《归档资料移交清单》进行移交。 4 文件材料的归档 4.1 文件材料的归档要求： 4.1.1 归档的文件材料必须准确地反映生产、科技、项目建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 4.1.2 归档的文件材料必须完整，层次分明，形成其规律。 4.1.3 归档的文件材料要做到书写优良、规格统一、字迹清楚、图样清晰。手写文件除因工作业务性质限定（如填写报表发票等）用圆珠笔之外，撰写一律用碳素墨水或蓝黑墨水；审核及文印部门要严格把关，对不符合要求的文稿应退回重新抄写，直至符合要求才签发打印。 4.2 通过协同平台流转的上（下）行文、各类专项审批资料、标准等材料，一般需一份，一份正本，一 QG/TXA0114-02-2014 份审批稿。外单位设计的工程项目，没有底图的一般至少归档一份蓝图。内部日常管理文件一般需正本、原稿各一份。比较重要和利用频繁的文件材料正本需归档二份以上。 4.3 材料归档时，必须办理移交手续，由移交人填写“移