档案管理的思考.doc

档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了使本公司的档案管理更加规范化、标准化，确保公司档案的安全与完整，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳市民营企业档案管理暂行办法》制定本办法。 第二条 本办法所称的档案是本公司在生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对企业生产、经营、管理具有查考价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。 第三条 本办法所称的档案管理工作包括对各类文件资料的归档整理、档案保管、保密、提供利用和鉴定销毁等内容。 第四条 公司员工在职务活动中形成的档案，其所有权属于公司。公司档案属商业秘密，所有员工都有保护本公司档案的义务。 第二章 档案管理机构设置及其职责 第五条 综合档案室隶属于总裁办公室下设的档案科，其职责范围为： 一、综合档案室是本公司档案信息储存、开发利用、指导交流的中心，负责全公司档案管理的各项工作。 二、负责制定档案管理工作的各项制度，并负责制度的贯彻执行。 三、负责档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。 四、对全公司的档案工作实行监督指导。同时负责指导本公司各部门兼职档案人员的工作。 五、组织档案管理人员进行业务学习和业务培训，努力提高档案管理人员的业务水平。 六、负责综合档案室库房的日常管理工作，严格按照 “十防”的要求，保证档案库房的安全和卫生。 七、研究制定档案管理现代化方案，努力实现全公司档案管理的现代化。 八、完成领导交办的其他各项工作任务。 第三章 档案管理员岗位职责 第六条 档案管理员主要负责本公司档案的收集、整理、立卷、归档、统计、保管、提供利用和鉴定销毁工作。 第七条 档案管理员有责任保护档案的安全，保证不遗失、不损毁、不泄密。其具体的岗位职责参见附件一。 第三章 档案的收集管理范围 第八条 本公司档案的收集管理范围主要包括： 一、公司设立和资产、产权变动等方面的文件资料； 二、股东大会、董事会、监事会等机构形成的文件资料； 三、财务管理中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等； 四、劳动工资、人事、法律、行政事务管理等方面的文件资料； 五、新产品研发方面的文件资料； 六、产品生产及生产技术管理方面的文件资料； 七、质量管理、目标管理方面的文件资料； 八、知识产权和商业秘密方面的文件资料： 九、企业信用、形象宣传、企业文化建设方面的文件资料； 十、物资供应、营销管理、方面的文件资料； 十一、仪器、设备、固定资产等方面的文件资料； 十二、境外投资项目管理方面的文件资料； 十三、基本建设方面的文件资料； 十四、培训教育方面的文件资料； 十五、照片资料； 十六、书籍资料； 十七、录音带、录像带、光碟等电子类资料； 十八、各种锦旗、奖牌、奖杯、证书等实物资料； 十九、其它具有利用和保存价值的文件资料。 第四章 文件资料的归档整理制度 第九条 归档文件的整理按步骤可以分为：分类、装订、排列、编号、装盒、编目。 归档文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿合为一件；来文与复文合为一件；正件与附件合为一件。 分类 归档文件的整理，按下列步骤进行分类：保管期限--年度—问题 保管期限：将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开。 年度：将归档文件按其形成年度分开。 问题：将同一年度、同一保管期限的归档文件按行政管理类、经营管理类等问题分开。（见：附件三《档案分类表》） 二、装订 归档文件应逐件装订，使用的装订材料应有利于归档文件的保护，装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。 三、排列 同一年度、同一保管期限、同一问题的归档文件按文件形成时间和问题排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。 四、编号 在每件归档文件首页右上方加盖档号章，并填写有关项目。档号章的项目包括： 全宗号：单位编制代号。如：深圳市xx鞋业连锁有限公司的全宗号为：LH 深圳市xx天地商贸发展有限公司的全宗号为：LHTD 年度：归档文件的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 保管期限：归档文件的保管期限。 问题：文件内容反映的问题名称。 盒号：文件所在的档案盒编码。 件号：归档文件在同一年度、同一保管期限中的排列顺序号。 编制件号时，同一年度、同一保管期限的归档文件只编一个顺序号，件号不得重复。 档号章格式如下表： 全 宗 号 年 度 保管期限 问题(机构) 盒 号 件 号 例如：按问题分类 全 宗 号 年 度 保管期限 LH 2006 长期 问题(机构) 盒 号 件 号 行政管理类 11 15 五、装盒 归档文件应按件号顺序装满档案盒。 1、档案盒封面应