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第二章 公文管理 第一节 公文的概念与分类 一、公文的概念 公文即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。它是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、公文的分类 （一）在一个机关内，从公文的来源和去向上划分，公文可分为发文、收文和内部公文三种 （二）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种 （三）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可分为公布公文、内部公文、机密公文三大类 三、常用公文文种 （一）国家行政机关公文文种 1、命令（令）；2、决定；3、公告；4、通告；5、通知；6、通报；7、议案；8、报告；9、请示；10、批复；11、意见；12、函；13、会议纪要 （二）机关其它常用文书 1、规章制度类文书；2、计划类文书；3、总结类文书；4、简报类文书；5、合同类文书；6、记录类文书；7、讲话类文书 第二节 公文的格式与稿本 一、公文的格式 （一）公文的结构 公文眉首、公文主体和公文版记 （二）公文的排列型式 （三）公文的印装要求 二、公文的稿本 （一）草稿（二）定稿（三）正本 第三节 公文处理 一、公文处理工作内容 （一）发文的办理 （二）收文的办理 （三）公文材料的日常收集管理与提供利用服务 （四）公文材料的立卷归档、销毁及机要文件的定期清退 （五）其他各种有关公文处理的事务 二、公文处理工作的基本原则与基本要求 三、公文办理工作程序 （一）发文办理程序 1、草拟；2、审核；3、签发；4、复核；5、缮印；6、校对；7、用印；8、登记；9、分发 （二）收文办理程序 1、签收；2、登记；3、审核；4、拟办；5、批办；6、承办；7、催办；8、注办 四、公文日常管理的有关规定 第四节 公文整理 一、公文整理的含义及整理原则 （一）公文整理的含义 公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 （二）公文整理遵循的原则 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 二、公文整理工作的组织实施 （一）确定归档范围和保管期限 （二）确立整理地点和人员（文书部门公文整理制度） （三）公文整理需要注意的问题 1、本单位形成的公文材料是公文整理工作中的重点 2、要保证归档公文材料的齐全完整 3、加强登记，熟悉家底 4、国家有关公文整理的一些规定 联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，应由兼职单位整理、归档。 三、公文整理方法 （一）案卷级公文整理方法 1、公文立卷方法 运用公文主要特征立卷 按照问题特征 按照时间特征 按照责任者特征 按照公文名称特征 2、公文立卷操作程序 运用公文立卷方法，将归档公文组合成案卷后，就要对卷内公文进行系统整理，从而进入具体的公文立卷操作程序。 （1）检查、调整卷内文件 检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全完整；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。凡不符合立卷要求的，要予以调整。 （2）排列卷内文件 排列的原则是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文在前，被转发文在后；方针政策性文件在前，业务性文件在后；上级机关文件在前，本机关和下级机关文件在后；案件的结论及判决性文件在前，依据性材料在后；会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。 （3）卷内文件编号 有字迹、图表等内容的页面，需编页号。空白页不编号。页号位置：正面在公文右上角，反面在公文左上角。用铅笔使用阿拉伯数字顺序流水号，不要有空号或漏号。 （4）填写卷内文件目录 （5）填写卷内备考表 （6）拟写案卷题名 （7）填写案卷封面 （8）装订 （三孔一线） 卷内文件目录 卷内备考表 （6）拟写案卷题名 责任者－内容－公文名称（文种） 北京市档案局、市财政局关于增加市档案局2004年行政经费的函等 （7）填写案卷封面 （二）文件级公文整理方法 1、适应范围: 只针对文书档案 2、“件”的界定 “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单；报表、名册、图册等，一册（本）为一件。 3、归档文件的整理 （1）装订 装订时应使用符