建设项目的费用控制以及项目费用管理系统的需求..docVIP

建设项目的费用控制以及项目费用管理系统的需求 摘要：对于许多项目而言，费用严重超支、交付成果低劣的现象更能凸显了需要对项目管理流程进行有效的管理和控制。本文叙述了项目从概念设计阶段到完工整个生命周期的有效费用控制，并介绍了进行这种控制所需要的项目费用管理系统在大型建设项目上的应用。 本文以一个建设方从实践应用的角度展示了典型的建设项目的生命周期。首先，讨论了在规划阶段合适的费用控制方法，包括岁出预算的编制和有关资本拨款的问题。其次，介绍了在实施阶段基本的项目费用控制方法，包括费用代码结构，费用控制报告和费用变更管理。项目费用控制的一个主要手段是一个能向项目管理层提供必要的控制信息的项目费用管理系统。这系统的概念是通过硬件和软件功能来进行管理的。 很重要的一点是，项目费用控制的功能，即项目财务核算和预测，不能和公司财务和会计功能混淆。本文也将就这两者之间的区别进行比较，并会分析尽管公司已有财务和会计系统，为什么项目费用管理系统仍是非常重要的关键原因。 关键词：费用类别，费用类型，项目预算，已承诺费用，费用管理系统 1 定义 本文将深入浅出地介绍一套专业的项目费用控制方法和如何运用信息化系统来充分体现该方法。其定义中有以下几个特征： ? 建设项目：指一个固定资产投资项目，需要一定量的投资，按照一定程序，在一定时间内完成，并符合质量要求，以形成固定资产为明确目标的一次性任务。 ? 费用控制：在持续的基础上对费用进行收集、累积、分析、报告和管理的过程。包括项目费用变更、实际与预算的监测、偏差分析和纠偏措施。? 项目费用管理系统：一组专门用来帮助计划和控制项目费用的计算机应用软件系统。 ? 费用(Cost)：本文中所述的费用与成本同义。 2 项目费用控制过程 费用控制在建设项目中到底有多重要？试想想，如果一个私人或企业投资的固定资产项目，未有适当控制费用，在项目完成前，钱可能已经耗光，又或投资者已被迫破产。假若建设项目是由政府出资，严重超支将可能引发民众批评压力，影响政府管制声望。简单而言，项目费用控制的目的就是给大家信心，建设单位能够在投资总量受约束条件下，管理并完成项目。 有些人可能认为项目费用管理就是管理“费用”。事实是我们必须管理所有可能导致费用发生的事情。因为如果不管，费用就会持续增加，不管我们是否喜欢！项目费用控制的道理其实很简单，我们必须清楚理解两个基本原则：1）必须有用来作比较的基准；2）只有未来的费用才是可以控制的。然而，具体执行却非常不简单。 有效的项目费用控制并不仅仅是收集支出数据和编制相关报告。项目费用控制的工作应该包括： 1）认真细致的项目计划，特别是将工作分解结构扩展到任务层； 2）估算计划资源的费用； 3）把估算转化为可进行控制的预算（用来作比较的基准）； 4）确保不要做出给予超出分配预算的承诺，如果已经或必须做出，应立刻在其它地方进行调整； 5）确保所有的费用承诺，如签订承建合同，供货商合同，招请工人等，事先获得项目经理的批准； 6）定时收集最新的费用数据； 7）检查费用的趋势； 8）预测剩余工作的费用； 9）比较最终估计总费用，和对应已批准的总预算，包括已经批准的变更； 10）逐项逐行的计算费用偏差，并识别出存有问题的地方。进行汇总，以确定项目总费用的偏差情况； 11）此外，应与以前报告的偏差进行比较，获取周期偏差情况，以引起管理层的重视，确定偏差是否在可接受的范围。 虽然费用控制是建设项目每一个阶段必须进行的项目管理活动，如图2（上）（下）：费用控制角度的项目生命周期。但在项目施工阶段的费用控制要求是最严格的，因为这个阶段的支出最多！ 图1 项目费用控制任务一览图 图2（上） 费用控制角度的项目生命周期 图2（下） 费用控制角度的项目生命周期 3 费用类别和结构化预算的要求 为什么要把估算转化为预算？为什么不能把估算作为预算？项目估算是按造价师的业务操作方式而准备的，目标是反映在确定的工作范围内最可能发生的费用。项目预算的目标是提供各种不同的预算细项，作为可实现目标，以便让项目管理人员在一定程度的灵活性上进行费用控制。两者之差异主要在于对结构化的要求。估算可以用比较随意的方法。反之，预算必须是结构化的，并需根据与工作方式一致的结构进行预算结构的分解。 事实上，需要将估算或者各种各样的费用原始数据，转化为依照特定的预算结构是十分普遍的。这样的转化并不是直接了当的，也可能并不容易。简单来说，必须要将估算或者费用原始数据切成小块，分成多段，然后按将要支出款项口径保持一致的方式进行重新组合。这个转化过程有点像造蛋糕和吃蛋糕。整个造蛋糕过程是由很多层组成的，但是吃的时候我们会切成一块一块，每块小蛋糕实际上也是由很多层组成。 项目预算结构化的分解也称为费用类别（Cost Classes）