第9章办公软件故障解析.docVIP

第9章 办公软件故障 通常使用的办公软件包括Word、Excel、Access、PowerPoint等。办公文档一旦损坏，辛辛苦苦付出的心血就白费了，因此掌握办公软件的故障排除和数据损失挽救的办法具有非常重要的意义。 9.1 Word 例1 Word文档损坏 【故障表现描述】在使用Word时遇到了一个非常麻烦的问题：有一个已经损坏了的Word文件不能打开，但是这个文件非常重要。 【故障分析解决】这是一个在Word使用中经常会碰到的故障。其实，这种故障通过设置也是有可能解决的，方法如下： （1）在Word中，选择“文件”菜单中的“打开”菜单项，弹出“打开”对话框。 （2）在“打开”对话框中选择已经损坏的文件，从“文件类型”列表框中选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”项，然后单击“打开”按钮，即可打开选定的被损坏文件。 说 明 技 巧 例2 无法正常打开杀过毒的Word文档 【故障表现描述】 Windows 98系统中，对系统进行杀毒，杀掉了一些Word文档中的宏病毒和蠕虫病毒。再次打开这些杀过毒的Word文档，发现都不能正常打开。Word在打开时提示“请选择装载此文件时要使用的编码”，并默认选中了“其他编码”中的“Unicode(utf-8)”。按默认打开方式打开后，出现的全是一些小方框和乱码。 【故障分析解决】首先，对这些无法打开的文档进行备份，避免在故障处理过程中对文档造成永久性的损坏。然后，可以尝试以下两种方法。 （1）单击Word的“文件”菜单中的“打开”菜单项。在“打开”对话框的“文件类型”下拉列表中选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”选项，然后选择有问题的文档。这种方法有可能把故障文档中所有的文本恢复回来，但表格、图片等对象则不能被恢复。 （2）安装专用的Word文档恢复工具Office Recover Professional，这时，Word的“文件”菜单中会多出一个恢复文档的菜单命令。可以尝试用这个专用工具恢复故障文档。 提 示 例3 打开一个Word文档时系统死机 【故障表现描述】系统是Windows XP，使用的是Office 2003，在打开一个通过电子邮件传输的Word文档时系统死机。多次尝试，都不能正常打开此文档。使用杀毒软件对文件进行病毒查杀，没有发现病毒。 【故障分析解决】这个问题比较少见，可以首先将故障文档进行备份，然后逐一尝试以下几种方法（假定这个故障文档的路径和文件名是D:\guzhang.doc）。 （1）带参数启动Word并且打开故障文档。 打开“开始→运行”对话框，输入命令“Winword /a D:\guzhang.doc”。通过使用这种方法启动Word，通用模板就不会被自动加载，避免一些问题的产生。 （2）使用写字板打开故障文档并且另存。如果文档的故障是因为其中的宏所致，那么用写字板可能会顺利打开故障文档。如果使用写字板打开该文档后发现内容没有损失，文字和图片都保存完好，可以选择“文件”菜单中的“另存为”菜单项，打开“另存为”对话框，在“保存类型”中选择“Rich Text Format (RTF)”，另起该文件即可。 （3）使用从任意文件恢复文本的方法（例如，在“打开”对话框中选择“从任意文件中恢复文本（*.*）”文件类型打开文件）。方法在前面已经介绍过，此处不再重复。 例4 打开Word文档时公式和图片无法正常显示 【故障表现描述】在打开Word文档时，发现图片、公式等无法正常显示。文档中应该显示图片和公式的地方都以一个大红“X”代替。 【故障分析解决】这个问题也比较常见。究其原因，主要还是因为系统中同时打开了太多的应用程序，或者使用Word打开的文档过大，导致系统内存资源不足。避免此类故障没有特别好的方法，除了添加内存外，只能在平时在编辑链接对象很多的大文档时注意不要打开太多的应用程序和文档，以减少对系统资源的占用。 例5 打开Word文档没有响应 【故障表现描述】使用Word进行文本编辑，经常发生打开Word文档没有响应的现象。 【故障分析解决】这种情况在使用Word作为文本编辑器时经常发生，尤其在Windows 98系统中。打开Word文档没有响应的常见原因以及处理方法如下。 （1）没有足够的磁盘空间。因为Word每打开一个文档的同时都会在磁盘上生成一个名为“~$××××”的临时文件，此临时文件保存在与原文件相同的文件夹中。此时，如果原文件所在的磁盘已满，没有空间用于存放该临时文件，就有可能导致打开Word文档时没有响应。解决此故障的方法很简单，把该文档所在磁盘分区的文件移动一部分到其他分区，释放一部分磁盘空间就可以了。 （2）Word文档的文件名过长。理论上，Word可以使用最长为255字符的文件名。但是实际上，如果文档的完