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农村档案员培训班讲义 档案的定义 （一）档案的起源 1、档案产生的条件：文字和记录文字的载体的出现。档案，在我国源远流长，从现有实物可考的甲骨档案算起大约3500多年。 2、档案的形成者----国家机关、社会组织、个人。 3、文件材料转化为档案的条件。 （1）文件材料已经使用完毕或办理完毕的； （2）有保存价值的； （3）按照规定集中保存好的。 4、档案的物质载体和记录形式是多种多样的。如甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、光盘等。 （二）档案的定义 有人认为“档案”就是红头文件，也有人认为“档案”就是人事档案。这些观点都是片面的、不完全正确的。 各个单位在公务、管理等各种活动中，会形成、产生或收到许多材料，如请示、报告、批复、统计报表、合同、协议、计划、总结、会议记录、调查报告、干部、职工、党员等名册、职工录用、转正、调资等材料。还会收到如：上级单位的红头文件、指示；其他单位的材料，如：会议通知、征订书报杂志、商品推销广告、办班通知、交通、气象等等。 上述有些材料，看一看，知道一下就算了，或办完就行了，没有保存价值的，不用归档。但有一些材料却对日后的工作还有用，或日后（三年、十年、几十年或永远）还会用到它，这些文件就需要归档。有许多单位都有正反典型事例。有档案的就发挥了好大的作用，没有档案的就造成不同程度的损失，甚至不可估量。档案在政治、经济、外交等方面的作用都非常大，对单位、对个人都很重要，如对个人的工资、待遇、投资回报等。我们按照一定的方法，对这些材料进行分类、整理、编目，按规定集中保存起来，这些材料就变成了档案。材料还是这些材料，在我们对它进行归档之前，我们叫它材料或资料，归档之后我们叫它档案。 《档案法》第二条规定：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 简单地说，档案是指有保存价值的历史记录。这种历史记录可以是文字的，即文字材料；可以是图表，可以是声像的，还可以是实物的。也就是说凡是有保存价值的材料，都可以作为档案保存。都可以成为档案。档案的范围很广。不限于“红头文件”、“人事档案”，也不限于“文字材料”。 二、档案工作的内容 广义：是指国家规模的档案事业，包括档案法制、档案室、档案馆、档案行政管理、档案专业教育、档案科研、档案宣传、档案出版、档案学术研究及档案的对外交往（档案外事）等工作组成。 狭义：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、（检索、编研）、有人称为六项工作，有人称为八个环节。另外还包括监督、指导。具体是对单位内部各部门的档案材料的形成、积累、整理归档工作进行指导；对本系统及直属各单位档案工作的监督指导。 （一）全宗内档案分类 全宗即全部卷宗，卷宗是案卷的别称。也就是说一个机关、社会组织或者一位著名人物在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案整体称为一个全宗。 全宗号是市档案馆为了方便管理档案，对每一个单位进行编号，每一个代号称为全宗号。村委会的档案构成一个全宗。参照《广东省机关档案分类办法》划分为如下八大类： A----党政工团档案 B----基建档案 C----设备仪器档案 D----会计档案 E----已故人员档案 F----声像档案 G----专门档案（教学及科研档案） H----实物档案 （二）收集 包括收集、征集。 1、要求：齐全、完整。但是并非“有文必档”。根据归档范围收集齐全、完整。归档范围属于归档制度的内容。归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求。 什么材料需要归档？这就是指归档范围。 凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的记录材料，都要归档。既有文字材料、图纸、图表、簿册，又有照片、录音带、录像带、奖状、奖杯、荣誉证书等。 2、注意事项： （1）以前没有制度的，要尽快建立。制度要切合本单位实际，要具体、详细。有制度的要严格依照执行。 （2）抓住达标升级的机会，把历年散存在各处、各人手中的材料统统收集起来。特别强调收集齐全的意思。依据是归档与不归档范围。要求齐全是指凡是归档范围内的材料，都要齐全。但不是“有文必档”。该归则归，该收则收。不该归也坚决不归。 对于有些不属归档范围，但又觉得有用的材料，各单位可参照档案整理办法整理，但不作档案看待，档案统计不计。 总之收集齐全具备的条件有：有制度，档案员要熟悉业务，做好宣传工作。 基 建 档 案 讲 义 （一）基建档案的定义 基建档案是科技档案的一种，科技档案主要有：科研、工业生产、农业、基建、设备、地质。 基建档案：是指基本建设项目从酝酿决策到建成使用的全过程中形成的具保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 （二）基建档案归档的要