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档案计算机管理 第一章 档案计算机管理概述 档案管理现代化 一、含义：用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。 二、三要素：1、档案管理中使用了现代化的技术； 2、档案管理者掌握了现代化的科技知识； 3、建立起科学的管理机制。 三、内容：计算机技术、音像技术、缩微技术、现代化库房及保护技术的运用、新型载体档案管理等。 档案计算机管理 一、必然性：1、档案和档案事业发展迅速； 2、传统的手工管理方式存在问题； 3、先进的管理技术、方法为档案管理工作提供了条件； 4、档案管理系统的发展促进了档案现代化管理的发展。 二、内涵：？ 三、特点：1、实现归档材料的前期控制； 2、促进档案归档整理的科学化； 3、有助于检索能力的有效提高； 4、档案管理由“物的传递”向“信息传递”转变； 5、档案利用与服务方式发生了变化； 6、档案利用服务将更加专业高效。 四、条件： 1、要实现科学管理；1）要有思想和组织保证； 2）要有合理的制度作保证； 3）要统筹做好各种准备工作。 2、档案信息处理的有关标准化； 3、档案数据准备； 4、设备和技术准备。 五、硬件和软件的选择： （一）硬件的选择 单机版：根据单位信息量； 根据软件运行基本需求； 根据系统的性能要求和安全要求； 考虑设备的性能价值比等，选择恰当的配置。 网络版：服务器、客户机、交换机、网卡、防火墙等。 （二）软件的选择 1、 软件的大致分类： 按软件的应用范围分：文书档案管理软件、科技档案管理软件、综合档案管理软件、人事档案管理软件等。 按软件的管理内容分：纯档案管理软件、文档一体化管理软件等。 2、软件的选择： 1）根据被管理的档案内容，选择文书档案管理软件还是其他档案管理软件； 2）一般选择文档一体化管理软件； 3） 选择技术力量雄厚、售后服务良好的软件开发商，软件具有很好的开放性。 4） 具有很好的性能价格比。 档案计算机管理的发展 一、我国档案计算机管理发展经历的阶段： 调查论证阶段；初步实验阶段、技术攻关阶段、 推广应用阶段、网络化阶段。 二、我国档案管理现代化的功能进程： （一） 单“点”功能的实现 1、档案自动编目和检索； 2、档案自动全文（原文）存储和检索； 3、档案业务工作辅助管理； 4、计算机辅助立卷； 5、档案自动标引； 6、档案资料的自动编辑； 7、档案保管环境的自动控制； 8、字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理。 （二） 过程控制——文档一体化管理阶段 文档一体化管理前后有两种含义： 前一种是指支持同一部门或相同人员对文书和档案连续性管理的计算机系统、其工作主要集中在文书的归档和档案管理工作环节。 后一种是依靠较大的计算机网络，将办公系统和档案管理系统有机融合在一起，实现文秘工作和档案工作统一管理、从功能上覆盖了文件的生成直到转变成档案的全过程管理。文档一体化过程：（公文子系统——归档子系统——档案形成子系统） （三） 网络管理—档案信息网络化管理、共享阶段 1、计算机局域网与档案信息共享； 2、国际互联网与档案信息远程传播。 我国档案计算机管理发展过程中解决的主要问题： 1、从制定标准与数据准备起步； 2、积极采用新技术、扩展新功能； 3、合并数据源、建立共享数据库； 4、利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理； 5、档案计算机管理网络由封闭转向开放； 6、解决软件的通用性、促进计算机应用的普及； 7、计算机的应用成为基本工作方式、促进电子文件的生成； 8、新型信息处理技术逐步成熟，促进了档案信息处理效率的提高。 四、档案计算机管理的发展对档案工作的影响 1、网络化应用将成为档案工作的基本方式； 2、网络安全将成为影响计算机档案管理的主要问题； 3、多媒体技术