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勝东社区-汤武-利用业务流程电子化促进胜东社区精细管理.docVIP

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勝东社区-汤武-利用业务流程电子化促进胜东社区精细管理

利用业务流程电子化,促进胜东社区精细管理 刘冠国 张庆东 汤武 (胜东社区管理中心) 摘 要 胜东社区管理中心在信息化建设中重视技术积累和技术储备,以“精细管理、信息创效” 1.1 背景 胜利油田社区服务板块是为油田主业提供生活后勤服务的大本营。如何建设好社区,管理好社区,让居民的日子过得舒心,这是摆在面前很重要的课题和难题。在信息技术高速发展的今天,社区建设和其它任何行业一样也需要信息化.而且是更高标准的信息化。结合油田一体化、特色化、精细化管理的,“精细管理、信息创效”70%以上的业务都是在特定的业务流程中完成。 “工作流”是现代企业组织活动中较为普遍和共性的问题。创建工作流引擎是“精细管理、信息创效” 业务流程电子化并非是实际业务过程的简单仿真,更是一个规范化、标准化、精细化的工作流处理过程。首先要对实际工作流程进行详细的调查,然后进行诊断预算编制 预算按季滚动编制,现金收支计划按月滚动编制。财务部定制表格,同时提供与预算期相等时间的各预算单位的历史实际数据,以供编制者参考,各预算单位编制好预算,预算管理系统自动生成预算汇总表 图2.1预算编制流程图 年度总预算的编制:社区的收入主要来自社区的各种收费和管理局费用补贴。社区年度总预算的编制首先由各三级单位、职能部门依据以往物业管理、医疗卫生、托幼以及房租等收费历史数据和运行成本历史数据进行纵向和横向预测,形成《社区部门预测预测明细表》社区财务资产管理中心进行汇总、平衡调整,形成《社区预算上报表》。经社区预算委员会审批后,上报管理局财物资产部。 年、季、月度算编制:由各三级单位、职能部门编制各自的年、季、月月算编制明细,报社区财务资产管理中心审核,经有关领导审批,形成各单位费用预算数据; (2)经营承包指标分解 社区经营管理科依据管理局下达的社区年度费用补贴计划,参照有关历史数据和《社区预算明细表》等有关数据指标,进行社区年度经营承包指标分解,形成《社区年度经营承包指标表》。如图2.2 图2.2预算指标分解流程图 (3)预算执行过程 包括预算检查、调整控制分析,软件系统对突破预算的支出做到实时反映,提供提示、警告以及不得录入等多种选择 图2.3 预算执行流程图 (4)预算分析 包括预算结果分析、问题揭示和预算业绩评价等,提供按月度、季度和年度的预算指标与实际数的对照分析,反映预算执行差额和差率? 3. 技术实现 3.1 工作流电子化的实现 网络办公、合同管理、预算管理、干部请销假、专项资金管理和工会资金使用管理系统6个业务系统,利用工作流引擎的调用实现工作流电子化。在工作流引擎为应用系统提供了统一的标准接口——WebService的SOAP接口,从而各应用系统与工作流引擎的交互提供了方便。(见图3.1)通过这些接口,应用程序即可以把工作流引擎控制器需要的和关心的业务 图3.1 应用程序、工作流引擎服务和表单服务调用关系 数据传递进入引擎,同时可以读取工作流程执行时的相关数据,并依据这些数据进行应用程序的控制。表单服务模块通过WebService接口,提供表单定义的存储、管理、访问功能。其中通过存储和管理接口,表单设计工具和表单定义管理模块可以方便地进行表单的增添、删除、修改等管理任务;通过访问接口可以读取相应表单的定义,并解析表单定义,结合表单数据输出结果。 3.2统一认证的实现 业务系统采用统一认证服务,统一用户、统一授权, 统一登录。业务应用利用“统一认证服务”完成认证和授权等功能。如图4.17中?,业务应用调用“统一认证服务”进行登录,如图3中?所示。业务应用每次需要身份验证和读取用户权限的时候,调用“统一认证服务”进行用户身份验证,如图3中?所示。“统一认证服务”返回给业务应用用户账户名、用户在该业务中的权限列表、所属组织机构等信息,如图3.2中?所示。 图3.2各个业务系统与统一认证间的调用 4、系统应用 胜东社区工作流电子化的开发应用持续6年多的时间。大部分业务系统上线已达5至6年之久。这些信息系统在社区生产经营、社区服务和日常管理中发挥了积极的作用,尤其在规范业务,精细管理方面发挥的作用更加突出。通过该项目的实施,很多业务流程得到优化、定型,管理流程更加精细合理。截止到目前,网络办公系统累计处理文件8000多个,合同管理系统处理合同文本约3000个,预算管理也有近5年的数据积累。初步统计,和传统管理相比较,完成这些业务,节约资金约200万元。实现了经济效益、管理效益的双重丰收。概括如下: (1)管理过程更加精细、透明 应用工作流跟踪,可以方便相关信息,减少工作人员进行单调乏味且十分耗时的数据查找工作,提高了工作效率,降低了管理成本。 (3)缩短业务处理时间,减少业务过程中不必要的中间状态等,从而大大加快流程处理速度,

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