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* 内务工作效率提升培训讲师：谭小琥 内务工作效率提升培训 紧 急 重 要 A 不 紧 急 重 要 B 紧 急 不 重 要 C 不 紧 急 不 重 要 D 提高工作效率---时间管理 ? 紧急：通过时间进行恒量 ? 重要：对于推动达成目标的贡献 造成干扰的事、电话 信件、报告 非关键的会议 许多迫在眉睫的急事 准备工作（有一定时间可以支配） 预防准备工作 增加能力 良好的人际关系的建立 影响全局的紧急状况 客户投诉 不立即解决将造成严重问题 限期完成的重要会议或工作 忙碌、锁碎的小事 邮件、函件 电话（小信息） 可放下不做的事 ? 如果什么事都没有规划，A就会越来越多 ? 如果把尽可能多的时间花在B项里，A就会少 ? 对C项目可以考虑是否必须立即花长时间去做 ? 对D可以说坚决不做，把时间用来做B或A项里面的事 ? A/B/C/D的划分，总是随着担任的责任不同而变化的，需要加以审视。 不能规划时间的人， 几乎不能进行管理。 提高工作效率 ---- 常用方法 充分发挥办公设备, 办公工具等的作用； 工作成果共享, 信息共享； 了解工作的全部； 追求工作成果而不是工作过程； 再忙，也要留出思考的时间； 提高工作效率---- 浪费常见外部因素 外部干扰太多； 职责范围不明确； 协调关系不得力，造成部门与部门配合不够； 不适应上司的工作方法或习惯，接受任务时 没有一次领会清楚。 ? 导致会议失效的因素较多，有的存在于开会之前，有的发生于会议进行中，有的则出现于开完会之后。现将诸因素罗列如下： ? 一、会议前的失效因素 1.欠缺目标。 2.目标不明确。 3.欠缺议程。 4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。 7.开会通知内容欠周详。 8.会议地点不当。 9.会议场地设备欠佳。 10.与会者无准备而来。 11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。 12.会议不能准时开始。 13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。 14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。 ? 提高会议效率 --- 会议失效的因素 1 二、会议中的失效因素 1.从事交谊活动。 2.外界干扰。 3.与会者发言离题。 4.主席会议节奏把握不当。 5.让无关人员留在会场。 6.犹豫不决。 7.资料不充足，却贸然决策。 8.少数人垄断会议。 9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.与会者欠缺热心。 14.会议超出预定时间。 15.主席未能总结会议成果。 提高会议效率 --- 会议失效的因素 2 提高会议效率 --- 三、会议后的失效因素 1.欠缺会议记录。 2.不能对决议事项进行追踪。 3.不能对会议成败得失进行检讨。 4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。 5.与会者对会议感到不满。 以上诸种因素大都可由会议主持人或主席加以控制 提高会议效率 --- 会议失效的因素 3 1.不开无目标的会议，每会必须有一个会议的明确目标； 2.不开有许多议题的会议，每会只应解决一个中心议题； 3.不开无准备的会议，会前必须做充分的准备； 4.不开可开可不开的会议，只能召开非开不可的会议； 5.不要无关的人参加会议，会议参加者必须与会议直接有关； 6.不要作离题的讨论，开会时，必须围绕会议议题中心发言； 7.不能容许重复别人已经讲过的论点，表明观点应简洁明朗； 8.不开议而不决的会议，会而有议，议而有决。 提高会议效率 --- 会议“八戒” 有效的沟通 沟通误区 沟通不是太难的事情，我们每天都在沟通--- 问一问，有效吗？ 我已经告诉他了，所以我已经沟通过了--- 他明白了吗？ 这个问题我们沟通了无数次，还是没有解决---你要的是过程，还是结果？ 这件事就是这么回事，上次已经发生过，没必要再讲了---他也有和你一样的认为吗？ 沟通技巧 换位思考。 认同心理。同时，同地，同事，人不同换成我。 开明，不要防卫性太强。 好的心态 首先要有自信心,相信一定是能做好的； 提高工作效率--- 对自己的方式方法进行检讨,并听取他人 意见,仔细倾听。 *