公关管理制草稿).doc

公关事务管理制度 第一章 总则 第一条 为加强公司公共关系工作的管理，促进对外公关工作规范化，做到热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理，特制定本制度。 第二条 公司行政部为进行公司公关活动的主要部门，负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。月末将各单位费用情况汇总上报总经理。如遇重大接待工作和活动，可由总经办协调若干部门共同完成工作，有关部门应积极主动配合。 第三条 公司其他职能部门的参观介绍及公务接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。 第二章 公关工作的要求 第四条 公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。 第五条 在公司的公关工作中应遵循一定的原则，使宾客高兴而来、满意而去。 （一）平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等对待、言行得体、不卑不亢。 （二）对口原则。一般情况下，级别与权限对等，同级别接待，特殊情况可高规格接待。 （三）节约原则。招待来宾应尽量节约，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数尽量少于宾客人数。 （四）周到原则。接待程序应衔接紧密，招待方式完善有序、热情周到。 （五）保密原则。向不定期来宾介绍公司情况时，应注意保守公司秘密，回避不宜回答的问题。 第六条 行政部应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。 （一）有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。 （二）单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。不能安排的，要向客人解释清楚。 （三）有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。 （四）凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。 （五）如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，由行政部直接处理。 第三章 公关工作的内容 第七条 迎客引入： （一）由行政部对来访人员进行登记，包括来访单位名称、人数、车牌号码、需要拜访部门等。 （二）按照登记资料通知被访部门，确定被访部门可以接待时方可迎客引入。 （三）被访部门确定引导人员进行接待，引导人员应严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。 （四）引导过程中如有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。 第八条 入座洽谈：被访单位根据来客的级别和人数确定洽谈地点并确定陪同人员。为使洽谈顺利进行，应做好如下准备工作： （一）通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。 （二）特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。 （三）环境标准：物品摆放整齐，且表面无灰尘；地面干净无脏物，空气流通清新；室温适度，灯光合适。 （四）其他资料或设备的准备。 第九条 参观介绍：由被访部门或相关被授权人员带领客人参观公司，原则上在公司会客室以烟茶招待，无特殊情况不安排宴请，如有宴请需要，应填写《公关接待申请表》等相关表格，交由行政部主管审核同意后，由接待人员全力做好配合工作。 （一）团体或个人来访参观，须请示总经办批准。 （二）参观介绍以不涉及公司经营机密为主导思想，极力推销公司经营与技术优势。 （三）非经总经理批准不准入室参观和拍照生产场所。 （四）参观进行时，原则上拜访人员和介绍者在先、陪同人员在后。 （五）参观所到之处，作业人员须集中精力工作，不与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 第十条 公关接待：公司公关接待坚持分级限标的原则，由行政部统一安排在指定饭店、宾馆就餐或住宿，根据来访客人的级别和事务的轻重缓急，安排相应接待标准。宴请应严格控制，确需用餐招待的，需经公司领导批准后方可安排。 （一）接待规格的分级 1贵宾接待：市县领导，兄弟单位、协力单位、业务单位的副总以上领导，公司领导的重要客人或外宾的接待，由公司领导参加，陪同人员由公司领导指定，招待地点在公司签约的高档酒店或公司领导另行安排的酒店。 2高级接待：市县相关职能部门的主要负责人，兄弟单位、协力单位、业务单位的部门负责人及普通客户的接待，由公司领导指派专人陪同，原则上不超过三人，招待地点在公司指定的普通酒店。 3普通接待：其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。 （二）贵宾接待由行政部拟定接待方案，并全程做好事务性工作，其他部门予以全力配合。接待人员要准确掌握领导或来宾乘坐的交通工具、抵离时间、来访目的、规格、规模、意愿等，选择安排参观项目、确定活动内容，拟定接待方案，