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Excel办公软件学习交流教材 目 录 1 Excel是什么 2 1.1 文件 2 1.2 工作薄和工作表 2 1.3 认识Excel的工作环境 2 2 基本操作 4 2.1 启动Excel 4 2.2 使用Excel的菜单和工具栏 4 2.2.1 使用菜单 5 2.2.2 使用快捷键 6 2.2.3 使用快捷菜单 6 2.2.4 使用工具栏 7 2.3 建立工作表 8 2.3.1 在单元格里输入数据 8 2.3.2 简单的计算 9 2.3.3 调整行、列宽度 10 2.4 编辑工作表 10 2.4.1 选定操作区域 10 2.4.2 复制、移动 11 2.4.3 撤销和恢复 11 2.4.4 插入和删除 12 2.4.5 查找和替换 12 2.4.6 工作表的保护 13 2.5 设置工作表的格式 14 2.5.1 单元格的格式设置 14 2.5.2 数据格式调整 15 2.5.3 数据表的美化 15 2.6 图表的使用 16 2.6.1 建立图表 16 2.6.2 修改图表 19 2.7 打印操作 21 2.7.1 纸张形式调整 21 2.7.2 页眉面脚设置 23 Excel是什么 Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；现在的新版本Excel0还可以制作网页呢！ 文件 用术语说，文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑，可以说我们几乎天天都在和文件打交道。对我们初学者来说，要明白文件是有不同的类型的，我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲，Word创建的文件文档文件后缀名为DOC，Excel创建的工作薄文件后缀名为XLS，PowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。 不过类型的文件，需要不同的应用程序才能打开它，有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上，可是无论如何也打不开它，后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。 所以，要顺利地进行后面的学习，请现在你的电脑上安装Excel，其它版本的Excel虽然可以仿照操作，但是由于本系列课程都是以Excel为蓝本的，因此建议读者朋友尽量使用Excel进行学习。 工作薄和工作表 学习和使用Excel，肯定要和两个概念打交道，那就是“工作薄”和“工作表”。前面已经说过，工作薄是一种由Excel创建的文件，而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。 认识Excel的工作环境 启动Excel后，我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手，那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验，那么应该有点似曾相识的感觉。因为它们的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。 图1 下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称)，如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的，因为我们后面的操作将使用这些称呼。 标题栏 这里显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。 菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆，将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中，菜单可以根据自己的习惯定制。 工具栏 可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。 公式栏 在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。对输入数据或公式的编辑在这里进行相当方便。 列标题 从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列，从按英文字母顺序A开始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此类推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此类推到BZ，最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。 活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格，所谓活动，即当前被选中的单元格。 行标题 从1到65536的数字，每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时，由于有256列，则Excel工作表的单元格总数为256×65536，我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。 任务窗格 这是2002版本开始出现的新特性，方便快速选择相关的任务，例如新建工作薄、使用剪贴板等。 垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。 水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。 工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工