《sharepoint文档管理系统产品白皮书.docxVIP

目录第1章企业为什么需要文档管理系统41. 文档存储，管理困难42. 文档存储结构难以规划43. 文档查找缓慢，效率低下44. 文档版本管理混乱55. 文档安全缺乏保障56. 文档无法有效协作共享57. 知识管理举步维艰6第2章产品概述7第3章功能介绍83.1 文档分类83.2 在线协作93.3 文档模板103.4 查找定位123.5 安全控制133.6 文档导入153.7 文档导出183.8版本控制203.9文档复制203.10 文档类型收藏223.11 指定路径创建文档233.12 文档自动命名253.13 文档删除253.14 文档审计追踪263.15 文档状态提升263.16 文档关联273.17 文档浏览283.18 文档的生命周期283.19文档属性293.20添加注释303.21文档编辑313.22文档主页323.23文档上锁323.24虚拟文档333.25文档的PDF格式353.26工作流373.27 文档修改申请39第4章产品特色414.1 审计追踪414.2安全控制434.3生命周期484.4添加注释54第1章企业为什么需要文档管理系统对于一个企业来讲，文档是极为重要的智力资产。在现代企业中，文档一般都是以电子文档的形式存在，例如.doc格式，ppt格式，pdf格式，xls格式等。从内容上，可能是会议记录、产品手册、培训资料、设计文档、营销方案、个人总结等等，这些文档，可能是初稿，也可能是正式发布的文档，也可能处于修改中，也可能已经归档不能再编辑的。通过调查，我们发现企业在进行文档管理的过程中，存在一以下问题：1. 文档存放、管理不便企业经过日复一日，年复一年的积累，文档的数量和容量都到达了庞大的地步，尤其是知识型企业。而且文档种类、格式、用途各不相同。这样一来，如此庞大的文档量，靠人工有效管理几乎是不可能的。需求：尽可能减少人工操作，实现自动化管理功能。2. 文档存储结构搭建困难企业在发展过程中，没有采用科学的方法针对企业生成的各种文档进行合理地规划。对于公司、部门、个人不同组织层级的文档，如何存储是个难题。需求：合理的搭建企业文档存储结构是必要的。3. 文档查找效率低文档查找本身就是一件非常消耗时间的工作，而传统的人工管理方式和资料柜管理，查找速度更是非常缓慢。即使是在本机上搜索，从大量文件中查找到所需要的文档也是一件耗时耗力的工作，且大部分文档无法进行全文检索。在现实生活中，因为获取信息和文档慢可能导致失去商机的情况时有发生。需求：大量文档的高效利用需要具有高效查找/检索功能的系统。4. 文档版本管理混乱由于工作文档经常会被不断地修改，部分文档就会有多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，对整合和管理带来了很大的难度。很多用户会用新版本覆盖旧版本，但是在这种情况下，一旦用户需要恢复旧版本时，就很难找回来，会造成知识的流失。另外，也经常会发生因为使用错误版本而导致客户流失的情况。需求：用户需要对文档修改具有版本追踪、管理、恢复功能的系统。5. 文档安全存在隐患由于大量文档处于不被管理的混乱状态，所以文档被病毒感染、意外丢失、权限不明确等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。另外，纸质文档的抗灾难性极差。需求：电子文档需要具有完善的权限机制和安全保障体系的系统来管理。6. 文档无法及时有效共享目前，除了小部分文档通过共享目录、邮件、网络等即时通讯软件被不同员工共享外，大多数电子文档仍是属于某个员工的“私有财产”，其他员工难以及时获取所需的资料。同时缺乏高效的合作编写文档方式（合同、策划方案等)，造成文档共享协作极其不便，导致企业员工之间、企业与客户、合作伙伴之间无法及时有效的进行文档的共享和协作。需求：电子文档需要简便/安全可靠的协作共享功能。7. 文档资产流失严重在企业中，通常情况下，大量文档是分散在各台电脑上的。一旦有员工离职，相关的大量工作文档将会被直接带走丢失，或遗弃于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失。企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围，另外纸质文档缺乏电子化工具，难以重复利用。需求：企业急需将所有文档纳入知识管理范围内，防止文档资产的流失。第2章产品概述SharePoint文档管理系统，为企业中的个人、部门以及工作组团队提供工作文档资料的安全集中分区存储空间，依托于微软SharePoint 2010平台，支持分区存储、文档的模板构建、文档的导入及创建、文档在线预览编辑及PDF格式的生成、文档的版本控制及生命周期的管理，支持文档的复制，删除，导出，上锁，审计追踪等功能，并提供文档检索机制。通过SharePoint文档管理系统，企业可以高效、快捷地解决文档存储、文档安全管理、文档定位查找、文档在线创建及预览、文档协作编写及文档发布控制等问题。第3章功能介绍3