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企业档案管理实践的创新 摘 要：在企业大力实施信息化建设的背景下，文件与档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。为此，从工作平台、流程、管理、制度和服务等五个方面，探讨了档案工作者如何适应信息时代新的节拍，在管理实践活动中，探索新的管理领域和方法，提炼新的管理理念，从而创新文件与档案管理之路。 关键词：企业; 文件; 档案; 管理; 创新 党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出，要加快国民经济和社会的信息化建设，以信息化带动工业化，促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年，中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。在企业大力实施信息化建设的大背景下，文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。 1工作平台创新 信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业电子文件的来源中心。 以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与应用岗位人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速，易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台： a) 快捷通信。通过电子邮件系统，建立机构内部通信，信息交流快捷流畅，并与Internet 邮件互通。 b) 协同办公。将机构传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的、可操作的“扁平式”管理，提高机构各级领导或部门协同工作的效率。 c) 公文流转。机构内、外部的收发文、呈批件、签报、文件管理、档案管理、合同管理、事务通知等，均采用电子起草、传阅、审核、会签、签发、归档等电子化流转方式，实现无纸化办公。 d) 信息服务。系统地利用机构积累的信息资源，为机构提供改进创新能力和快速响应能力的手段，以提高生产效率。 更重要的是，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、表单定制多样、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上一个新的台阶。 2流程创新 2.1文档一体化流程概述 在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成”［1］的过程，“它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台”［1］。 文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求，或把业务流程要求嵌入文件流程，以实现以下目标： a) 减少流程的中间环节； b) 建立并行、平行工作流程； c) 建立跳转、分流工作流程； d) 建立循环工作流程； e) 建立交叉、条件等工作流程。 在信息系统中建立以上新的工作流程后，我们可将工作环节视为流程中的一个节点，对任一工作任务项，可以任一节点为起点，以辐射、闭环、分支等形式，同时发送给多个对象进行处理。流程重组的目的是提高流程中任务处理的并行程度与合作程度，从而提高业务工作效率，实现协同办公的目标，改善文件工作质量。 笔者所在的企业，在办公自动化系统、合同管理系统、电力工程技术报告管理等系统，成功地将行政办公、合同管理、电力工程领域的业务流程和文档一体化工作流程同时嵌入信息管理系统，实现了业务工作流的文件从生成、流转到归档全过程管理，以及档案后续管理的目标。另外，企业的其他主营业务流，在建立信息系统过程中，纷纷到档案部门咨询信息数据管理方面的要求，并采纳档案部门的建议和意见，在系统设计阶段，即将有关文件档案管理、电子文件管理