涉外秘书实务 全套课件.pptx

涉外秘书实务第一章 办公室管理第一节 办公室的种类第二节 办公室的布置第三节 办公室的美化第一节 办公室的种类 一、办公室的布局（一）封闭式布局（也称小办公室） 1、传统小办公室 2、格子间小办公室（二）开放式布局（也称大办公室） 1、传统大办公室 2、改进型大办公室 3、新型大办公室二、涉外秘书的办公室 1、一室型 2、两室型 3、三室型 4、位于上司办公桌旁 第二节 办公室的布置一、办公室布置要领二、涉外秘书办公桌的选择 1、标准写字台 2、 手枪型办公桌 3、多功能工作台 三、办公室的管理（一） 办公家具的布置（二）办公室的整理（三）日常办公室物品的管理 第三节 办公室的美化一、办公室环境的科学标准 （一）光线和色彩 （二）声音 （三）温度和湿度 （四）空气二、办公室环境的美化思考题：1。什么是格子间小办公室？2。什么是传统大办公室？有何优点？3。涉外秘书的办公室有哪些种类？4。办公室的布置有哪些要领？5。办公室环境的科学标准包括哪些因素？ 第二章 接打电话的艺术 第一节 接打电话的要领 第二节 处理打给上司的电话第三节 用英语接打电话第一节 接打电话的要领一、礼貌 1、微笑接听 2、开头的礼貌语 3、呼应 4、电话中断时 5、接错或打错电话时 6、对方激动时 7、结束通话时的礼节二、准确 1、电话记录 ---------------------------------------------------------------------------------------------------　 ＸＸ公司电话记录表 ------------------　 　时间：　　　　年　　　　月　　　　日　　　　时　　　分　 --------------------------------------------------------------------------------------------------- 单位：　　　　　姓名：　　　　　电话号码： --------------------------------------------------------------------------------------------------- 　　 来电内容： 1、 2、 --------------------------------------------------------------------------------------------------- 　 　 处理情况：　 　１、请交 处理　 -------------- ２、请　　　　　　　　回电　 --------------- ３、约于　　　　　　　再来电话　 --------------- ４、其他 ------------------------------ 　 　接话人：　 ---------------------------------------------------------------------------------------------------2、内容清楚3、通话突出重点4、语音适中三、高效 1、马上接听 2、一次打出电话 3、为对方考虑第二节 处理打给上司的电话一、 挡驾二、上司正在开会、外出时的电话三、其他注意事项 1、保密　 2、别不懂装懂　 3、常用的国际电话种类 号码电话，也称叫号电话（Station Call） 指名电话，也称叫人电话（Personal Call） 对方付费电话（Collect Call）第三节 用英语接打电话一，接答电话1，接答熟人打来的电话2，接答陌生人打来的电话3，转接电话4，安排约见的电话 二、上司不在或为上司挡驾的电话 ?三，电话记录和留言1， 电话留言2 ， 电话记录或留言表格式 ?四， 国际电话1，Personal to Personal Call（叫人电话、指名通话）2， Station to Station Call（号码电话、叫号电话 ）3， Collect Call（对方付费电话） 思考题： 1。接打电话有哪些要领？2。结束通话时用哪些礼貌语？3。如何为上司电话挡驾？4。国际长途电话有哪几种？5。同学间试用英语接打电话。 第三章 处理邮件Incoming mail Outgoing mail 第一节 收到邮件的处理 第二节 发出邮件的处理 第三节 电子邮件的处理第一节 收到邮件的处理一、收受邮件二、邮件的初步分类 1、两分法 2、七分法 3、五分法三、拆阅邮件 1、拆阅信件的权限 2、信件的开拆 3、信件拆开后的检查 “Enc”(enclosure,