東京葵ライオンズクラブ.doc

東京葵ライオンズクラブ 運営マニュアル 東京葵LC　　事務局の業務内容及び手順 業務内容 　１．例会?理事会対応 　　イ．開催案内の発送　（原則として郵送） 　　ロ．出欠席の連絡受付　（FAXにて返送） 　　ハ．訪問希望者の受付?連絡　（他クラブ対応） 　　ニ．配布文書?資料の手配　（印刷?仕分け?準備） 　　ホ．出欠席の記録?保管　（訪問者?メイキャップを含む） 　　ヘ．報告書の作成?保管 　２．対外組織対応 　　イ．国際協会?キャビネットよりの案内?書類の受付 　　ロ．ゾーン?他クラブよりの案内?書類の受付 　　　（受付後は各担当毎に仕分け?連絡?発送） 　３．運営?事業の記録及び保管対応 　　イ．例会（出欠席?ゲスト?報告書） 　　ロ．理事会（出欠席?報告書） 　　ハ．委員会（出欠席?報告書） 　　ニ．アクティビティ事業 　　　（出欠席?予算書?収支報告書?事業報告書） 　　　（地区要請実績?ゾーン合同実績?募金活動実績） 　　ホ．クラブの履歴作成 　　　（クラブ史?会員名簿?歴代役員名簿?表彰記録） 　　へ．会員履歴作成 　　　（個人名簿?クラブ経歴?地区役員経歴?表彰記録） 　　ト．会計実績作成 　　　（年度予算書?中間収支報告書?決算書） 　　チ．周年行事?事業対応 　　　（事業計画書?予算書?収支報告書?事業報告書） 　４．備品対応 　　イ．調達?補充?保管 　　　（誕生日?結婚?長寿等のお祝い記念品） 　　　（新入会員キット?バッチ?名刺?手帳） 　　ロ．各種書式用紙の用意 手順 　１．例会?理事会案内 　　イ．幹事より作成原稿を受け取り会員へ発送 　　　（原則として翌月第一例会２週間前） 　　ロ．出欠席受付状況の連絡 　　　（幹事及び出席委員長） 　２．対外受付及び発送窓口 　　イ．例会及び各種事業等への招待者?訪問者の報告 　　　（幹事及び担当委員長） 　　ロ．案内状等受領書類の窓口 　　　（幹事の指示により各担当毎に連絡?発送） 　３．記録（OA入力）及び保管 　　イ．例会?理事会　（幹事より報告書を受取?入力） 　　ロ．委員会（委員長より報告書の受取?入力） 　　ハ．各種事業（担当委員長より報告書他を受取?入力） 　　ニ．クラブ?会員の履歴（幹事の指示により入力） 　　ホ．会計実績（会計?財務委員長の指示により入力） 　　ヘ．写真。各種報告書?履歴書等の現物保管 　４．備品調達?補充 　　イ．記念品?祝品（幹事?担当委員長の指示による） 　　ロ．会員キット（幹事?担当委員長の指示による） 　　ハ．新入会員キット（幹事?担当委員長の指示による） 　　ニ．クラブキット（ライオンテーマの指示による） 　５．備品の保管 　　イ．備品リストに基づく現物保管 　　ロ．記念誌?会報?受領品の現物保管 　６．各種書式用紙の作成?補充 　　イ．入会申込書?新会員推薦書 　　ロ．ドネイション用紙 　　ハ．委員会開催報告書?予算要求書 　　ニ．例会?理事会?委員会出席表 　　ホ．支払依頼書 　　ヘ．各種案内状?招待状?礼状 ＊上記実務に伴う発生費用は請求書もしくは、領収書を会計に提示して 　これを精算する。 東京葵LC　　会長の業務内容及び手順 業務内容 　１．クラブ資産の継承 　　イ．認証状他備品一式 　　　（テーマと共に引き継ぎ確認） 　　ロ．決算書に基づく資金 　　　（会計と共に引き継ぎ確認） 　　ハ．クラブ印の保管 　２．年間行事予定の作成 　　イ．理事会?例会?特別例会 　　ロ．ガバナー公式訪問?合同例会等振替例会 　　ハ．アクティビティ事業 　３．年度スローガンの作成 　４．国際協会、キャビネットへ報告書、申請書の提出 　　イ．マンスリー?レポートの作成?提出 　　ロ．例会場、開催日、時間の報告 　　ハ．事務局の場所、電話FAX番号、担当者の報告 　　ニ．各種アワードの申請 　５．地区?ゾーン等の開催行事への参加 　　イ．330複合地区?330-A地区年次大会 　　ロ．ガバナー諮問委員会 　　ハ．キャビネット開催各種行事 　　　　　三役セミナー?新年賀詞交歓会 　　ニ．リジョン、ゾーン、他クラブ開催各種行事 　　　　　会長幹事会?新旧役員引き継ぎ会 　　　　　合同アクティビティ参加 　６．例会における役割 　　イ．開催及び閉会のゴング?開会挨拶 　　ロ．誕生日祝?各種アワードの贈呈 　　ハ．懸案事項承認の議事進行（人事?予算?事業等） 　　ニ．例会訪問者への接待 　７．理事会における役割 　　イ．議長となり議事進行 　　ロ．国際協会等からの文書、案内、依頼事項の伝達 ８．指名委員会のおける役割 　　イ．次期役員指名委員会の委員長となり議事進行 　　ロ．指名委員を任命し委員