《采购管理访谈提纲.doc

保利地产内部控制规范咨询项目 访谈提纲 尊敬： 作为，您对目前的管理状况和未来的发展方向有着全面和深入的。为此，项目组主要成员希望能够与您进行一次小时左右的深入访谈，向您请教业务运营和方面的问题，并您对本项目的期望与要求。 以下呈上本次访谈的提纲，供您参考： 公司对房地产采购管理的组织架构和职责分工是怎样的？有哪些与采购相关的政策及操作手册？ 回复：房地产采购管理，一般大型采购均需要经过招标确定单位。公司成立招标领导小组。公司材料（设备）采购招投标领导小组由总经理或负责全面工作的常务副总经理、副总经理、财务总监等组成。公司材料（设备）采购招投标工作小组由主管副总、综合计划部、技术部、预决算部、工程部和经办部门抽调人员组成，经济标部分安排财务部参与，经办部门为预决算部。 设备采购管理细则、招投标管理规定、招投标管理细则。 公司是否针对不同采购类型设置不同的采购方式？采购方式主要包括哪些？不同采购方式的应用范围包括什么？ 是否会进行集中采购？ 回复：一般根据采购金额的大小来确定采购方式，比如说金额超过50万的，须经过采购招标确定供货单位。采购方式主要包括招标、询价比价等方式。 一般金额较小（50万以内）我们一般采用询价比价形式确定供货单位。超过50万要经过招标确定供货单位；对于金额较小零星采购，我们一般采用总包单位自己采购，我司给予定价。有些材料集团已实行集团统一采购，比如涂料、屋面瓦等等。我司针对不同项目的同样类型产品计划实行集中采购，目前还未实行，有这个计划。 公司的采购主体是否均为甲方采购？是否有指定乙方为采购主体的情况？划分甲乙双方采购主体的依据是什么？ 回复：公司的采购主体基本上都是甲方采购。也有指定乙方为采购主体的情况，比如一些零星采购项目、特殊材料设备（人防通风设备等）。材料设备的特殊性，便于乙方统一验收的需要。 公司如何实现不相容岗位的分离？（如请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审核；采购、验收与相关会计记录；付款的申请、审批与执行的有效分离） 回复：采购申请、验收与相关会计记录、付款申请、合同执行为工程部完成。材料采购招标（询价）确定供货商、签订供货合同由预决部牵头完成。由工程部提出采购申请，预决算部根据工程部提供的采购申请启动材料招标流程（询价流程），确定供货单位，负责合同订立。合同订立后发给工程部，工程部依据合同履约，履约完成，工程部组织相关验收及记录，启动付款申请程序或者结算申请程序，预决算开始审核结算。 公司建立的采购与付款业务的授权制度和审核批准制度是怎样的？ 回复：采购申请由工程部提出，交给预决算部，预决算启动材料招标流程（询价流程）。付款业务也是由工程部提出申请，公司各部门及各领导走付款审核流程，根据付款金额大小确定公司领导审批权限，若付款金额超过500万董事长审批，500万以下公司总经理审批，整个审核流程完毕后 ，在交给财务部付款。 公司是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险？ 回复：没有进行岗位轮换。我们采购业务按照项目分不同人员经办人。 采购计划 公司是否定期制定采购计划(一年/半年/月)？采购计划的编制与审批流程是怎样的？采购计划包含哪些采购物资的采购信息？ 回复：没有定期制定采购计划。这个是以后需要急待完善的地方。 公司根据采购完成情况是否定期对采购计划进行更新和调整？调整后如何进行审批？ 回复：公司采购招标计划性还不是太强。 公司如何保证采购在采购计划可控范围内执行，防止超量采购导致的浪费？ 回复：将超量采购风险转嫁给乙方，我们在给乙方签订施工合同约定，如甲供材料超定额用量将给予乙方双倍罚款。 公司通过何种方式对采购计划的执行情况进行跟踪？有无定期汇报的机制？ 回复：暂无。 公司是否根据采购计划的执行情况对相关部门或相关项目进行考评？ 回复：暂无。 供应商管理 公司是否制定了供应商的选择和评估政策？选择供应商的形式主要包括哪些？是否建立供应商信息库，对供应商进行分类统计？信息库的内容主要包括哪些方面? 是否对供应商信息库进行定期更新？更新频率是多少？ 回复：公司已制定了供应商的后评估程序。选择供应商的形式有，去实地考察、看施工过的工程业绩等等。已建立供应商信息库并分类。信息库内容主要包含供应商的注册资金、厂家地址、联系人、联系电话等等。会对供应商信息库进行更新。 公司如何对新供应商进行评级？有哪些评价标准？ 回复：公司暂未对新供应商进行评级。 招标时入围供应商如何进行审定？公司是否制定有合格供应商清单？ 回复：招标时入围供应商根据拟采购的材料（设备）选择合适的供应商，供应商的选定需经过招投标小组商定后报招标领导小组审批。公司已有合格供应商清单。 如何对供应商进行定期进行绩效评估？有哪些评