电子文件与归档目录在线整理.doc

电子文件与归档目录在线整理、归档操作指南 一、系统的进入 首先输入/datalink.nsf进入“协同办公、目录服务及资源系统”，在登录界面中以本单位发文用户或档案管理员用户输入用户名，（如档案局，用hpdaj2），→密码（为123456），→单击“确定”按钮。如果用户名及密码正确，即进入资源系统。 二、参数设置 在OA资源系统首页，→点击“档案管理”进入归档管理系统，→点击“参数设置”，输入机构名称（即单位名称）、机构代码、全宗号，→点击“保存”即可。 三、归档公文抽屉与文件夹的建立、复制 （一）归档公文抽屉的建立 1、文档一人管理的，以本单位发文用户（即用户2）进入资源管理系统后，→点击“公文管理”进入公文管理系统，→点击“个人文件柜”出现个人文件柜界面；→点击“新建抽屉”进入抽屉界面，→在抽屉名称出填写（年度和待归档件，如2008待归档件）； →在分享者的“可写”处选择（本单位收文）；在“公共访问”处选择（否）；→点击“保存”即可。 2、文档分别管理的，以档案管理员用户（即用户3）进入资源管理系统后，→点击“公文管理”进入公文管理系统，→点击“个人文件柜”出现个人文件柜界面；→点击“新建抽屉”进入抽屉界面，→在“抽屉名称”处填写（年度和待归档件，如2008待归档件）；→在分享者的“可写”处选择（本单位收文、本单位发文）；在“公共访问”处选择（否）；→点击“保存”即可。 （二）归档公文夹的建立 点击“待归档件抽屉”，→点击“新建”，→在“公文夹名”处填写公文夹名称（一般由分类号和保管期限组成），→点击“保存”即可。 （三）归档公文夹的复制。 （由于归档时归档的公文夹进入归档管理系统并从文件柜中删除，所以归档前要做好备份。） 其步骤： 1、首先建立备份归档文件的抽屉，步骤同归档公文抽屉的建立。 2、进行公文夹的复制。→勾选要复制的公文夹，→点击“复制公文夹”按钮；→在“复制公文夹”下面的“目标抽屉”匡中选择新建立的抽屉名称；→在“复制批示内容”项选√；→点击“确定”即可。 四、待归档文件的归档 勾选整理好的需归档的公文夹，→点击“归档公文夹”按钮，→在出现的界面中按要求填写“年度”、“保管期限”、“室编盒号”、“检查人”、“密级”、“整理人”、“盒内文件情况说明”、“公文页数”、“室编件号”；确认无误后，→点击“确定”按钮后，系统将文件归入归档管理系统。 五、归档管理系统的进入 在OA首页，→点击“档案管理”进入归档管理系统。 六、归档文件的整理 （一）文件条目补录与电子文件、视频文件的添加 1、在已有归档文件盒内进行补录、添加 （1）文件条目的补录（新建文件）进入归档管理系统，→勾选需要补录的文件盒，→点击本条目；→点击“新建”；→在新建文件界面，分别填写“室编件号”、“馆编件号”、“馆编盒号”、“归档时间”、“密级”、“保密期限”、“文号种类”、“文号”、“文种”、“时间”、“页数”、“分类号”、“题名”、 “责任者”、“主题词”、“签发人”、“主送”、“备注”、 “正文”等基本内容。→点击“保存”即可。 （2）电子文件的添加。在新建文件界面，可分别进行正文或者表格、图片、附件等电子文件的添加。 A、在公文属性中选择一般文件，→点击“上载正文”；→选择要添加的文件；→点击“打开”，即可将当前文件添加为不带红头的文件、图表、图片等 B、在公文属性中选择红头文件，公文摸板，→点击“上载正文”，→点击“游览”，→选择要添加的文件，→点击“打开”，→点击“确定”，→点击“完成”，即可为当前文件添加红头的文件、图表、图片等 C、→点击“添加附件”按钮，→单击“浏览”按钮选择要添加的文件后，点击“确定”按钮即可添加一个附件文件（有几个附件就添加几次）。添加完所有的附件文件后，→点击“完成”按钮。即可以为当前文件添加扫描的正文或者表格、图片等附件。 （3）视频文件的添加。→点击“上载视频”按钮，用户可以添加视频或音频文件。 2、在没有归档文件盒内进行文件条目的录入和电子文件的添加。 其步骤为 首先需要建立一个新的归档文件盒，步骤同归档盒的新建，然后在新建的归档盒内进行文件条目的补录和电子文件的添加。其步骤同已有归档文件盒内进行文件条目补录与电子文件的添加步骤。 （二）文件条目的修改 在归档管理系统的盒整理下，→选择需要修改的文件条目所在的归档盒，→勾画要修改的文件条目，→点击“编辑”， →进行相关条目的修改。 （三）文件条目的删除 在归档管理系统的盒整理下，→点击需要修改的文件条目所在的归档盒，→勾画要删除的文件条目，→点击“删除”即可。 （四）文件条目的移动 只限于盒与盒之间文件的移动，同一盒内文件不可移动，只能重新排序 在归档管理系统的盒整理下，→点击需要移动的文件条目所在的归档盒，→勾画要移动的文件条目，→点击“移动”， →