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電子公文收文作業流程圖 權 責 作 業 流 程 執行時間 產 出 表 單 總收文人員 總收文人員 總收文人員 總收文人員 總收文人員 信件管理人員 各單位收取公文及信件人員 總收文人員 即時 公文簽收簿 電子公文收文清單 普仁國小電子公文收文流程說明─電子收文作業 一、電子收文作業 1.開啟IE瀏覽器，已設定首頁為基層機關公文整合系統，若首頁錯置，請直接在網址列鍵入網址.tw/ 2.選擇電子交換/電子交換IC卡登入 3.鍵入密碼，再登入 4.經系統檢查後進入作業頁面，請點選收文 5.請點選收文圖示 6.收文中請勿離開或關閉收文畫面，以免收文失敗。 7.系統自動收文，完成後系統自動彈出訊息框「收文完成」，確認收文件數符合，點選確定圖示。 8.進行接收公文查詢與列印，點選「查詢」圖示，選擇「查詢已接收公文」，再點選「查詢」。 9.點選「列印」圖示，系統會自動彈出Dynadoc Reader Pro， 10.點選檔案/列印，或使用快速鍵Ctrl＋P，彈出列印對話框。 11.為節省用紙，2張以上頁面列印請務必選擇雙面列印，點選「內容」圖示，再內容對話框中選擇「輸出」標籤，選擇「紙張類型」選項中「雙面（長邊）」，再點選「確定」圖示，最後選擇列印對話框中「確定」圖示。 12.列印附件檔時，點選附件「迴紋針」圖示，系統自動彈出下載附件檔對話框，選擇「下載」圖示。 列印附件時，操作同列印本文，2頁以上頁面列印除非特殊情形，請務必使用雙面列印。 13.查詢結束後，點選「登出」圖示，以完成電子交換IC卡登入作業。 14.若在電子交換選單工作過久，會出現下列訊息，此時只要點選「回首頁」再重新輸入帳號、密碼重新登入即可。 普仁國小電子公文收文流程說明─收文登記列印作業 二、文書分文作業 1.點選「電子收文匣」進行文書分文作業。 2.點選有號碼的「公文文號」部份，系統自動彈出選項，選擇「內容」。 3.系統自動彈出「收文內容」對話框，選擇承辦單位及承辦人員，並依據來文內容選擇分類號，最後選擇「確定」圖示及完成分文。分文時請一併於紙本文右下角公文文號條碼上方印上「承辦單位」及「收文日期」。（若不知分類號歸屬可不選擇，待總務線上處理，不影響收文） 4.分文作業完成後，系統自動將「電子收文匣」中公文轉入「公文處理匣」，後續處理作業交檔管人員處理，值日人員不需處理，僅需進行收文登記簿報表列印。選擇「報表」圖示，系統自動彈出選單，點選「總收文登記簿」選項。 5. 選擇收文（系統會自動勾選一般收文及電子收文），檢查日期日否正確，選擇「預覽」圖示。 6.系統彈出報表列印頁面，點選「列印」圖示，系統彈出列印選單，選擇DP-4510「喜好設定」圖示，系統彈出「列印喜好設定」對話框，系統自動設定為直印，務必改為「橫式」列印，超出2頁以上務必使用「輸出」標籤中之「雙面（長邊）」列印。 收文完成後，請將總收文登記簿附文公文上交承辦人傳簽。 普仁國小電子公文收文流程說明─紙本收文登錄作業 三、紙本收文登錄作業 1.點選「公文管理」標籤中「一般收文登錄」圖示，系統自動彈出對話框： （1）來文機關：請輸入來文機關名稱，可自行輸入或點選右邊小圖示選擇系統預設之機關名稱。 （2）公文類別：依不同公文類別選擇。 （3）公文性質：一般不需選擇。 （4）來文日期：自行輸入或點選右邊小圖示從彈出選單中依來文日期選定。 （5）來文字號：依來文字號輸入。（不需輸入〝字〞及〝號〞） （6）速別：依普通件、速件、最速件輸入。（下一件公文登錄時務必檢查） （7）密等：依來文密等輸入。（下一件公文登錄時務必檢查） （8）附件件數：依附件數量覈實輸入。 （9）附件說明：說明附件內容。 （10）主旨：依來文主旨鍵入。 （11）承辦單位、承辦人員：依負責承辦者輸入。 （12）分類號：選擇右邊小圖示將適當分類號選入。 ※輸入完成後選擇「儲存」圖示，系統自動彈出對話框，請將文號、日期及承辦人填寫在紙本文上，連同電子文交承辦人傳簽。 紙本公文收文作業流程 權 責 作 業 流 程 執行時間 產 出 表 單 總收文人員 總收文人員 總收文人員 總收文人員 各單位收發 承 辦 人 隨到隨辦 總收文分文清單 總收文分文清單