高教版秘书基础第三章 信息与秘书工作教学课件[精选].ppt

第三章 信息与秘书工作 第一节 信息及其在秘书工作中的作用 各级领导的决策，愈来愈依赖于大量的信息收集和综合处理，信息工作已成为秘书和秘书部门的一项十分重要的工作，信息工作对秘书活动具有举足轻重的作用。 一、信息的概念与特征 1、信息的含义 （1）信息是客观世界中各种事物运动状态的反映 （2）信息又是事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征 （3）信息是经过传递再现客观事物的状态 2、信息的分类 （1）按信息源的性质：自然信息、社会信息（政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息） （2）按信息的表现形式：语言信息、文字信息、数据信息、图像信息 （3）按信息来源的方向：横向信息、纵向信息或外部信息、内部信息 （4）按信息的稳定状态：静态信息、动态信息 （5）按信息存在或作用时间：长时信息、短时信息 就一般秘书部门来说，通常习惯将信息分为：综合信息、专题信息、固定信息、流动信息、基本信息、派生信息、客观信息、特殊信息 3、信息的主要特征 开发性、共享性、无限性、时效性 二、现代社会信息工作的基本特征 1、信息载体多样化 现代社会记录和储存信息的载体，一方面向多样化发展，另一方面日趋缩微化 2、信息传递迅速化 3、信息社会化、全球化 三、信息工作在秘书活动中的作用 1、辅助领导科学决策必须依靠信息 信息是决策的依据，是决策的必要条件，没有信息，就没有科学决策。 进行预测和确定目标、拟定决策方案、决策方案的选优、决策方案的实施、修正等，其客观依据都是信息。 2、起草文件必须依靠信息 秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务 3、信访咨询工作需要依靠信息 4、做好日常管理工作必须依靠信息 学会“听话” 王菲，现担任北京华达公司总经理秘书。周末了，她的好朋友李芳来找她玩。 “大律师，最近又去哪里风光了？”一落座，王菲便给李芳开了个玩笑。 “什么风光啊，我刚从广州回来，鑫银公司现在的员工和公司管理层正在闹矛盾呢，他们让我去做他们的法律顾问。这趟累死我了。” “为什么呢？”王菲似乎对这个问题很感兴趣。 “也没什么大事，就是员工认为公司没有说明任何原因就要裁掉他们，感觉被公司骗了，扬言要告上法庭。唉，都是金融危机惹的祸！”李芳漫不经心的回答。 “噢，不过有你这大律师出马，还有解不开的问题么？” 等送走李芳，王菲立刻忙了起来，原来华达公司与广州鑫银公司一直有大笔业务往来，王秘书从李芳的口中发现了不祥的预兆。于是，她马上上网搜索查询了关于这一事件的更为详尽的资料，确认无误后，立即将这个消息报告给了总经理。总经理很重视，马上派出周副总带人过去实地查看，发现鑫银公司实际上已经资不抵债，大幅裁员也可能只是权宜之计，最终难逃破产命运。据此，总经理决定停止向鑫银公司继续发货，以免收不回货款，造成巨大损失。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。王秘书发现的这个信息，让公司避免了巨大的损失，总经理专门召开表彰大会，号召公司的全体员工向王秘书学习。 写总结的秘诀18/14 某处办公室秘书郝兰，这几天一直愁眉不展，走路也是一副冥思苦想的样子。原来，处里年底要召开总结会，处长要郝兰为他写一份工作总结。 郝秘书知道总结很难写，要总结出成绩和经验，也要指出问题和教训，还要指出努力和改进方向，要写出深度。以前，年终总结一般都是汪秘书写的，汪秘书写得不错，每次都得到处长的表扬。今年处长有意锻炼新人，就把这个在全处露脸的光荣差事交给了她。 郝秘书这几天已经写了好几稿了，在电脑上写了删，删了写，总觉得稿子写得没有深度，要么像一本流水账，要么像蜻蜓点水，思路也不大清楚。连自己都觉得不满意，怎么能交给处长呢？肯定要挨批评。郝秘书只好去找汪秘书取经，郝秘书说：“汪姐，您得帮帮我，您总结写得那么好，是不是有什么秘诀？我怎么也写不好，没法跟处长交差啊！”汪秘书笑道：“你不是秘书专业毕业的高材生么？怎么天下还有难倒我们郝大秘书的事？”郝秘书说：“我都急死了，您还有心开玩笑。其实，总结 应该包括的内容、惯用的格式，我都清楚，但不知道为什么，就是写不出要深度的东西来。”汪秘书收起笑容，很正经的拿出一个小本子，放在郝秘书的手上说：“秘诀都在这里。”郝秘书打开一看，小本子里记录的都是这一年里发生的大事，有好事，有坏事，有详细的事情经过，也有数据，有的地方还有汪秘书自己的感受，内容非常丰富。郝秘书明白了，之所以她写的文章没有深度，像流水账，像蜻