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科学管理底图档案 　　底图档案是一种设计文件，是生产的依据，每一套图纸都是科技人员智慧的结晶，是企业和科研单位长期积累的宝贵财富，是科技和生产人员广泛利用的技术资源。工程项目从其可行性研究到最后竣工，将形成大量的图纸，日积月累，许多单位的图纸将数以万计，这些图纸容易老化和破损，借阅、复制次数多还易出现折痕，甚至被撕破，因此，如何科学地管理和利用底图是我们档案人员面临的一个重要课题。 　　底图除了具有复用率高、数量多、幅面大的特点以外，还是科研生产活动的历史记录，它不同于一般的信息资料，这是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意搜集的材料，因而具有原始性的特点。底图原稿，往往只有一份孤本，丢失或破损严重会给生产和科研带来无法弥补的损失，这也是底图档案更为宝贵的原因之一。所以，底图档案的管理工作非常重要。 　　底图档案管理的科学性 　　底图归档：在归档过程中档案员要认真检查如下内容：归档底图应有设计、审核、工艺、标准化、批准的签署和日期；图号、图形尺寸、文字说明、幅面大小、格式等必须符合标准化规定；图面整洁、字迹工整、无揉搓破损；归档底图必须按照明细表齐套；底图归档若有密级应填写《密级界定表》交保密部门存档，然后填写《归档文件资料清单》，一式两份，由归档人和档案室各留一份备查。 　　底图的分类与编号：档案员将归档底图按照“底图流水号―课题分类号―袋号―底图按明细表排列的顺序号”顺序进行编号，同时填写底图总账、打印柜签、袋签及底图明细表，如有借图，还要打印借图明细表，以便查找。 　　底图的更改：原则――设计更改是对已批准发放的设计文件所做的更改。在进行设计更改时，应说明更改原因；在采购、生产、检验、装配和其它生产活动中发生的工程设计更改必须严格控制；设计更改必须考虑其合理性、可行性、经济性和生产的可能性；设计更改要求正确、完整、统一、协调，保证科研生产的顺利进行。如果设计更改将引起其它相关的更改时，应同时进行相应的更改。更改通用件必须与有关设计人员协调。如果其它产品不能继续应用或不宜作相应更改，则应编制新设计文件；设计更改要保证产品的图样、底图、复印件二者相一致。更改程序及实施――应按照企业相关的文件和法规执行，需指出的是作废底图需封存l0年后方可实施销毁。 　　底图的保管：底图档案保管工作的基本任务有两条：一是维护底图档案的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护底图档案的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。底图档案具有复制工具的功能。在底图纸的生产过程中，采用的特殊原材料和工艺措施，带来了一些不利于底图耐久性的因素，比如现在造纸用了很多酸，纸张的边缘时间长了容易发黄、发脆。另外，底图在多次复印的过程中，经过反复的高温照射，机械强度和耐久性有所降低，很容易脆裂破损。因此，底图保管的要求是严禁折叠放置。其原因主要有两点：一是折叠的印迹容易断裂，影响底图的保管寿命；二是折叠造成底图不平整，影响图面复印的清晰度。为此，底图应在特制的底图柜中存放。底图存放的方法有两种，一种为平放，即按整体顺序将底图平放在多层抽屉的底图柜中。这种方法能较好地保持底图的平整，存放比较方便，有力于保护底图，也便于查找利用，是一种比较好的保管方法。另一种为卷放，即将底图按套或案卷卷成筒状排放在底图柜中。具体可以将底图卷成小圆筒或者用薄木板、纸板作衬，将底图卷成扁平卷。重要和加长的底图卷好后可放进特制的底图筒里。卷放的优点是节约库房面积和空间，但同平放相比取放不够方便，经常卷绕会增加底图磨损。但特大特长幅面的底图还是以卷放为好。保护底图，可采用边缘加固的方法。如将底图四边折双层，使用缝纫机扎边；或者通过压边机将胶纸粘在底图四周，底图周边强度增加，会明显减少底图的破损。总之，底图应保证在不撕、不折、不受挤压，尽量减少磨损的条件下保管。此外，还要对底图档案实行“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 　　蓝图发放的闭环管理：所谓闭环管理是指档案室根据生产命令把所需的底图晒成蓝图，并加盖带有发放日期的受控章。领图人签字后负责图纸的保管，并按生产需要将图纸发给各生产单位，用后的废旧蓝图再由档案室回收处理，领图人的保管责任结束，由档案室负责对下发蓝图的回收而形成闭环。 　　晒制蓝图。申请晒图人员应填写《复制蓝图申请单》一式两份，一份交晒图室，另一份留档案室备查。晒制的蓝图应符合如下要求：图形、线条、尺寸、数字显影清晰、纸质优良；装订成册的蓝图应按明细表齐套；蓝图要统一折叠成“手风琴”式A4图纸（297×210ram）幅面大小，折叠时右下角的标题栏应漏出以便查阅，如需装订，左边应空出装订线，装订要整齐牢固，严禁用金属件装订。登记与发