备品备件管理制度要点.docx

《备品备件管理制度》文件编号版本作者编写日期审核审核日期批准批准日期密级执行日期阅读对象本文档的阅读对象包括：全体成员修改记录日期版本作者/修改者修订类型描述定义和范围备品备件是指运行于计算机系统、网络系统之上，直接提供备品备件服务和业务支持。备品备件包括交换、传输、数据、存储、电源等专业设备的备品备件及相关部件等。本管理办法（以下简称“办法”）适用于公司备品备件管理体系的建设和备品备件的维护、使用及第三方虚拟备品备件库管理。备品备件管理的原则为：“统一管理、集中调配”的维护原则。统一管理：商务部根据对备品备件的管理范围进行统一采购、入库、出库、统计及支付各供应商备品备件款项。集中调配：根据设备维护的实际需要，云服务中心提出备品备件采购需求和计划并由商务部负责对备件的调用和采购。管理组织架构与岗位设置云服务中心负责对备品备件的提出采购需求和采购计划，商务部负责建立备品备件库或第三方虚拟备品备件库，含传输、交换、数据、等专业综合备件库。备品备件系统岗位设置：商务部设有专职备件管理人员，对备品备件或第三方虚拟备品备件库进行综合管理。云服务中心协助商务部对备品备件的可用性进行管理。备件库房的管理要求备品备件库必需遵循以下基本库房管理要求：库房内严禁烟火、易燃易爆等无凭存放、严禁乱拉乱搭电线，放置消防设施。入库的备品备件均应装入防静电袋并密封好后再行储放，仪器仪表应装入包装盒（箱）中再行储放。备品备件依据不同类型分架放置，并贴上标签。标签要清晰、完整且贴在醒目的位置。备品备件采购流程商务部采购备件要优先考虑供货时效性，同时要考虑备件质量，价格等商务综合因素。每类备件的供应商应按照货比三家询价。合格供应商每类产品保持三家以上。根据供应商提供的报价、产品质量、售后服务等因素，具体按照《供应商管理规范》执行。云服务中心人员提出采购申请，报请部门经理审核，审核完成后由商务部统一采购。针对项目合同清单范围，签订的第三方虚拟备品备件库，由云服务中心项目经理直接联系第三方虚拟备品备件库配送更换故障件。在巡检过程中若需增加设备或用户提出增加设备时，由云服务中心部门主管审核确认后报公司，签订合同后由商务部统一采购。或对新增加设备，签订第三方虚拟备品备件库。备品备件的领用流程“备件领用”指当备件从库房拿出使用时，进入备件领用流程，由云服务中心人员提出备件领用申请并填写备件领用单，部门经理审批后从商务部出库即完成领用流程。更换回的故障件后进入领用返回流程，由商务入库并对故障件进入送修或报废流程。针对已经签订合同的第三方虚拟备品备件库，由云服务中心提出故障件更换领用需求，第三方虚拟备件库根据合同SLA现场响应，同时云服务中心各专业工程师负责故障件记录。备件的借用流程借用：由云服务中心部门方发起借用申请，各专业人员提出备件借用申请并填写备件借用单，部门经理审批后从商务部出库即完成借用流程。完成借用手续后，需在规定时间内归还商务部原备件或型号相同的完整备件，进入还备件流程。还备件流程：云服务中心在规定的时间内对借用备件进行归还商务部并由商务库房管理人员在收到备件后进行核对和确认后最终入库。备品备件报废流程当故障备件无法修复或不具有使用价值时，要及时进行报废处理。备件报废由云服务中心提出报废申请，提交主管领导审批确认。审批通过后由商务部管理员将废件转入报废库。第三方虚拟备品备件库，根据合同规定硬盘件外，其它报废件自行处理。需报废备品备件如属固定资产的，由于涉及资产的变动，备件管理点应协助财务部按照固定资产报废流程对备件进行报废处理。备品备件库存管理流程商务部门应规范有序、分门别类地将备品备件存放到指定位置，为便于备件的清理、查找和使用，要求按备件类别进行详细归类，可根据备件的资产编号、型号、名称、序列号等标识应齐全。并应建立备品备件出入库备查簿、对备品备件的规格、数量、来源、出库、入库、去向、结存数量等进行逐一登记。严格按制度执行备品备件的出入库的清点、移交、双方签收填报，并每月按时对备件进行统计。库存备件应做到账、物相符，记账及时准确。并建立备品备件定期盘点制度，对库存备品备件和在用备品备件的数量和种类进行统计，盘点结果上报上级领导及资产管理部，做到台账和实物相符。盘点流程：进行库房盘点时，库房管理员和财务人员先根据盘点计划进行实物盘点，生成盘点表；如果有差异则做成差异对比表，财务进行差异调查后编写差异报告，然后将差异报告和盘点结果上报给领导审核，领导审核通过后发送库存盘点差异处理意见给库房管理员，库房管理员按差异处理意见对库存做盘亏或盘盈处理并上报财务部与资产管理部；如果审核没有通过，领导填写原因后将差异报告和盘点结果退回给库房管理员，由库房管理员重新做差异调查后形成报告再次上报。商务部应对在用备品备件进行跟踪，加快回收速度，提高备品备件的周转率。对坏件及时送