乡镇“上级来文”归档问题.docVIP

乡镇“上级来文”归档问题 　　沧海一粟：乡镇作为我国最基层一级政府，每年都会收到大量的“上级来文”，这些文件多为需要贯彻执行的通知、意见、实施方案等，也有是带有告知性质的通报、决定，等等。乡镇“上级来文”归纳起来，不外乎四类：一是普发性“上级来文”，即上级主要是县（市、区）里因工作需要普遍下发的文件；二是告知性“上级来文”，即具有告知和传阅属性的不需要贯彻执行的上级来文；三是时效性“上级来文”，即在某一时间段内有效且需要贯彻执行的上级来文；四是专指性“上级来文”，即上级针对某一个乡（镇）的专门性文件。在乡镇文件归档整理时，这些“上级来文”要不要归档？如何归档？不需要归档的“上级来文”如何处理？ 　　王茂跃：沧海一粟将乡镇“上级来文”归为四类，每一类的处理应当有所区别。普发性“上级来文”和告知性“上级来文”，没有归档的必要；时效性“上级来文”，可以归档暂时保存起来，但不必进行系统整理；专指性“上级来文”对乡镇来说是最有查考价值的档案，必须归档，按照相应的保管期限进行全过程整理。因为不同的文件有不同的价值，归档必须体现出“以我为主”的原则。 　　吕颜冰：不同意茂跃老师“普发性和告知性‘上级来文’没有归档的必要”的观点。我认为普发性、告知性的上级来文要不要归档不能一概而论，在收集归档文件时可适当收集少部分告知性、普发性上级来文，确定保管期限时可将这类档案划入短期保存。 　　王建祥：我认为乡镇的上级来文需不需要归档主要看是否贯彻执行和是否与我有关，同时还要看相关事项是否有查考的价值。 　　余厚洪：从文书的收文这个角度来说，乡镇一级的收文量确实是非常大，但从归档这个角度来说，应以“本级”、“自己”的文件为主，当然，上级来文中与本乡镇工作情况相关的，自然也应列入归档的范围。对于不属于乡镇一级归档范围的，最常用的处理方式应该是销毁。 　　刘子芳：对上级来文，是不是这样分更好些：一是普发性来文。二是针对性来文。普发性来文包括：涉及方针政策性的来文、涉及本乡镇的来文（重要的、一般事务性的）、告知性的来文。针对性来文包括：重要的、一般事务性的。这样给人以一目了然的感觉。 　　亓晓华：上级来文按行文目的简单地可分为两种，即普发性文件和专指性文件，其中普发性文件又可以分为以下两类，第一类是临时知晓性的上级文件，比如上级下发的临时会议通知，不涉及本乡镇的通报、简报、信息、表彰决定等类文件；第二类是需要贯彻落实的上级文件，如上级制定的办法、细则、条例、规定等法规性文件。专指性文件主要包括涉及本乡镇的批复、函、机构设置、干部任免、奖惩，等等。我认为普发性文件不用归档，专指性文件必须归档。 　　郭东升：我觉得对乡镇的上级来文一般分两类为好。一类是普发文件。一类是专对本乡镇的文件。对普发文件采取年度――责任者――文号（或者时间）分类法排列。这类文件很难说哪份用着用不着，不如全部归档，以齐全完整方便乡镇之需。文件虽多，因排列顺序严整，调取自然方便。因不需进馆，它们的价值按最低档次来划。对专对本乡镇的文件另划保管期限，依年度――问题――责任者分类。 　　田润：赞同郭老师的意见，上级来文把握不准用不用归档时，就用糊涂的方法，按照自己认为便于日后查找的方式进行汇集成册，普发性和告知性的“上级来文”可以直接按照来文先后装订成册，时效性“上级来文”可以按照办结完毕的先后顺序装订成册，对于专指性的“上级来文”则要划保管期限，依年度――问题――责任者分类进行归档，因为这类文件日后利用率相对高于其他三类，虽然行文单位也会归档，但从实践上看，还是自己保存好自己日后利用率较高的文件比较妥善。自己的档案比较集中齐全，避免多全宗查找和节省了查找时间。 　　李宗富：乡镇的基层档案工作者大都是兼职人员，正如一尘总编在《档案行政执法手册》中所说的：对基层档案工作者来说，可能更需要方法流程标准等明白如话的指导。目前，在实际工作中，有没有一个（或一些）既符合实际又切实可行、易于操作（或者说可以直接拿来参照指导运用）的乡镇“上级来文”归档指导规范和标准？ 　　李正平：从档案的凭证作用看，上级来文只要不涉及本乡人、财与事，不归也罢；从工作查考看，普发性文件只要照办了，只存自己办理的结果就可，如要报个报表或统计之类的。但一些规范性文件，不是一次性使用，这次工作上用了，明天还要用，就应考虑保存了，有些还应长永保存。要注意事情的来龙去脉，来文是怎么说的，我们是怎么办的，应是一个有机体，特别是涉及政策性的。从编史修志角度，是归档越完整越好，因为他们要知道一个乡镇的工作如何运行的，为什么要这样运行，也就是注重细节。这与我们组卷时要注意保持文件之间的有机联系是一样的原理，因为我们要研究历史的人会尽最大可能去还原历史。记得一外国专家说过，我们不仅要看结果，还要注重事情的一个过程。这从