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第四单元 信息的管理 中心思想： 办公室是信息接收、存储、传递和应用的中心，现代企业行政管理，实际上是信息的管理。 为了提高行政管理效率，必须使办公室人员掌握办公信息的存储、检索、传播的程序、系统和方法，并熟练的加以应用。 一、企业办公室中信息处理的程序和类型： 一、企业办公室中信息处理的程序和类型：（教材4.1，4.2） 1、商务信息的回应周期 企业信息回应周期是指企业为了提高工作效率、树立企业良好形象，在一般情况下正常处理某一个问题以及给客户或查询者“回应”答复所需要的时间。 回应时间：根据事情的紧急和重要程度、客户的重要程度以及处理过程所需要的时间来确定 2、跟踪工作进展的方法 （1）观察法：观察个人公文架上等待处理的工作数量； （2）询问法：询问工作人员的工作进展情况； （3）填表法：让工作人员填写质量控制表，根据质量控制表了解工作人员的工作情况 （4）分步检查法：如果任务被分成了几个部分进行，应了解各部分的工作进展情况是否符合工作期限要求。 长期工作跟踪进展具体的技术工具：甘特图 当日工作跟踪进展具体的技术方法：列出要干的事情，对其进行时间排序，每做一件标上记号，如果没完成，给予说明 2010年4月14日 3、常见书面商务信息的类型 3、常见书面商务信息的类型 通常情况下企业办公室工作处理的信息主要包括以下几个方面的类型： （1）供应商信息。企业作为客户，会需要与有关商家联系，以便得到某种服务或供应。因此，办公室应该收集一些与企业业务相关的或日常需要的服务商或供应商的信息，以便需要时可以及时方便地联系，获取所需要的商品或服务。 （2）客户的信息。企业作为商品或服务的供应商时，企业办公室应该掌握客户的有关基本信息，如客户名称、联系方式、需要商品或服务的类型及要求等，以便可以加强与客户联系，为客户提供周到满意的服务或商品供应。 （3）本单位的有关信息。作为企业的信息处理中心，通常情况下办公室会接待客户的有关查询，这就要求企业办公室人员应熟悉和了解本单位的基本情况及业务情况，如组织结构图、业务职责分工等，以便及时答复和处理客户的查询。 （4）具体业务信息。当企业为客户提供某种商品或服务时，为了确保能使客户得到周到满意的服务，企业办公室应该掌握与客户有关的具体业务情况，如客户需求、订单内容、商品或服务的供应情况及客户的反馈等，以便根据情况，有针对性地提供服务或及时处理有关问题。 4、商务信息的有效呈现形式 （1）在商务运营活动中，商务信息应用标准的商务文件呈现出来，例如货物的交付活动，应用一系列标准规范的商务文件呈现出来。 首先，订货单位要填写订货单，同时将一份订货单发送给供应商。 其次，供应商要有发货单，发货单一般列出订购的货物，并标明哪些无现货以及何时有货。另外，订货方重要的是要对照供应商发出的发票检查发货单，以保证付款额不超出收到的货物的价格。 再次，收货单和发货单都要转交财务部门，由财务部门将收货单、发货单与发票进行对照检查。 最后，财务部门在付款之前，要检查核对供应商的报价单、原始订货单的复印件、收货单、发货单，还要核对已议定的折扣、运费情况、交货的实际数量、交货时是否有损环的货物、是否有退货，要保证一项商务活动不出或少出差错，一系列的规范的商务文件是必须的。 2）、在企业内部，一系列的规范的商务文件也可以加强企业的管理，例如假条、参加单位外部会议的申请单、培训申请、停车许可申请、报销申请、零用现金凭单、复印申请表等，这些表格和文件极大在促进了企业内部商务活动的规范化和有序化，提高了企业运行的效率。 二、信息的存储、检索、分类的程序、系统和方法 2信息存储的系统和程序 （1）、办公室常用信息及存储设备 企业办公室不同类型的信息应存放在不同文件柜中，纸面常用信息有四类。 （2）、信息存储的方法 手工 计算机 缩微胶片 （3）集中归档或部门归档 （4）文档或文件的跟踪 二、信息的存储、检索、分类的系统和方法：（教材4.3--4.5） 1、 信息的存储和有效检索的必要性 企业信息的存储方式应该满足在需要时能迅速检索，这对一个单位的有效运作是至关重要的。 首先，企业文档和文件归类存储的必要性：（1）按系统归类的信息能更容易和更迅速的存储（2）企业文档和文件定期归类减少丢失或放错位置（3）企业文档和文件定期归挡会减少火灾隐患。 其次，企业建立有效的检索系统的必要性： （1）能用准确的信息迅速回答查询 （2）能迅速找到参考信息 （3）节省查找信息的时间，给查询者一个有效率的印象。 2、办公室常用信息及存储方式 企业办公室不同类型的信息应存放在不同文件柜中，纸面常用信息有四类，主要包括： （1）行业杂志、产品目录、小册子和广告材料类的信息可存放在文件盒、文件夹、文件袋中。 （2）