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提高企业人事档案信息效用的方法和途径 　　摘要：企业人事档案是企业在人事管理活动中形成的记述和反映员工履历和德才状况的人事材料。企业人事档案是企业人力资源管理中重要的信息资源。但由于体制和管理上的一些因素，影响了企业人事档案信息效用的发挥。结合企业经营发展需要，通过重新分类管理，对原有人事档案材料进行审核认定，规范企业人事档案材料收集，在人事档案管理中引入信息技术和不断提高企业人事档案管理人员的信息管理素质，将会使企业人事档案管理工作效用最大化，为企业经营决策发挥更加重要的作用。 　　关键词：企业人事档案 信息效用 方法 途径 　　企业人事档案是企业在人事管理活动中形成的记述和反映员工履历和德才状况的以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。企业人事档案是企业人力资源管理中的重要信息资源，做好企业人事档案管理，了解人事档案发挥作用的途径，探讨提高企业人事档案信息效用的方法，将会推动企业人力资源管理水平不断提升，进而推动企业经营管理的全面发展。 　　1 企业人事档案是企业人力资源管理中重要的信息资源 　　在企业人力资源管理活动中，人事档案扮演着非常重要的角色。首先企业人事档案是企业开展各项日常人力资源管理工作的重要信息依据，企业依据人事档案确定员工个人信息，为员工缴纳社会保险、办理退休手续等相关事宜，并为员工办理各种政审手续和出具各类证明。其次，人事档案中对个人品德、学历状况、工作经历、工作技能、业务能力、考评结果等的记载为企业人员配置和人力资源开发提供重要参考信息。再次，人事档案能够提供企业制定人力资源规划的重要数据信息。通过人事档案，企业可以了解本单位人才数量、文化程度、专业素质等方面的数据，并进行统计分析，为企业未来人才储备状况做出预测。同时，结合企业经营发展目标和将来人才需求情况，调整人才引进和调配政策，制定科学合理的人力资源规划。 　　2 影响企业人事档案发挥信息效用的因素 　　传统的人事档案是计划经济的产物，随着市场经济时代的到来，企业人事档案管理也进行了相应地变革，但由于变革速度相对较慢，远远跟不上市场经济的步伐，致使人事档案的信息不能适应企业经营发展需要，在很多情况下无法发挥重要的参考作用。主要影响因素有以下几个方面： 　　2.1 原有人事档案分类存在弊端。在传统的企业人事档案管理中按其对象身份不同分为干部档案、工人档案，而现行企业经营管理体制早已模糊了干部、工人身份的限制，提倡能者上庸者下，能为企业带来效益的都是“好领导”，不管是不是干部身份，在岗位管理上，也只是划分为管理岗位和生产岗位，干部身份人员可以从事生产岗，工人身份人员也可以从事管理岗，这就在人事档案管理上出现了混乱，原有干部、工人档案分类不适应企业提取信息的需要，而企业需要的信息又不易提取。 　　2.2 人事档案材料质量不高。档案材料质量不高，主要体现在：一是在个人信息的填写上，档案材料前后不一致，比如出生年月，同一人档案可能会有三、四个出生年月，有的可能相差好几岁，还有的是参加工作时间前后各异，差距很大，鉴别困难。二是存在涂改、损毁、造假等现象，档案中信息填写上有涂改，有的甚至无法确认；由于突发事件或管理不善等造成损毁；还有甚至出现个别表格或某一信息的造假现象，以上涂改、损毁、造假等造成人事档案参考价值大大受损。 　　2.3 人事档案材料信息不全。一方面表现在档案材料登记不全，比如履历表不填家庭情况等，另一方面表现在，传统的企业人事档案管理中重视政审和党团信息，不重视培训和考核信息，而对现代企业人力资源管理来说，培训和考核信息是企业选人用人的重要依据，缺少这些信息，会给人力资源开发和使用带来困难和不便。 　　2.4 单一纸质材料不利于统计和分析。传统的人事档案是按一人一卷分类，纸质资料保存。纸质资料的优点是能比较准确翔实反映实际情况，缺点是不利于分类统计和分析。对于现代企业来说，分析整理才能使信息资料的价值最大化，通过分析整理的信息资料才能为企业决策提供参考。 　　3 提高企业人事档案信息效用的方法和途径 　　人事档案是一种重要的信息资源，是反映人才历史状况的重要依据和载体。在当今“信息时代”，信息资源在社会运转中发挥着无可替代的作用，注重对信息资源进行有效的积累、管理和开发利用，将对企业发展形成强大的推动力量。分析影响企业人事档案发挥信息效用的因素，结合企业经营发展需要，可以通过以下途径和方法来提高企业人事档案的使用价值。 　　3.1 在保留干部工人身份的情况下，按管理岗和生产岗分类管理。按管理岗和生产岗分类管理，便于为企业经营管理提供有价值的信息；保留原有干部工人身份，便于与组织部门干部档案管理政策和政府机关事业单位档案管理接轨。 　　在实行管理岗和生产岗分类管理后，要模糊身份界限，装订档案和收集材料时，