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稳中求变：《高等学校档案实体分类法》的几点修改意见 　　摘 要：《高等学校档案实体分类法》的实施为高校档案工作提供了统一的档案分类体系和档号编制模式，为高校档案工作的规范化、科学化和现代化打下了坚实的基础。基于高校档案工作传承性、连续性和稳定性方面的考虑，《高等学校档案实体分类法》的修改需要遵循稳中求变，以稳为主的思路。具体而言，《高等学校档案实体分类法》的修改需要建立文书档案以“组织机构”为主的分类标准，做好与相关法规制度的协调完善，同时建构符合特殊档案和电子文件特点的分类体系。 　　关键词：高校档案；实体分类；《高等学校档案实体分类法》 　　《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）由国家教委1993年底以教办[1993]429号文件正式颁布实施，至今已有20年的历史。在20年的使用过程中，《分类法》为“高校档案工作者掌握高校档案的形成规律，明确管理范围，进行科学管理，提供了指针”。[1]但是，随着高校档案工作外部环境的不断变化、新的法规制度的出台和修订，以及高校档案工作内容的发展，《分类法》的修改已经成为势所必然。本文拟从高校档案工作的实际，尝试提出《分类法》的具体修改意见。 　　1 稳中求变，以稳为主的修改思路 　　求变求改已经成为高校档案实体分类工作的迫切要求，这一点为高校档案实践工作者所共识。在具体的修改思路上，笔者以为《分类法》的修改不宜大刀阔斧，更不能推倒重来，而只能在原有分类法的基础上进行适应性修缮，同时注重未来高校档案工作的发展趋势，具备一定的前瞻性。 　　在档案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理结果”，“在某些局部明显不合理、不可用，可在原基础框架内进行局部调整”。[2]已有的工作实践表明，《分类法》所存在的问题集中于一些局部结构需要进行修改、删减和增加，并不涉及《分类法》的全部。如果《分类法》进行彻底的改变，将影响档案分类方案和档号编制体系的前后对应，让馆藏档案的整理缺乏连续性和系统性。 　　《分类法》的出台，结束了之前高校档案实体分类方案各自为政的局面，形成了较为统一的档案分类体系和档号编制模式，这也为高校之间的业务交流提供了统一的平台。作为高校档案工作最根本的法规制度，新的《高等学校档案管理办法》也基本延续了《分类法》的分类体系。因此，《分类法》“可以考虑在维护原有分类体系和档号模式相对稳定不变的基础上进行适度调整和补充”。[3] 　　2 文书档案以“组织机构”为主的分类标准 　　《分类法》作为一部档案实体分类法，并没有单纯地按照惯例采用来源原则作为分类标准，而“是想融组织机构分类法与问题分类法、实体分类法与信息分类法为一体”。[4]分类标准的杂糅，“容易形成同一类档案按‘组织机构’和按‘问题’分类并存的混乱局面”。[5] 　　基于稳中求变的修改思路，《分类法》在分类标准上要尊重已有的分类体系成果，注重分类体系的延续性。在一级类目方面，《分类法》现有的一级类目不宜删减，对于声像档案、实物档案、学生档案等则应从整体上纳入《分类法》的一级类目体系之中。 　　现有的分类体系中，基建、设备、科研、产品等科技档案的二级类目以项目或产品为单位进行划分，符合科技档案的成套性特点，应该予以保留和延续。在文书档案方面，《分类法》虽然是按照问题标准来划分，但是每个二级类目的组织机构指向却相对明确。例如，XZ12表述为“人事”，其内容主要来源于人事处和离退休处两个机构。这为文书档案按照组织机构分类法来划分提供了可能，可以利用一个二级类目或三级类目来具体对应相应的机构部门。这样分类一方面可以做到归类清晰，操作简单；另一方面，也契合了高校推行的部门立卷制度，减少了实践中因为不同组织机构公用同一个分类号而造成的工作不便。对于组织机构出现的合并、撤销、新增等情况，可以采取就近归类或微调分类体系的方式来解决。 　　3 坚持“年度号—分类号—案卷号”的档号编制模式 　　《分类法》对档号模式作出了明确的规定，即高校档号由“年度号—分类号—案卷号”构成。这种分类体系符合高校档案工作的实际，也为绝大多数高校所采用，为高校档案工作交流提供了统一的技术平台。以“年度”作为一级分类标准来组织馆藏，有利于以年度为单位来管理和统计馆藏档案，符合高校“次年归档”的工作惯例。同时，将同一年度所有类别的档案放置完毕后再排列下一年度的档案有利于节省库房空间，便于查找，不用倒库，真正实现排架和检索的双向功能。 　　随着高校档案工作的发展，也出现了“分类号—年度号—案卷号”为主的档号编制模式。这种“类别”档号模式，便于对馆藏档案按内容进行管理，实现不同类别档案之间的分离。在“年度”档号模式已经广为使用的现实状况下，笔者建议坚持沿用。首先，“年度”档号模式也能够分库保存馆藏，实现按内容管理，只需对每个库房放置档案类