文件梳理培训会[精选].ppt

*  文件梳理培训会 2011年7月 合肥世纪精信机械制造有限责任公司 合肥世纪精信机械制造有限责任公司 四、管理要点和流程 二、目的和适用范围 三、职责 一、模板介绍 目 录： 前言 * 六、记录 七、检查与考核 五、引用文件 八、附加说明 * 内容： 前言 1、编制文件的目的是通过文件的内容拟定与批准、发布对文件名称中涵盖的所有相关内容进行规范，以达到对各项工作的有效控制。 2、文件编制部门是职能的控制部门，在职能上是比任何一个非职能的部门都要高的（但在其他职能角度上，要服从其他部门的约束与管理），具有至高的权利与无限的责任。 文件的高度由起草人思想的高度决定。 3、文件起草要结合5W1H—why为什么做、what做什么、where在哪儿做、when什么时间做、who谁做、how怎么做 * 一、模板介绍 * 二、目的（why）和适用范围（where） 目的：通常是指行为主体根据自身的需要，借助意识，观念的中介作用，预先设想的行为目标和结果。作为观念形态，目的反映了人对客观事物的实践关系。人的实践活动以目的为依据，目的贯穿实践过程的始终 范围：基本解释为“上下四周的界限”；词义：①周围界限：地区～ㄧ工作～ㄧ活动～ㄧ他们谈话的～很广，涉及政治、科学、文学等各方面。②限制；概括 文件适用范围：在此应理解为应用的场合、部门等行政的、地理的、职能的范围，比如文件管理程序：适用于本公司**类文件、**类文件的管理（***类文件适用***程序（或规定），不适用本标准） 注：适用范围可以直接表述，也可以排他表述 注：本公司关于“目的和适用范围”的格式见《管理标准模板》 * 三、职责（who、what） 职责定义：职责是指职务上应尽的责任。是为了在某个关键成果领域取得成果而完成的系列任务的集合，它常常用任职者的行动加上行动的目标来加以表达。例如，维护客户关系，以保持和提升公司在客户心目中的形象；职务和责任 职责的确定原则： 1、以职能部门的职责为基础：明确职能部门（起草部门）的职责与权限； 2、相关配合的部门为协作、辅助部门，围绕职能延伸展开； 3、同一层次的部门单位应级别相当； 4、常规性公司明确赋予了监督职责的部门，其职责一般不列入，比如管理部对体系文件执行的监督，在相关公司级别的文件中已经明确规定了，可不再重复规定； 5、原则上超出文件覆盖范围的机构其职责不是该文件所能规定的，不应作出任何规定，可以规定衔接到某上级文件。比如事业部的职责、董事长的职责，均不能写入文件。事业部在事业部文件中规定；董事长职责在董事会章程中规定，而且董事长不属于行政职务。 四、管理要点和流程（who、where、when、what、how） 该章节的注意事项： 1、必须对职责进行展开，覆盖所有提到过的职责项目； 2、不得对职能要求的项目或理所当然的项目漏项； 3、在管理要点和流程编写中，发现“职责”中有遗漏的内容必须补充到“职责”中，发现有不是能够浅显易懂的名词，要补充到“术语和定义”中； 4、管理要点要达到表述严谨，严禁使用口语化表达，禁止使用“或”、“也许”等带有不确定性的词句； 5、该章节中，归类要清晰，格式统一并符合要求； 6、编号要统一并不产生遗漏、重复等问题，流程图也服从统一编号。 字体字号全部宋体四号； 第一层、第二层标题加粗，第三层及以下不加粗。 编号例： 4 管理要点和流程 4.1#### 4.1.1*** a.*** b.*** * 五、引用文件 该章节的注意事项： 1、文中提到的文件作为“引用文件”； 2、作业指导书、作业规范、现场工艺文件等日常应用性资料不应作为“引用文件”对待； 3、引用文件的格式应符合统一要求，不得使用表格形式，如： 5.1物流调拨管理办法 QG/GB15.07-01 4、字体符合统一规定（四号，第一层标题加粗，第二层不加粗） 5、文件编号最后的版本号在“引用文件”项下不体现，目的是为了减少因其他文件版本的变化造成文件只因引用文件版本的变化而被动修订。 * 六、记录 该章节的注意事项： 1、文中提到的记录必须作为“记录”，文中没有提到的不应该作为记录，但作为控制手段必须要的记录一定要补充到文件中，然后作为“记录”对待； 记录≠表格，记录要求有记录编号、编制、审核（必要时要求有批准） 2、作业指导书、作业规范、现场工艺文件等日常应用性资料也不应作为“引用文件”对待，因为该类文件属于变动性频繁的文件、属于日常应用性资料，但对于空白的表格应作为记录对待（一般在归口文件中出现） * 七、检查与考核 该章节的注