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Lesson 1　The Layout of Business Letters一、书信的组成部分　　1.必备部分　　（1）信头　　书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。是公司形象的一部分。但是内容也是标准化的。包括公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮件和网址等，有的还包括注册商标和公司标志（logo），工商注册号和注册资本。英文地址按照由小往大的顺序写。信头的用途就是使收信人在第一时间看到信发自何处，复信时也便于参考。　　有些国家的信头中还包括其他一些细节，如在英国，信头中就印着公司总经理的姓名。　　信头的位置：一般缩行式的信头位于中上方，平头式和混合式的信头位于左上方。　　Example: 　　【答疑编号0110001，针对该题提问】　　ABC Trading Co.　　188 Newton Palace　　London　　NG29 OPA　　Tel：01345 567921 Fax: 01345 438923　　（2）日期　　日期在商务书信中非常重要，不可或缺。日期不用简略格式，特别是不用容易产生歧义的格式。具体要求如下：　　a.年份应完全写出，不能用05代替2005年　　b.月份要写英文名称，不能用数字代替。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以10/2/2004，既可能被理解为2004年10月2日，也可能被理解为2004年2月10日。　　c.月份名称可以缩写，太短的词就不要用缩写了。但是一般情况下，写完整的词比较好。　　d.日期可以用数字，也可以用序号来表示。　　月份和日期之间不用逗号，年份之前用逗号隔开。例如：June 5, 2005　　日期的位置通常在信头之下，而中文书信的日期一般是在信的末尾签名之后。在书写日期时，注意最好不要用序数词，月份不用缩写。　　（3）封内地址（The Inside Address）　　收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方，在日期向下2-4行的位置，左对齐，无缩进。书写封内地址主要有以下几个用途：　　1.发信时可以与信封的地址相互对照，避免放入信封时发生错误。　　2.发信后根据封内地址可以准确归档，便于以后查找。　　对收信人而言便利之处有：　　1.收信人读信时，如果发现封内地址与信封的名称地址不符，就可知道放入信封时发生了错误，将其退回，从而避免损失，节约时间。　　2.收信后，如果信封与信函分离，原信也能够保持完整，便于归档和以后查阅。　　中文信函一般没有封内地址，这是与英文信函的一个区别。　　封内地址和姓名的顺序如下：　　Name of the person addressed （收信人姓名）　　Title of the person addressed （收信人头衔）　　Name of the organization （单位名称）　　Street number and name （门牌号码、街道名称）　　City, state and postal code （城市、州、邮编）　　Country of destination （所达国名称）　　如：Dr. Jim Green　　Medical research department（药品开发部）　　3134 North Cicero（西塞罗） Clinics　　Chicago, IL60606　　例如：　　32 Duke Street；　　St. James，London, SW5IDY　　（4）称呼　　a.称呼写在信内地址下面空一或两行处。如果知道收信人的名字，最好称呼他们的头衔或姓，男性称Mr., 如dear Mr. Smith。女性称Dear Ms. 已婚女士称Mrs, 未婚称Miss. 　　b.如果知道收信公司的具体经办人，称呼最好写具体的人，而不用冷冰冰的Dear sirs，甚至只用名字不用姓氏，就好像是好朋友之间的私人通信。　　c.对两个人或两个以上的人称呼时使用Dear Sirs, Dear Madams, Gentlemen （仅用复数而不用单数）。对一般机关团体负责人用Dear Sir, 对政府高级官员用Sir.　　称呼后面的标点，一般使用逗号、分号或冒号，也有不用标点的。　　（5）信的正文　　这是信的主要部分，表达发信人的意见，注意几点：　　1）简明扼要，合乎语法，重点突出　　2）分段正确，每段都有一个主题　　3）打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新的感觉。　　内容部分打印在称谓或主题下面。段落间使用单倍行距，对于特别简短的信，也可采取双倍行距。　　信的正文包含三个部分　　1.开头语　　开头语没有固定的写法，可以简单的说明写信的原因，或是要求，也可以提