行政前台岗位职责参照.docVIP

行政前台岗位职责 日常事务： 对来访客人做好接待、登记、引导工作，及时通知被访人员。对无关人员、 上门推销和无理取闹者应拒之门外。 负责公司电话接听、收发传真、文档复印等工作，并 3、接待用品、清洁用品申请和正确使用。 8、监督员工每日考勤情况，并负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。 9、负责公司快递、信件、包裹的收发工作。 10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。 11、负责会议的协调、安排，做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。 12、做好材料收集、档案管理等工作。 13、积极配合公司的各项活动，做好后勤保障工作。公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜 17、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。 18、协助上级进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。 19、协助上级做好公司各部门之间的协调工作，积极完成上级交办的临时事务。 工作标准： 前台接待人员工作标准 1、电话接听： 电话机旁边备纸、笔，主动提供留言服务，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。 1.1 外线来电： 1.1.1 电话振铃三声之内必须及时接听。 1.1.2 接听电话时口齿清晰，声音甜美温和：“您好！那然生命文化股份有限公司，请问您是哪里？您找哪位？”并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并保持轻松、愉快的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。 1.1.3 如所找其人确认不在办公室，应及时回应：“您好。****现在不在位上，请问可否联系其他工作人员。” 1.1.4 如对方不同意联系其他工作人员，应回应：“请问您有急事吗？可否留下您的联系方式，我会及时帮您通知。”并慎重告知对方其所找人员的手机号码。（公司工作人员的联系方式不得随意透露）。如对方同意留下联系方式，应记录好并及时通知相关工作人员。 1.1.5 如对方同意联系其他的工作人员，应告知办公室电话。 1.2 内线来电： 1.2.1 电话振铃三声之内必须及时接听。 1.2.2 接听电话时口齿清晰，声音甜美温和：“您好，前台，请问有什么事情需要帮忙吗？” 2、来访人员接待： 2.1 礼貌待客，起身微笑服务。“您好，请问您找哪位？您有预约吗？” 2.2 如有预约应及时电话确认并做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基 础上有效地把客人指引到相关部门（指一下方向即可）。 2.3 如来访人员没有预约，电话确认对方是否同意接待。 2.3.1 如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相关同事 或领导，***单位的***来访，不知道是不是方便接待。在不方便接待的情况下，处于对来访者的礼貌和方便，应委婉的拒绝并及时送客。“对不起！您所找的人员现在不在位上，需要转达您的讯息吗？等他回来后我会及时地通知他。” 2.3.2 如同意接待，做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地 把客人指引到相关部门。 2.3.3 如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的礼仪引领来访者入洽谈 室或会议室坐下，并为其倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。 3、其他： 3.1 应主动跟进出公司的领导问好。 3.2 主动沟通和协调各部门之间的关系，对职权范围外的工作及时汇报。 3.3 管理好前台的设备，如发现设备使用不正常时，应及时向相关人员汇报并及时处理。 3.4 维护好前台的卫生。保持接待区域内的卫生。 3.5 监督卫生阿姨工作，保证办公环境的整洁。 3.6 负责领导办公室茶具、烟缸等的清洁。 4、公司前台礼仪规范： 面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛；保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；头发梳理整齐、面部保持清洁；女员工不化浓妆；指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳指甲油；可以使用清新、淡雅的香水。 5、前台行为规范： 5.1 举止文明大方，注意坐姿、站姿； 5.2 禁止打闹嬉戏、严禁上班时间大声喧哗； 5.3 注意文明办公，严禁上网聊天。 那然生命股份有限公司—那然公社事业部 2015年7月7日 那然生命文化股份有限公司 ——那然公社事业部 文件编号 NRSM/ GS-01A09 实施日期