利用Word高效创建电子文档全解.ppt

2.5 文档修订与共享 * 3、审阅修订和批注 文档内容修订完成以后，用户还需要对文档的修订和批注状况进行最终审阅，并确定出最终的文档版本。当审阅修订和批注时，可以按照如下步骤来接受或拒绝文档内容的每一项更改。 （1）在“审阅”选项卡的“更改”选项组中单击【上一条】（【下一条】）按钮，即可定位到文档中的上一条（下一条）修订或批注。 （2）对于修订信息可以单击“更改”选项组中的【拒绝】或【接受】按钮，来选择拒绝或接受当前修订对文档的更改；对于批注信息可以在“批注”选项组中单击【删除】按钮将其删除。 （3）重复“步骤1~2”，直到文档中不再有修订和批注。 （4）如果要拒绝对当前文档做出的所有修订，可以在“更改”选项组中执行【拒绝】|【拒绝对文档的所有修订】命 令；如果要接受所有修订，可以在“更改” 选项组中执行【接受】|【接受对文档的所有 修订】命令，如图2.123所示。 图2.123 接受对文档的所有修订 2.5 文档修订与共享 * 2.5.2 快速比较文档 文档经过最终审阅以后，用户多半希望能够通过对比的方式查看修订前后两个文档版本的变化情况，Word 2010提供了“精确比较”的功能，可以帮助用户显示两个文档的差异。 使用“精确比较”功能对比文档版本进行比较的具体操作步骤如下。 （1）在“审阅”选项卡的“比较”选项组中，执行【比较】|【比较】命令，打开“比较文档”对话框。 （2）在“原文档”区域中，通过浏览找到要用作原始文档的文档；在“修订的文档”区域中，通过浏览找到修订完成的文档，如图2.124所示。 图2.124 比较文档 2.5 文档修订与共享 * （3）单击【确定】按钮，此时两个文档之间的不同之处将突出显示在“比较结果”文档的中间，以供用户查看，如图2.125所示。在文档比较视图左侧的审阅窗格中，自动统计了原文档与修订文档之间的具体差异情况。 图2.125 对比同一文档的不同版本 2.5 文档修订与共享 * 2.5.3 删除文档中的个人信息 文档的最终版本确定以后，如果希望将Microsoft Office文档的电子副本共享给其他用户，最好先检查一下该文档是否包含隐藏数据或个人信息，这些信息可能存储在文档本身或文档属性中，而且有可能会透露一些隐私信息，因此有必要在共享文档副本之前删除这些隐藏信息。 Microsoft Office 2010为用户提供的“文档检查器”工具，可以帮助用户查找并删除在Word 2010、Excel 2010、PowerPoint 2010文档中的隐藏数据和个人信息。 2.5 文档修订与共享 * 具体的操作步骤如下。 （1）打开要检查是否存在隐藏数据或个人信息的Office文档副本。 （2）选择“文件”选项卡，打开Office后台视图。然后执行【信息】|【检查问题】|【检查文档】命令，打开“文档检查器”对话框，如图2.126所示。 （3）选择要检查的隐藏内容类型，然后单击【检查】按钮。 （4）检查完成后，在“文档检查器”对话框中审阅检查结果，并在所要删除的内容类型旁边，单击【全部删除】按钮，如图2.127所示。 图2.126 文档检查器 图2.127 审阅检查结果 2.5 文档修订与共享 * 2.5.4 标记文档的最终状态 如果文档已经确定修改完成，用户可以为文档标记最终状态来标记文档的最终版本，此操作可以将文档设置为只读，并禁用相关的内容编辑命令。 如若标记文档的最终状态，用户可以 选择“文件”选项卡，打开Office后台 视图。然后执行【保护文档】|【标记为 最终状态】完成设置，如图2.128所示。 图2.128 标记文档的最终状态 2.5 文档修订与共享 * 2.5.5 构建并使用文档部件 文档部件实际上就是对某一段指定文档内容（文本、图片、表格、段落等文档对象）的封装手段，也可以单纯地将其理解为对这段文档内容的保存和重复使用，这为在文档中共享已有的设计或内容提供了高效手段。 要将文档中某一部分内容保存为文档部件并反复使用，可以执行如下操作步骤。 （1）在如图2.129所示的文档中，产品销量的表格很有可能在撰写其他同类文档时会再次被使用，因此希望可以通过文档部件的方式进行保存。 图2.129 选择要被创建为文档部件的内容 2.5 文档修订与共享 * （2）切换到功能区的“插入”选项卡，在“文本”选项组中单击【文档部件】按钮，并从下拉列表中执行【将所选内容保存到文档部件库】命令。 （3）打开如图2.130所示的“新建构建基块”对话框，为新建的文档部件设置“名称”属性，并在“库”类别下拉列表中选择“表格”选项。 （4）单击【确定】按钮，完成文档部件的创建工作。 现在，打开或新建另外一个文档，将光标定位在要插入文档部件的位置，在功能区的“插入”选项卡的“表