时间管理的方法和技巧讲解.pptVIP

1、GTD（Getting Things Done） 方法类 3）组织：组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、点子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。 　　 4）回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。 5）执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动 。 方法类 2、6点优先工作制（艾维利时间管理法） 方法类 3、帕累托原则 方法类 A.重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。 　 B.紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。 　 C.重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 D.既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。 遗憾的是，很多人每天都在不停应付紧急但不重要的事却忽略了重要且不紧急的事！ 方法类 4、麦肯锡30秒电梯理论 麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。 启示：善于利用零碎的时间，尤其是能给我们带来重大机遇的时间！ 方法类 5、莫法特休息法 “间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。 《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。 　 莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。 这类似于农业生产上利用的“间作套种”的一种科学种田的方法，使我们的左右脑轮流工作、换班。 方法类 6、4D原则 Do it now（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Delegate it（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Do it later（稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Don’t do it（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管。 方法类 7、目标管理的SMART原则 SMART（Specific,Measurable,Attainable,Realistic,Time-bound：） Specific：这是指目标必须是清晰具体的，可产生行为导向。比如，目标“我要成为一个成功人士”不是一个具体的目标，实现起来也很困难，但目标“我要在今年获得一等奖学金”就算得上是一个具体的目标了。 　 Measurable：是指目标必须是可度量的。也就是说我们工作的进展可以跟当初设定的目标相比照，看看当初的目标究竟实现了没有；此外，这个目标也应可以用详细的指标来衡量。 　 Attainable：目标应是可以达成的。如果目标定得不切实际，就会经常达不到，这回令人沮丧，使我们丧失激情。 　 Realistic：目标应该现实