把握关键让你的工作更有效率程序.ppt

数字技术的应用让我们可以提取几乎所有我们认为有用的信息，而且成本可能很低，几乎没有什么得不到的东西。因此，我们的关注重点应该转移到我们到底需要什么上来。 竞争让人的压力越来越大，看到一份统计，总裁平均每天处理几百封邮件，如果全部处理完毕平均每件事处理时间要在2分钟内完成。 管理不需要原创，你能想到的别人早就想到了，而你永远也享用不完，好的东西很多，我们该如何选择呢？ * 我们有很多问题之所以产生的根源来源与发起部门与执行部门之间对任务理解的不一致，然后就开始了任务。所以，在界定环节没有达成共识之前，尽量不要开始下一步。 * 影响他人评价的因素是你不断制造不确定性，我们在实施项目或任务时，就是要为不确定性预留足够的资源或时间，并提前定义而非事后报告或总结。 * 想到什么列什么。可以在纸上，也可以通过思维导图工具，也可以通过头脑风暴会议； 如果是前期遇到的问题，可以根据前期做过的经验进行对比，也可以在互联网搜索同类案例。 * 把握关键让你的工作更有效率 提起关键大家能想到什么？ 我们为什么讨论这个话题？ 数字技术让信息泛滥； 变化与竞争让所有的人时间都变少； 成熟的方法很多，但哪些才适用？ 在这个消息泛滥的时代，谁能掌握关键，谁就能掌握未来！ 如何提升把握关键的能力？ 横向分析 纵向分析 客户 针对不同任务，需要根据环境变化不断调整优先级 针对具体任务，要进行分解分析，挖掘根源性问题，最终归纳为简单、清晰的结论，但注意保持充分详实的支撑性材料。 四步走，把握关键提升效率——把握关键的纵向分析 界定 分解 排序 输出 任务是什么？ 任务背后还藏着什么？ 哪些是决定性因素？ 用什么方式交给客户？ 第一步：界定 任务是什么？ 这个环节必须明确任务是什么？你的客户是谁？他们有什么偏好？ 任务的背景，其产生的根源性问题是什么？ 谁来评价结果，他们的特点是什么？ 任务的目标或成功的标准是什么？ 影响任务成功的风险是什么？ 你是否完全了解了以上内容，确认后进入下一步！ “界定”方面的小建议 接到任务以后首先评估风险，在评估分析的基础上制定合理的目标、范围，并申请必要的资源。 通过对风险的分析，合理的控制对方的预期，实施完成后再给对方一点惊喜，这就是一个成功的项目。 影响他人评价的因素是你不断制造不确定性，我们在实施项目或任务时，就是要为不确定性预留足够的资源或时间，并提前定义而非事后报告或总结。 第二步：分解 任务背后隐藏着什么？ 对问题或任务进行分解，搜集与之相关的资料，找出适用的部分，我们不但要了解业务，还要了解这方面的最佳实践，这样我们会显得更加专业些。 对任务可能涉及的问题进行穷举。 搜索与任务相关的最佳实践。 “分解”方面的小建议 要视任务的规模、重要程度以及你的了解程度来决定你的分析深度。 当思维混乱的时候，可以尝试“头脑风暴”，在分解问题时需要放开你的思维，这个方法使用一段时间之后你会发现你的提升超过自己的想象。 这个方法也可以锻炼一个人的学习能力，可以加快学到新知识的速度。 第三步：排序 哪些是决定性因素？ 对搜集分解的信息进行分类、排序，找出影响目标达成的主要因素，这个环节可以锻炼人的逻辑思维能力。 原始状态 分类 逻辑次序 对大量信息进行分类； 建立机制，对要素进行排序； 对非关键要素进行归并和删除； 第四步：输出 用什么方式交给客户？ 根据客户特点、喜好，采用灵活的方式，使其第一眼能看明白，需要的详细信息应有尽有，能让信息转化为客户的行动。 用简明的方式呈现给客户；——短时间接受产生兴趣 要有详实的支持性材料；——让客户产生信心 要注重后续的沟通；——保障最终的结果 “输出”类型 我们常用的输出类型： 用数字说话 用图片说话 注：输出注意： ——横有多宽，纵有多深，整体与细节一个都不能少！ “输出”方面的小建议 1、事前一定要充分准备，客户给你的时间越短，你准备的时间就要越长。 2、要做多手准备，当一种方案被否定，立刻拿出另外一套，让客户有选择的权利，不给客户拒绝的机会。 3、后续跟踪，适当的执着和原则性是必要的，为达到最终目的，可以牺牲部分短期利益和声誉。 最后一个环节工作量是最大的，前3个阶段是定方向和架构，第四个阶段如整理输出，需要大量的数据支持，需要设计输出具体的沟通、跟踪环环相扣，任何环节出问题结果都会大打折扣。 四步走，纵向分析回顾 界定 分解 排序 输出 任务是什么？ 任务背后还藏着什么？ 哪些是决定性因素？ 用什么方式交给客户？ 明确任务的目标、时间、边界、客户…… 对问题或认为进行分解，搜集与之相关的资料，找出适用的部分。 对搜集分解的信息进行分类、排序，找出