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数字档案馆建设现状与发展 趋势及对策研究 荥阳档案局 张春岭 周大申 张莹 卫强 张俊峰 随着计算机技术、通信技术和多媒体技术为一体的综合电子信息网络系统的运营，档案馆正在逐步迈入数字档案馆的发展阶段。“数字档案馆”一词是由英文Digital Archives翻译过来的，也有人称之为数字化档案，指档案收集、处理、存储、查询等档案管理活动的数字化、电子化、网络化，即虚拟档案。它是基于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的新型档案馆。数字档案馆是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络方式互相联结，从而提供及时利用，实现资源共享。 1．背景研究 1.1国际现状 随着信息技术革命浪潮持续高涨，经济的全球化、社会的信息化，不仅加速了人类社会历史发展的进程，而且日益深刻改变着人类的工作、生活及思维方式。信息经济已经成为世界经济发展的新动力和新增长点，信息产业升级为发达国家的支柱产业，信息化成了当代国际竞争的战略制高点，是当今世界经济和社会发展的大趋势，也是我国产业优化升级和实现工业化、现代化的关键环节。 数字技术的发展，计算机的广泛应用，使各个国家的档案界对档案的研究也与计算机紧密结合起来。20世纪90年代以来，世界各国的档案馆都朝着电子化、数字化、网络化的方向发展，先后出现了一定数量的数字档案馆。 1.2国内现状 虽然我国数字档案馆的发展刚刚起步，但技术的进步、社会的发展、改革开放的成果已经为大力发展数字档案馆创造了有力的条件。2004年深圳市建成了国内第一个数字档案馆，而青岛数字档案馆也实现了档案的数字化加工文件资料著录、数字档案内容管理、档案借阅与全文查询、档案的内容关联管理及图文声像一体化等应用功能，这些成就极大地推动了我国数字档案馆的建设。 1.3基层档案管理的现状 数字档案馆对于县级档案馆作为国家基层档案馆来说还是一个比较难的问题，就目前来看，大多数档案馆只是停留在馆藏档案的数字化，进行文件级以及案卷级目录数据库建设，虽然开通了档案信息网站，但是内容不够丰富，离要求还相差甚远。全文数据库以及信息网站建设还相对滞后。 2. 数字档案馆的含义 数字档案馆是运用数字化手段，以档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行收集和管理，通过高速宽带通信等网络设施，实现档案资源管理的超大规模、分布式数字信息系统。 数字档案馆应是基于网络信息共享平台，通过建立各基层企事业单位数字档案馆、档案信息传输平台、档案信息管理平台、制定一系列标准和操作规程，实现资源数字化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化的目标。 3. 数字档案馆的特点 数字档案馆与传统的档案馆相比有着完全不同的特征，主要有以下特点： a）数字资源的多样性：一是依托于实体档案的数字化；二是通过各种途径收集、组织、加工相关数字信息形成的数字信息。 b）具有一定的开放性：依托于网络，一方面能够在线采集网上信息，实现信息资源共享。另一方面能够针对利用者不同的需求，提供多样化的服务。 c）技术的多变性：由于数字档案馆依靠于计算机、网络和通信技术、数据库技术、基础于内容的检索技术等，其存储技术、载体、格式、阅览方式等，都呈现出不断进步、变化的动态。 4. 数字档案馆的功能 4.1信息集成功能 数字档案馆的建立，使我们可以在网络环境下，对特定区域内的所有档案进行数字化管理，改变了以往单一的档案实体的保管形式。中心档案馆可以充分运用国家档案政策、法规对特定区域内的所有档案资源实行有序的档案集合、存贮、处理、传输、利用。通过信息集成，使中心档案馆成为真正意义上管理档案及相关信息的中心，所以，信息集成将成为数字档案的首要功能。 4.2资源共享功能 由于在网络上实现开放式的档案数字传输、利用，集成的数字化档案信息可以被网络上的全体终端所获取，基层档案馆也可以根据自身的需要，获取网络内其它档案网站的相关信息，这样，无论利用者位于何地，档案保管于何处，利用者都可以根据自己的需要，在随时随地方便地查询、下载档案目录、数据乃至全文，数字档案馆这一功能的发挥有助于实现档案利用的理想化目的。 4.3社会记忆功能 数字档案馆的建设将应用国家相应的档案政策使档案馆改变以往以党政信息档案为主体的实体保管模式，代之以辖区内各机关、企事业单位、社团和部分个人档案的数字化集成管理，使人类各方面、各阶层实践活动的记录得到妥善的保管、利用，档案是社会记忆的主要工具。数字化档案的建立将有助于档案馆保存社会记忆功能的实现。 5. 数字档案馆的总体架构 5.1数字档案馆的层次结构 数字档案馆应以结构化的数字档案馆为基础，基于物理和逻辑两种结构，建成中心档案馆和基层档案馆两层分布式结构，实现各系统之间数据接收、信息交