职能参考来源分类与客体全宗的策略分析.doc

职能来源分类与客体全宗的策略分析 按职能来源分类问题，在我国档案学界从未深入探究；客体全宗能否具体应用于档案分类，也没有实际方案。本文拟以城建档案分类体系为例，对此进行研讨。 在我国，城建档案应该如何管理和分类已有定论。但在信息化、网络化条件下，尤其是在推行档案登记备份制度的情况下，我们认为应该跳脱现有的、圄于行政管理体系束缚的城建档案馆收藏范围，根据文件群体运动理论和现实需要，从整个社会思考再另外构建一个与之不同的新的分类检索机制。为此，拟从分析现有体系按职能来源分类的特点入手，研究创设城建档案客体全宗新机制的可能性和必要性。 一、现有分类体系的特点 我国城建档案馆收藏的档案应该如何分类，从上个世纪八十年代始已有固定的框架。当时，我国建设部制订的《城建档案分类大纲》以及1993年修订印发的《城市建设档案分类大纲》(以下简称《大纲》)一锤定乾坤，我国各级城建档案馆一直以来都依据这个大纲，对馆藏档案进行分类。应该说，该分类体系对我国的城建档案事业作出了卓越的贡献。 一般认为，该分类体系主要是依据城市建设档案的专业特点设置类别。这无疑是正确的。然而具体而言，“依据专业特点”又主要指什么呢？其具体含义如何？有人将其理解为按照“档案的内容性质分类”，也就是说基本上是依据档案的事由内容性质，或者说依据所谓的“相关原则”进行分类(该原则在中国的通用名称是“事由原则”。但是何嘉荪建议将其正名为“相关原则”，详见何嘉荪的有关论文)。[1][2] 然而如果细究上述分类大纲，可以发现该分类大纲中只有部分类别是根据所谓的“相关原则”划分的，比如按建筑物、构筑物的使用性质分类。这表现在建筑工程竣工档案上，按其反映对象的性质分为市政工程档案、工业建筑工程档案、乡镇建设工程档案等等类别。在民用建筑工程档案中又分为住宅建筑、办公用房建筑、文教建筑、医疗卫生保健建筑、体育建筑、商业建筑等。至于其他大类，诸如勘测、规划、环保等类别，表面上好像亦主要依据专业性质进行划分，但实际上应将它们看做是根据“职能来源”设置的类目。它们之中容纳的，主要为来源于相关职能主管机关的业务档案或在其直接指挥、监督下进行的、具有公共性质的业务活动过程中形成的相关档案。与此同时，与这些业务档案性质一致的档案，却极可能归入其他类目。比如任何建筑工程都会产生相配套的地质勘测文件，但是事实上它们都根据来源分类，归入了本项目工程，成为其成套性文件的组成部分，而不会根据其业务性质归入城市勘测大类。 其实如果仔细审视整个分类大纲中高位大类的设置，可以说它们总体上主要是依据职能来源进行分类。大纲中各种类别的档案，基本上是各种城建部门履行自己职能的产物，或者说都来源于它们各自的职能活动。刘巨普在其编著的《城建档案管理的理论和实践》中，将整个城建档案应该进行的分类，按照城市建设和管理职能的不同归纳为四种类型：城建综合管理、城建专业管理、城建工程竣工管理和城建工程设计与科研管理[3]，他认为，整个城建档案来源于以上四种管理职能。 我们则认为，如果从建设部门的职能进行分析，它其实主要承担着城市规划、建设和管理的职能。为此，可以将整个城建档案按上述职能来源进行分类，大致上分作以下三种类型的职能来源： 一是城市勘测、规划和设计职能。《城市建设档案分类大纲》中，城市勘测类、规划类和工程设计类可以说都属于此种类型。其实当前一般城市中，与以上三种职能相对应，都设置了各自相对独立的职能机构，比如测绘局、规划局和众多各式各样的设计院(所)等。以上述勘测、规划和设计三种职能来源为据设类，是符合客观规律和实际需要的。 二是城市建设职能，即具体实施全市城市和村镇建设的职能。大纲中所有与公共基础设施建设、工业民用建筑物的建设等有关的档案，都属于此种类别。不过，由于来源于建设职能的档案数量太大，《大纲》在设置类别的时候并没有设置一个“建设职能”总类，再在其下分设大类、属类，而是直接按照建筑物、构筑物的专业性质分别设置了大类，比如：市政工程类、公用设施类、交通运输工程类、工业建筑类、民用建筑类等类别，均在此列。然而所有这些类别的档案，总体上仍然来源于建设职能，是该项职能来源的下属类别。上述做法虽不符合逻辑划分规则，却比较实用，在指导思想明确的情况下仍然值得肯定。 三是城市管理职能。这种管理职能主要指，根据有关法律、法规和方针政策，制订本市有关城市规划、建设、管理的实施细则、发展规划和管理办法；负责建设工程的质量和施工安全生产的监督管理；负责住宅和房地产管理；负责建设工程抗震设计规范的实施；制订建设行业科技发展规划、计划，组织科技攻关和新技术引进、推广等。根据以上职能，则大纲中的综合类、城市建设管理类、城市建设科研类等档案，均属于按照此种职能来源进行的分类